La gestione della documentazione di un’azienda è un processo importante per evitare di generare confusione: si tende infatti ad archiviare sui supporti più disparati, dal cartaceo alle unità informatiche di archiviazione, tutte le informazioni riguardanti atti sulla gestione aziendale creando di fatto problemi anche per la sicurezza e la privacy.
Liberty Commerce è un moderno gestionale documentale, per organizzare in modo chiaro e logico tutti i documenti emessi e ricevuti: agevolando notevolmente tutte le operazioni aziendali, compresa l’archiviazione e il controllo costante delle informazioni, renderà più agevole il processo di archiviazione di documenti, fatture e DDT.
Il software gestionale per i documenti di LibertyCommerce si basa su un database che aggrega tutti i dati fondamentali relativi a clienti e a trattative in corso, consentendo di conservare, gestire, visualizzare e modificare ogni dato importante in ogni fase, gestendo con facilità tutto il ciclo del processo aziendale.
Funzionalità del software gestione documentale
Il gestionale documenti LibertyCommerce permette di organizzare le informazioni strategiche in un software intuitivo e facile da usare, che implementa svariate funzionalità per la corretta organizzazione, acquisizione ed archiviazione di importanti documenti aziendali e contabili.
Le soluzioni che il software documentale fornisce garantiscono la tracciabilità e l’accessibilità ai dati inseriti in qualsiasi momento, in totale sicurezza, organizzando il tutto in maniera ottimale.
- Implementazione: sistema di implementazione e registrazione digitale della documentazione con relativo scarico e/o carico di merce in magazzino. I documenti registrabili possono essere fatture o DDT.
- Visualizzazione: permette di classificare e visualizzare con una ricerca puntuale e veloce ogni documento indicizzato manualmente dalla sezione “Visualizza” del programma.
- Configurazione lista: ampia personalizzazione, in base alle esigenze di ogni azienda delle funzioni di menù con colorazioni ad hoc con relativa assegnazione cromatica a tipologia di documento, per facilitarne l’accessibilità anche con un semplice colpo d’occhio.
Inoltre, il programma gestionale documentale LibertyCommerce permette l’esportazione, l’invio tramite posta elettronica del documento consultato e il dettaglio dell’anagrafica del cliente: un programma completo per la ricerca, la condivisione e la gestione di tutti i documenti aziendali.
Gestionale documentale: quali documenti si possono archiviare
Il software gestionale documentale di LibertyCommerce consente l’archiviazione e la relativa emissione di numerose tipologie di dati e documenti, facilitando notevolmente l’organizzazione dei flussi documentali in maniera pratica, innovativa e veloce.
I documenti che si potranno gestire sono in linea con l’esigenza di ogni tipo di attività:
- fattura elettronica
- documento di trasporto
- buono di consegna
- fattura immediata
- fattura proforma
- fattura con suffisso
- preventivi
- fattura immediata con ritenuta
- fattura differita
- fattura per servizi
- nota di credito
- fatture per agenti
- documenti di trasferimento interno
- parcella per libero professionista e parcella elettronica per Pubblica Amministrazione
- Gestione ordini clienti
- Gestione ordini fornitori
I vantaggi del programma di gestione dei documenti
Il software di gestione ed archiviazione documentale di Liberty Commerce permette la corretta organizzazione dei flussi documentali in un programma semplice ed intuitivo. L’automatizzazione di questo processo di archiviazione renderà l’azienda più efficiente ed organizzata oltre ad ottimizzare i tempi di gestione. Tutti i dati sono facilmente rintracciabili, comprese le informazioni di ogni cliente.
La corretta archiviazione permetterà anche di facilitare i flussi economici in entrata e in uscita: oltre a permettere di saldare eventuali fatture consente la gestione delle scorte di magazzino, tramite la correlazione tra documenti, che crea una rete di informazioni tra acquisti e vendite che in automatico implementano o scaricano le giacenze. Automatizzando buona parte dei processi relativi al flusso monetario, si semplificheranno considerevolmente tutti gli aspetti burocratici aziendali.
Il gestionale per documenti risponde a tutte le esigenze di protezione in maniera dei dati: essi sono archiviati in locale, permettendo la conservazione digitale e i relativi backup al sicuro da ogni attacco informatico esterno senza cedere dati sensibili a terzi.