Nel mondo della gestione aziendale, soprattutto in ambito commerciale e retail, tenere sotto controllo gli acquisti dai fornitori è fondamentale per garantire un flusso regolare di merce, evitare sovraccarichi di magazzino o rotture di stock, e mantenere la contabilità sempre aggiornata. Uno degli strumenti principali per fare questo è l’ordine fornitore. Ma cos’è nello specifico, a cosa serve e come si utilizza nel gestionale LibertyCommerce?
Cos’è un ordine fornitore
Un ordine fornitore è un documento gestionale che viene emesso dall’azienda verso un proprio fornitore per richiedere l’acquisto di beni o servizi. Questo documento ha valore organizzativo e commerciale, ma non è ancora un documento fiscale come la fattura. Serve principalmente a formalizzare la richiesta d’acquisto, permettendo al fornitore di preparare la merce e spedire il materiale ordinato.
Un ordine fornitore può contenere:
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I dati del fornitore (ragione sociale, indirizzo, partita IVA, ecc.)
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Il codice e la descrizione degli articoli richiesti
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Le quantità
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Il prezzo concordato
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I tempi di consegna
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Le modalità di pagamento e trasporto
A cosa serve l’ordine fornitore in un gestionale
Nel contesto di un software gestionale, l’ordine fornitore svolge un ruolo strategico. Ecco le principali funzioni:
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Pianificazione degli acquisti: permette di programmare in modo preciso quando e cosa ordinare, tenendo conto dei livelli di magazzino e della stagionalità.
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Controllo degli arrivi: quando arriva la merce, il gestionale può confrontare automaticamente l’ordine con quanto effettivamente ricevuto (bolla di carico o DDT), segnalando eventuali differenze.
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Tracciabilità: ogni ordine resta registrato, offrendo una cronologia dettagliata degli acquisti effettuati con ogni fornitore.
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Generazione automatica di documenti successivi: da un ordine si può generare automaticamente un documento di carico magazzino, una fattura d’acquisto o una nota di credito.
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Contabilità e analisi costi: aiuta a gestire in modo più efficiente il budget degli acquisti e a monitorare la spesa mensile o annuale per fornitore o per categoria merceologica.
Come si gestiscono gli ordini fornitore con LibertyCommerce
LibertyCommerce, software gestionale pensato per le piccole e medie imprese, include una funzione specifica per la creazione e gestione degli ordini fornitore, molto intuitiva e completa. Ecco come si usa nel dettaglio.
1. Creazione di un ordine fornitore
Dal menù principale si accede alla sezione “Ordini Fornitore”, dove è possibile creare un nuovo ordine selezionando il fornitore desiderato dal database o aggiungendone uno nuovo.
L’interfaccia consente di inserire facilmente:
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I prodotti desiderati (anche tramite lettore codice a barre o ricerca per codice)
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Le quantità
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I prezzi (prezzo base o concordato)
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Eventuali note sull’ordine
È anche possibile salvare ordini ricorrenti o duplicare un ordine precedente, funzione molto utile per attività che effettuano riordini periodici.
2. Invio dell’ordine
Una volta completato, l’ordine può essere stampato o esportato in PDF e inviato al fornitore tramite email direttamente dal gestionale. Questo riduce i tempi di trasmissione e mantiene tutto centralizzato nel software.
3. Carico automatico in magazzino
Quando la merce ordinata arriva, il gestionale permette di trasformare l’ordine in documento di carico, facilitando il controllo tra quanto ordinato e quanto ricevuto. Se ci sono discrepanze, è possibile annotarle o registrare un carico parziale.
4. Integrazione con la contabilità
Gli ordini non sono documenti fiscali, ma servono da base per la generazione della fattura d’acquisto. Una volta che il fornitore invia la fattura, è possibile richiamare l’ordine collegato per verificare coerenza e procedere alla registrazione contabile.
Conclusione
Gli ordini fornitore non sono semplici documenti, ma strumenti indispensabili per la gestione professionale degli approvvigionamenti aziendali. Un gestionale come LibertyCommerce consente di utilizzarli in modo semplice, veloce e soprattutto integrato con le altre funzionalità del software: magazzino, contabilità, documenti fiscali e gestione fornitori.
Per le aziende che vogliono ottimizzare i costi, evitare errori e gestire in modo efficiente le relazioni con i fornitori, imparare a usare al meglio questa funzione è un passo fondamentale.
Inoltre !
LibertyCommerce un programma di contabilità aziendale completo ed efficiente. Fra le numerose funzioni per gestire la contabilità delle aziende, citiamo:
- registrazione delle fatture fornitori sia elettroniche che cartacee
- registrazione documenti di trasporto
- gestione delle scadenze dei pagamenti
- memorizzazione dei dati anagrafici e delle preferenze di fatturazione
- memorizzazione delle percentuale di calcolo delle ritenute nell’anagrafica del fornitore se si tratta di un libero professionista.
- memorizzazione del consenso della privacy e relativa scadenza
- gestione di aziende della Pubblica Amministrazione
- creazione e gestione ordini fornitore
- possibilità di duplicare un ordine fornitore usando questi come modello per nuovi documenti.
- possibilità di trasformare un ordine fornitore direttamente in una fattura in entrata quando ci viene consegnata la merce
Perché scegliere LibertyCommerce per la gestione dei fornitori
I vantaggi di LibertyCommerce nella gestione dei fornitori ti sorprenderanno!
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