Il software gestionale per i documenti è molto importante per la buona gestione di un’azienda. I documenti sia emessi che ricevuti vanno organizzati in modo logico e chiaro per poter essere ritrovati nel più breve tempo possibile.
Grazie al gestionale per documenti LibertyCommerce, è possibile registrare documenti in formato digitale (di solito in PDF) e associarli, sotto forma di file, alla fattura registrata. LibertyCommerce non è solo pratico e intuitivo nell’utilizzo, ma si presenta come un software documentale estremamente sicuro, grazie al salvataggio in locale dei file e alla possibilità di effettuare backup per mettere davvero al sicuro ogni documento.
Come funziona il nostro software di archiviazione documenti
La creazione e registrazione sul programma di gestione documenti LibertyCommerce è davvero intuitivo.
Cliccando sulla relativa opzione, verrà visualizzata la finestra di lavoro, dove possono essere visualizzati tutti i documenti emessi e registrati. Si passa dalla modalità registrazione alla modalità emissione cliccando sulla parte destra “Visualizza”.
Se è stato selezionato “Documenti registrati” (freccia rossa) , si visualizzeranno e si potranno registrare documenti vari come DDT o fatture. Questi documenti caricheranno anche il magazzino, in presenza di merce.
Se si sceglie, invece, la modalità ” Documenti emessi“ (identificata dalla freccia verde), si potranno emettere fatture o DDT ai clienti che acquistano della merce dall’azienda. A sinistra è visualizzata un’icona di una stampante se è stato stampato il documento.
Nella lista visualizzata si possono scorrere i documenti con le frecce sulla tastiera o con la rotella del mouse. Le colonne visualizzate possono essere cambiate a proprio piacimento e colorate a seconda del proprio gusto intervenendo sul menù “Configurazione lista“.
Cliccando con il pulsante destro sulla lista comparirà un menù che permette di inviare il documento via e-mail, esportare gli articoli che lo compongono, aprire l’anagrafica del cliente, saldare il documento oppure di ristamparlo.
Quali documenti gestire col software di archiviazione documentale
Nella gestione documenti si possono emettere e registrare diversi tipi di documenti, come:
- fattura elettronica;
- documento di trasporto;
- buono di consegna;
- fattura immediata;
- fattura proforma;
- fattura con suffisso;
- preventivi;
- fattura immediata con ritenuta;
- fattura differita;
- fattura per servizi;
- nota di accredito;
- fatture per agenti;
- documenti di trasferimento interno;
- parcella per libero professionista (anche parcella elettronica per la P.A.).
