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Gli obblighi per la sicurezza in ufficio sono definiti dal Decreto Legislativo numero 81 del 2008. Sicurezza sul lavoro

Quest'ultimo si concentra principalmente su due aspetti correlati tra di loro, ma comunque ben distinti: vale a dire i rischi nell'ufficio e la loro valutazione e i requisiti fondamentali degli ambienti di lavoro a tutela della salute dei lavoratori. Tali aspetti sono stati discussi per moltissimo tempo e varie volte modificati fino a raggiungere lo status attuale che si concentra prettamente sulle varie "zone degli spazi di lavoro" che riguardano questi due aspetti. ...continua a leggere "Quali sono gli obblighi per la sicurezza in ufficio"

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Lo Split payment è stato esteso anche ai professionisti, dettaglio che cambierà molti aspetti per quanto riguarda appunto il rapporto tra coloro che operano nel settore economico e le aziende e Pubblica Amministrazione.
Ecco cosa accade grazie a questo particolare cambiamento e per quale motivo esso sia stato allargato anche a queste particolari figure.Split Payment ...continua a leggere "Split payment 2017 esteso ai professionisti"

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Spesometro
Nonostante se ne parla già da un bel pezzo non tutti conoscono bene cos'è lo spesometro, la sua utilità, quando corre l'obbligo di presentarlo ed entro quali termini.
In questa guida proveremo a trattare l'argomento con la massima chiarezza per cercare di sgombrare la mente da ogni dubbio e conoscere i dettagli relativi allo spesometro 2016.Spesometro ...continua a leggere "Spesometro 2016"

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I Bitcoin: cosa sono e a cosa servono
Sono ormai più di cinque anni che si sente parlare di Bitcoin, ossia la valuta virtuale che permette di effettuare acquisti reali. Tuttavia, sono ancora in molti a non sapere cosa sia questa moneta, come fare per ottenerla e come utilizzarla.

Bitcoin
Iniziamo a piccoli passi e cerchiamo di capire cos'è il Bitcoin. Come già detto, si tratta di una moneta elettronica, che ha fatto la sua comparsa sul mercato nel 2009. Per poter effettuare scambi, ossia commercio con il Bitcoin si utilizza un protocollo peer-to-peer che permette non solo lo scambio di tale moneta, ma anche la creazione della stessa.
...continua a leggere "I Bitcoin: cosa sono e a cosa servono"

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Anche se usiamo la versione più evoluta del sistema operativo di Windows 10 avere sottomano la lista dei comandi DOS ci puo' sempre venire utile.Comandi DOS

...continua a leggere "Comandi DOS . Come ci possono essere utili"

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Che cos'è la fatturazione elettronica

Una fattura elettronica è una fattura equivalente in tutto e per tutto ad una cartacea, ma è caratterizzata dall'essere inviata tramite mezzo elettronico, prevalentemente email.
Tuttavia, per avere validità oggettiva, ossia per essere considerata al pari di un documento cartaceo originale, è necessario che essa sia realizzata in un formato che ne garantisca l'integrità e non ne permetta la modifica. Per questo motivo i formati più utilizzati per le fatture elettroniche sono il PDF o formati specifici, quali l'EDIFACT, l'XML o altri.
Il fatto che le fatture elettroniche non possano essere alterate è fondamentale, perché assicura l'autenticità del documento.
L'inalterabilità delle fatture elettroniche può essere tuttavia un'arma a doppio taglio, soprattutto in caso di errori. Per questo motivo è fondamentale sapere come comportarsi nel momento in cui ci si accorge di avere inviato fatture con dati ed informazioni errate.

La trasmissione delle fatture elettroniche

I problemi maggiori legati ad errori nella fatturazione elettronica riguardano soprattutto i documenti inviati alle Pubbliche Amministrazioni. Quando viene emessa una fattura elettronica per una PA, essa viene intercettata dal Sistema di Interscambio (SDI)che ne controlla l'integrità e la correttezza e, in caso di mancanza di errori, la inoltra all'ufficio destinatario.
Le fatture elettroniche emesse hanno riportato spesso errori, alcuni di tipo facilmente identificabile e facilmente correggibile, perché si trattava soprattutto di errori di forma, altri più complessi da comprendere. Questi ultimi rendono altrettanto complesso il processo di correzione a meno di non avere una guida che permetta di riconoscere facilmente il significato dei Codici Errore.
Per comprendere al meglio le diverse tipologie di errori possibili bisogna prima comprendere quali sono i passaggi che compie una fattura elettronica nel momento in cui viene rilasciata dal mittente e prima di essere consegnata al destinatario, in particolare quando il destinatario è un qualunque ufficio della Pubblica Amministrazione. Ad essere coinvolti nel 'viaggio' di una fattura elettronica sono tre elementi: il trasmittente, il Sistema di Interscambio e l'ufficio destinatario.

Il perno della trasmissione è il Sistema di Interscambio, che effettua il primo controllo della fattura e, in caso non rilevasse errori, la inoltra all'ufficio cui è destinata. Contemporaneamente, il Sistema di Interscambio inoltra al trasmittente una Notifica di Consegna, come ricevuta dell'avvenuta consegna. Tale ricevuta non assicura sull'accettazione della fattura da parte dell'ufficio cui era indirizzata la fattura stessa: infatti, l'ufficio destinatario, dovrà effettuare un ulteriore controllo e, se non viene riscontrato nessun problema, dovrà inviare al trasmittente una Notifica di Esito Positivo entro 15 giorni dall'avvenuta consegna. La mancanza della Notifica di Esito Positivo entro i 15 giorni porterà il Sistema di Interscambio a trasmettere una Notifica di Decorrenza Termini.

Gli errori in una fattura elettronica

Quando si parla di errori in una fattura elettronica si intendono principalmente tre differenti possibilità, ossia un errore su fattura non ancora inviata, lo scarto da parte del Sistema di Interscambio oppure la mancata accettazione da parte dell'Ufficio della Pubblica Amministrazione cui la fattura è destinata.

Fattura non inviata

Gli errori su fattura non ancora inviata non presentano grandi difficoltà di soluzione, visto che questo tipo di documento può essere tranquillamente modificato dal trasmittente lasciando invariato il numero di fatturazione di quella errata che verrà considerata automaticamente annullata.

Fattura scartata dal Sistema di Interscambio

Più complesso è il caso di correzione quando la fattura elettronica viene scartata dal Sistema di Interscambio. Tuttavia, poiché la comunicazione dell'errore non avviene in modo descrittivo ma tramite un Codice di Errore, la comprensione del tipo di errore può risultare, in certi casi, un po' complessa. Per questo motivo è bene imparare a conoscere gli errori, o meglio i codici che li definiscono, per comprendere poi quali correzioni applicare.

La denominazione delle fatture da inviare alla Pubblica Amministrazione deve soddisfare una serie di parametri, riportati sul sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-11.htm.
Se il nome del file inviato non segue tali direttive esso verrà scartato dal Sistema di Interscambio che comunicherà il Codice Errore 00001 "Nome file non valido".
Questo tipo di errore non viene mai comunicato a quanti utilizzano il software di fatturazione elettronica LibertyCommerce , che nominano i file automaticamente con nomi conformi a quanto richiesto dalle direttive della Pubblica Amministrazione.

Il Codice Errore 00002 "Nome file duplicato" viene inviato dal Sistema di Interscambio quando questi riconosce che la fattura che si sta inviando presenta lo stesso numero progressivo di una fattura già trasmessa.
Questo significa che, qualora la Pubblica Amministrazione richiedesse un duplicato di una fattura già emessa o la correzione di una fattura precedente, bisognerà aggiornare il numero progressivo utilizzandone uno nuovo.

Nel caso il Sistema di Interscambio rilevasse una discrepanza tra documento inviato e documento firmato, allora invierà un Codice Errore 00102 "File non integro - firma non valida". Correggere questo tipo di errore è molto semplice perché basterà verificare che la firma sia stata apposta nel modo corretto e sul documento giusto.

Quando il Sistema di Interscambio rileva errori relativi al certificato di autenticità o alla firma digitale, restituirà i seguenti Codici Errore: 00100, 00101, 00104 e 00107. Il primo, ossia il Codice Errore 00100 è relativo al "Certificato di firma scaduto", il secondo al "Certificato di firma revocato", il terzo ad un "Certificato di autenticità non affidabile", il quarto ad un "Certificato di autenticità non valido". Questo tipo di errore può essere risolto solo tramite l'intervento del fornitore della firma digitale, che potrà garantire maggiori dettagli su come reintegrare i certificati.

Se si utilizza un software di fatturazione obsoleto o non idoneo, si può generare un file che non viene riconosciuto dal Sistema di Interscambio che riporterò, quindi, un Codice Errore di tipo 00200 "File non conforme al formato". Questo tipo di errore si può facilmente rimediare utilizzando formati che corrispondano alle direttive specificate al link sopra indicato.

Il Codice Errore 00305 indica un errore nell'anagrafica dell'ufficio di Pubblica Amministrazione cui è indirizzata la fattura ("Id Fiscale IVA del Cessionario Committente non valido"). In questo caso, per risolvere il problema basta contattare l'ufficio specifico e richiedere i dati corretti, assicurandosi che siano proprio quelli dell'ufficio (o del dipartimento) e non quelli dell'ente principale.

Un Codice Errore molto simile a quello precedente è il numero 00311 "Codice Destinatario non valido". In questo caso non è la Partita Iva ad essere errata, ma proprio il Codice con cui viene indicato l'ufficio specifico della Pubblica Amministrazione. Anche in questo caso è importante che sia indicato il codice specifico dell'ufficio e non quello dell'ente

Il Codice Errore 00400 "sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura" riporta un errore nel calcolo dell'IVA, errore facilmente correggibile controllando le impostazioni ossia correggendo il valore dell'IVA.

In alcuni casi, si può verificare che una fattura accettata dal Sistema di Interscambio sia poi rifiutata dall'ufficio di competenza per cui la fattura, una volta corretta, venga inviata nuovamente. Si possono allora ricevere i Codici di Errore 00404 e 00409 ("Fattura duplicata" e "Fattura duplicata nel lotto"). Come già per il codice di errore 00002, per evitare questo tipo di problema si dovrà creare una nuova numerazione della fattura.

L'elenco completo dei codici errore, più o meno comuni, può essere visualizzato all'indirizzo: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Elenco_Controlli_V1.1.pdf

Fattura rifiutata dall'ufficio di destinazione

Alcune fatture possono superare il controllo del Sistema di Interscambio, ma essere rifiutate dall'ufficio di Pubblica Amministrazione cui sono destinate. Si verificano questi casi quando la fattura è perfetta dal unto di vista tecnico ma vi sono errori negli importi, nella ritenuta d'acconto o in altre voci il cui dettaglio è conosciuto solo dall'ufficio di destinazione.
In questo caso l'ufficio rifiuta la fattura allegando, alla Notifica di Esito Negativa il dettaglio dell'errore. Il trasmittente dovrà allora provvedere a correggere la fattura e inviarla nuovamente facendo attenzione, per non incappare nei Codici Errore di cui sopra, a mantenere la stessa data e numero di fattura della fattura precedente ma ad aggiornare il numero progressivo del file che denomina la nuova fattura.

Successivamente ad una Notifica di Decorrenza Termini, una Pubblica Amministrazione può rendersi conto di un errore in fattura: in questo caso dovrà contattare il trasmittente per effettuare una richiesta di nota di credito con fattura elettronica o che venga inviata una nuova fattura con le correzioni. Qualora si verificasse questa situazione è importante ricordare che la nuova fattura dovrà essere completamente differente da quella errata, anche nella data e nel numero di fatturazione e, naturalmente, nel numero progressivo del file.
Questo tipo di correzione non può essere effettuata se non siano trascorsi i 15 giorni di decorrenza dei termini.

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Cos'è e a cosa serve
Tra i molti documenti utilizzati nel nostro sistema contabile la nota di accredito o, nota di credito, ha la sua importante valenza. Un documento che viene emesso generalmente per permettere lo storno di resi e abbuoni. Nella pratica succede che quando da parte di un'impresa vengono venduti alcuni articoli, consegnati e regolarmente fatturati, e gli stessi dovessero risultare in eccesso o difettosi, subentra la necessità di emettere la nota di accredito. ...continua a leggere "Nota di Accredito"

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I versamenti periodici IVA, effettuati esclusivamente per via telematica mediante il modello F24, si differenziano in relazione alla periodicità di versamento. Occorre distinguere tra contribuenti mensili e contribuenti trimestrali la cui differenza riflette il giro d'affari del precedente anno.
E' necessario valutare il fatturato delle vendite sia di beni che di servizi. Il passaggio dal pagamento IVA trimestrale al pagamento IVA mensile è necessario nel caso di superamento della soglia di 309.874,10 euro nelle vendite di servizi.iva

...continua a leggere "Pagamento IVA mensile o trimestrale"

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InventarioStilare l'inventario di fine anno è un'esigenza logistica e contabile, regolamentata dal codice civile, che pur gravando in modo anche rilevante sull'operatività aziendale (può comportare addirittura giorni di chiusura in determinati esercizi commerciali) ha una notevole utilità sul piano gestionale. Il rilevamento delle esistenze a magazzino, essendo un'attività contabile estremamente delicata ed operativamente complessa, richiede l'applicazione di una regola dell'arte; un discorso simile si può applicare all'inventario cespiti, il quale però deve essere aggiornato secondo diversi metodi procedurali.
...continua a leggere "Come fare l’inventario di fine anno"

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Archiviazione documenti contabiliI numerosi documenti amministrativi che vengono prodotti nell'esercizio di un'attività professionale, tanto quanto di una vita privata, devono essere obbligatoriamente conservati per un tempo predefinito, talvolta anni. La naturale conseguenza di tali obblighi legali impone una regolare archiviazione dei documenti contabili; il che a sua volta comporta un impegno ed un dispendio di spazio, tempo ed energie. L'incombenza può essere alleggerita attraverso la miglior logistica o la digitalizzazione degli archivi, nell'ambito di un'attività di archiviazione in casa come in ufficio.

ARCHIVIO CARTACEO: A COSA SERVE E COME SI USA
Poiché il legislatore impone dei termini minimi di conservazione dei documenti, per chi accumula importanti volumi di incartamenti è opportuno organizzare un archivio strutturato. A seconda della praticità e degli spazi disponibili, si possono utilizzare faldoni o cardex: l'impegno, in entrambi i casi, prevede un assiduo e dispendioso lavoro di inserimento dei nuovi documenti in archivio, di riordino di quelli già esistenti e, annualmente, di eliminazione degli incartamenti che possono essere distrutti. Quest'ultima attività in particolare riveste grande importanza nella gestione degli spazi e rappresenta un impegno ingente in termini di fatica.

ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA: COS'E', A COSA SERVE E COME SI USA
Il legislatore ha adeguato l'approccio burocratico dello Stato all'innovazione tecnologica, consentendo l'impiego degli strumenti informatici nell'archiviazione dei documenti contabili. E' quindi possibile, per privati ed aziende, sottostare alle prescrizioni legali senza dover mantenere un voluminoso ed impegnativo archivio cartaceo: è sufficiente possedere uno scanner e dei supporti storage (penne USB o hard disk esterni) per rimpiazzare totalmente il vecchio archivio con uno elettronico.

Le pezze giustificative conservate in formato elettronico sono più facilmente reperibili in caso di bisogno (sarà sufficiente stabilire un metodo di denominazione dei file univoco e funzionale), non esposte al rischio di deterioramento -concreto soprattutto nei documenti contabili da trattenere per diversi anni, come le bollette telefoniche- e al sicuro da rischi come incendi e allagamenti.

E' buona norma provvedere ad un backup periodico a brevi intervalli per avere la certezza di poter effettuare una recovery in caso di perdita o corruzione dei file immagine salvati; oltretutto conservare i device su cui risiedono i salvataggi in luoghi diversi tutela l'archivio dai rischi ambientali.

PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
Il legislatore ha imposto delle metodologie da applicare nell'archiviazione sostitutiva per garantire l'integrità degli archivi informatizzati: supponendo l'archiviazione di una fattura elettronica, su questa dovrà essere apposta una firma digitale qualificata ed il file dovrà essere opportunamente indicizzato (il che faciliterà future ricerche per campi diversi, dal numero della fattura alla ragione sociale del cliente). Un determinato numero di fatture andrà a costituire un lotto, generalmente rappresentativo di un periodo di tempo, il quale dovrà poi essere chiuso con opportuna certificazione (marca temporale) e firma elettronica qualificata.

I SUPPORTI TECNICI PER L'ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTI CONTABILI
Per la gestione della contabilità famigliare è più che sufficiente dotarsi di opportuni storage device che siano in grado di ospitare il volume di dati desiderato dall'utente: le scansioni effettuate e salvate saranno ordinate secondo i principi del sistema operativo in uso, quindi già funzionali per un uso domestico dell'archivio. I documenti contabili relativi all'attività d'impresa, invece, sia per ragioni legali che funzionali richiedono l'impiego di un software per la loro archiviazione.

Gli applicativi necessari per la creazione di un archivio sostitutivo di documenti contabili sono facilmente reperibili online, anche in versioni free, e consentono di creare indici più complessi rispetto al solo file system del sistema operativo. Esistono anche dei provider ai quali affidare totalmente la gestione dell'archivio: queste aziende specializzate creano il catalogo di documenti e conservano fisicamente i dischi, occupandosi anche della manutenzione e dell'aggiornamento dell'archivio.

LEGALITA' ED ARCHIVI ELETTRONICI: RIFERIMENTI NORMATIVI
Il legislatore si è diffusamente dedicato alla materia ed ha allineato le normative alle crescenti esigenze di ragione economica, logistica e, nondimeno, ambientale che vengono soddisfatte dal più ampio utilizzo di archiviazione sostitutiva; naturalmente i documenti contabili rappresentano il più rilevante volume di incartamenti e la loro digitalizzazione reprime gli usi smodati di carta e le perdite di risorse necessarie al mantenimento di un vecchio schedario. La tematica, piuttosto complessa dal punto di vista legale, è stata affrontata già nel 2000 con il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa, successivamente abrogato e sostituito dal Codice dell'Amministrazione Digitale, che tratta il tema dell'archiviazione sostitutiva dei documenti contabili al Capo III (art. 40 e seguenti).

La Gazzetta Ufficiale della Repubblica, il 3 febbraio 2004 ha trascritto il decreto del 23 gennaio del Ministro dell'Economia e delle Finanze, denominato "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto", incrementando la normativa vigente con nuove disposizioni relative specificatamente ai rapporti con l'Erario intrattenuti per mezzo di giustificativi digitali. Nello stesso anno, l'ente preposto (il CNIPA) ha emanato una propria deliberazione con valore di regolamento sul tema delle tecniche di riproduzione e conservazione di atti contabili; specificando dettagliatamente le modalità da adottare al fine della produzione di documenti digitali e della corretta tenuta del relativo archivio.

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