A cosa serve la gestione documenti
Il software gestione documenti è molto importante per la buona gestione di un’azienda. I documenti sia emessi che ricevuti vanno organizzati in modo logico e chiaro per poter essere ritrovati, quando c’e’ la necessità nel più breve tempo possibile.
Nel passato si usavano schedari che permettevano tramite un indice composto di tante schede che indicavano dove si trovava il raccoglitore numerato che conteneva quel documento.
Ora grazie ai computer si puo’ scannerizzare un documento e salvarlo in formato digitale (di solito in PDF). Poi tramite un software tipo LibertyCommerce si associa questo documento salvato sotto forma di file alla fattura registrata.
La creazione e registrazione dei documenti sul gestionale LibertyCommerce e’ molto semplice. Quando si clicca sull’opzione, si apre una finestra (come mostrato in figura) dove possono essere visualizzati tutti i documenti emessi e registrati. Si passa dalla modalità registrazione alla modalità emissione cliccando sulla parte destra “Visualizza”. Se è stato selezionato “Documenti registrati” freccia rossa, si visualizzeranno e si potranno registrare documenti vari come DDT o fatture. Questi documenti caricheranno anche il magazzino, in presenza di merce.
Se si sceglie, invece, la modalità ” Documenti emessi“, freccia verde, si potranno emettere fatture o DDT ai clienti che acquistano della merce dall’ azienda. A sinistra è visualizzata un’icona di una stampante se è stato stampato il documento. Nella lista visualizzata si possono scorrere i documenti con le frecce sulla tastiera o con la rotella del mouse. Le colonne visualizzate possono essere cambiate a proprio piacimento e colorate a seconda del proprio gusto intervenendo sul menù “Configurazione lista“.
Cliccando con il pulsante destro sulla lista comparirà un menù che permette di inviare il documento via e-mail, esportare gli articoli che lo compongono, aprire l’anagrafica del cliente, saldare il documento oppure di ristamparlo.
Dettaglio documenti
Nella gestione documenti si possono emettere e registrare diversi tipi di documenti. Ecco qui di seguito un’immagine di esempio e la lista completa.
- Fattura elettronica : Questo tipo di documento è necessario per fatturare alle pubbliche amministrazioni.
- Documento di Trasporto : Servono per il trasporto delle merci sia per vednita che per visione. Sul software LibertyCommerce si possono emettere con e senza prezzi.
- Buono di Consegna : Servono quando bisogna far uscire un prodotto dal magazzino, senza il bisogno di fare un documento di trasporto. Infatti le merci possono rientrare senza documento di rientro. Utili in strutture come caserme o associazioni.
- Fattura Immediata : Documento che si emette per la vendita delle merci. La fattura immediata fa anche da documento di trasporto.
- Fattura Proforma: Le fattura proforma sono un documento che non ha nessun valore fiscale e che può essere definito una sorta di anticipazione della fattura vera e propria che verrà emessa in un secondo momento. Sono tipiche dei professionisti e non delle società.
- Preventivi: I preventivi hanno lo scopo di presentare al cliente una serie di articoli con relativa scontistica; successivamente potranno essere trasformati all’occorrenza in ordini o in fatture immediate.
- Fattura Immediata con Ritenuta : Utile quando si deve fatturare delle merci ad un condominio.
- Fattura Differita : Si emette quando di deve fare una fattura successiva a un documento di trasporto. Ad esempio se consegno tutti i giorni il pane a un supermercato, alla fine del mese si potranno richiamare tutti quei documenti in una fatura differita in modo automatico.
- Fattura per servizi : Utile quando si devono fatturare dei servizi. LibertyCommerce dispone anche di una serie di servizi configurabili e richiamabili come se fossero degli articoli per velocizzare la stesura del documento.
- Nota di Accredito : Quando dopo aver messo una fattura bisogna annullarla in parte o completamente perche’ ci hanno restituito la merce.
- Fatture per Agenti : Fatture con conteggio ENASARCO e ritenute per AGENTI DI COMMERCIO
- Documenti di trasferimento interno : Sevono per trasferire del materiale da un magazzino interno all’altro.
- Parcella per libero professionista (Anche parcella elettronica per la P.A.)
Se clicco su Emetti documenti mi apparirà un menu’ a tendina con i documenti che posso emettere.
Fatture Proforma – Preventivi – Offerte – Ordini
LibertyCommerce possiede anche una sezione che permette l’emissione di questo tipo di documenti.
- Le offerte permettono l’emissione di un documento che raffronta piu’ prodotti, riportandone la descrizione dettagliata, il prezzo e le condizioni di fornitura e vendita.
Questo tipo di documento non prevede il totale in calce perche’ serve semplicemente per mettere a confronto piu’ prodotti simili. Il documento non può essere trasformato in un’altro. - Gli ordini invece costituiscono un importante passo prima della vendita definitiva del prodotto. Possono essere compilati direttamente dall’utilizzatore della postazione, possono essere importati da altre copie di LibertyCommerce dislocate presso sedi distaccate o possono essere importati direttamente dalle unità Stockinapp.
Gli ordini fatti dagli agenti concorrono al calcolo delle provvigioni.