LibertyCommerce è un programma per preventivi integrato con la gestione di clienti, prodotti, servizi, ordini, magazzino e documenti fiscali. Permette di creare preventivi professionali, personalizzarli con i dati dell’azienda, salvarli in PDF e trasformarli successivamente in ordini, DDT o fatture, evitando di inserire nuovamente le stesse informazioni.
Il software è pensato per piccole e medie imprese, negozi, artigiani, attività di servizi, agenti di commercio e professionisti che desiderano gestire l’intero ciclo commerciale in un unico ambiente.
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In breve: che cosa permette di fare il software per preventivi LibertyCommerce?
Con il programma per preventivi LibertyCommerce puoi:
- creare preventivi intestati a clienti già presenti o a nuovi contatti;
- inserire prodotti, materiali, lavorazioni e servizi;
- recuperare articoli, descrizioni, prezzi e aliquote IVA dal magazzino;
- applicare quantità, sconti e condizioni commerciali;
- aggiungere note, allegati e condizioni di vendita;
- salvare il documento come bozza;
- duplicare un preventivo simile già realizzato;
- stampare o generare il preventivo in formato PDF;
- archiviare e ricercare i preventivi emessi;
- trasformare il preventivo accettato in ordine, DDT o fattura;
- consultare e creare preventivi anche attraverso LibertyCommerce.online.
In questo modo il preventivo non rimane un documento isolato, ma diventa il primo passaggio di un flusso commerciale completo.
A cosa serve un programma per preventivi?
Un programma per preventivi serve a creare offerte commerciali ordinate, leggibili e complete, riducendo il tempo necessario per preparare ogni documento.
Realizzare i preventivi con Word o Excel può essere sufficiente quando si gestiscono pochi clienti e pochi prodotti. Quando però il numero delle richieste aumenta, diventa più difficile mantenere aggiornati prezzi, descrizioni, condizioni, numerazioni e dati anagrafici.
Un software per preventivi collegato al gestionale permette invece di recuperare le informazioni già presenti nell’archivio aziendale e di utilizzarle senza doverle copiare manualmente.
Questo aiuta a evitare:
- errori nella trascrizione dei dati del cliente;
- utilizzo di prezzi non aggiornati;
- differenze tra preventivo, ordine e fattura;
- duplicazione delle informazioni;
- perdita di documenti o versioni precedenti;
- difficoltà nel ritrovare un preventivo inviato mesi prima.
Come creare un preventivo con LibertyCommerce
1. Selezione del cliente
Quando si crea un nuovo preventivo è possibile selezionare un cliente già presente nell’anagrafica oppure registrare un nuovo contatto.
I dati dell’azienda o del professionista vengono riportati nel documento, evitando di doverli inserire nuovamente in ogni preventivo.
2. Inserimento di prodotti e servizi
Nel preventivo possono essere inseriti articoli presenti nel magazzino oppure voci generiche relative a servizi, lavorazioni, consulenze, trasporti o altri costi.
Quando viene selezionato un articolo già presente nel gestionale, LibertyCommerce può recuperare le informazioni archiviate, come:
- codice;
- descrizione;
- prezzo;
- quantità;
- sconto;
- aliquota IVA.
L’operatore può comunque modificare i dati direttamente nel preventivo quando è necessario proporre una condizione particolare al cliente.
3. Calcolo degli importi
Il programma calcola automaticamente imponibile, IVA e totale del preventivo sulla base delle voci inserite.
È possibile specificare quantità, prezzi e sconti, ottenendo un documento più chiaro sia per l’azienda sia per il cliente.
4. Personalizzazione del documento
Il preventivo può essere completato con:
- logo e dati aziendali;
- descrizioni dettagliate;
- note per il cliente;
- condizioni di pagamento;
- tempi e modalità di consegna;
- durata di validità dell’offerta;
- eventuali allegati;
- altre condizioni commerciali.
Un preventivo ben organizzato non comunica solamente un prezzo, ma definisce chiaramente che cosa viene fornito, a quali condizioni e con quali tempi.
5. Stampa, PDF e archiviazione
Una volta completato, il preventivo può essere stampato o salvato in formato PDF per essere inviato al cliente.
Il documento rimane archiviato nel gestionale e può essere successivamente ricercato, consultato, modificato o duplicato.
Dal preventivo alla fattura senza reinserire i dati
Uno dei vantaggi principali di LibertyCommerce è l’integrazione tra preventivi, ordini e documenti fiscali.
Quando il cliente accetta l’offerta, il preventivo può essere trasformato nel documento successivo del ciclo commerciale. A seconda del lavoro svolto e dell’organizzazione dell’azienda, può diventare:
- un ordine cliente;
- un documento di trasporto;
- una fattura;
- un buono di consegna;
- un altro documento gestionale previsto dal programma.
Le informazioni già inserite vengono riprese automaticamente. L’operatore deve solamente controllarle e completare gli eventuali dati mancanti.
Questo sistema riduce i passaggi manuali e mantiene coerenti descrizioni, quantità, prezzi e condizioni concordate con il cliente.
Gestione delle bozze e duplicazione dei preventivi
Non tutti i preventivi possono essere completati immediatamente.
Per offerte particolarmente lunghe o articolate è possibile salvare una bozza e riprendere la compilazione in un secondo momento. Questa funzione è utile quando bisogna attendere un prezzo dal fornitore, verificare la disponibilità di un prodotto o definire alcuni dettagli con il cliente.
Quando si deve preparare un’offerta simile a una già realizzata, è inoltre possibile partire da un preventivo precedente, duplicarlo e modificare solamente le informazioni necessarie.
In questo modo si velocizza la preparazione delle offerte ricorrenti senza dover ricominciare ogni volta da un documento vuoto.
Preventivi consultabili e ricercabili
Conservare i preventivi in cartelle separate o utilizzare nomi di file differenti può rendere difficile ritrovare un documento dopo alcuni mesi.
LibertyCommerce riunisce i preventivi all’interno della gestione documentale aziendale. L’utente può consultare l’elenco dei documenti e individuare quello desiderato utilizzando le informazioni disponibili, come cliente, data o tipologia del documento.
La disponibilità di uno storico ordinato permette anche di verificare le condizioni precedentemente proposte allo stesso cliente e di preparare più rapidamente una nuova offerta.
Creare e consultare preventivi online
Attraverso LibertyCommerce.online è possibile accedere alla gestione dei preventivi utilizzando un browser.
In base ai permessi assegnati, l’utente può consultare, creare o modificare i preventivi anche quando non si trova davanti al computer principale dell’azienda.
I preventivi creati online vengono sincronizzati con il database locale quando LibertyCommerce è collegato a Internet.
Questa possibilità è utile, per esempio, per:
- titolari che lavorano fuori sede;
- agenti di commercio;
- tecnici che effettuano sopralluoghi;
- aziende con personale commerciale;
- attività che devono consultare rapidamente offerte e dati dei clienti.
LibertyCommerce.online non sostituisce il gestionale installato in azienda, ma ne amplia l’accessibilità attraverso il browser.
Per quali attività è indicato?
Artigiani e installatori
Elettricisti, idraulici, falegnami, manutentori e installatori possono indicare materiali, ore di lavoro, trasporto, montaggio e altre lavorazioni.
Imprese edili
Le imprese edili e di ristrutturazione possono preparare offerte dettagliate suddividendo materiali, interventi, quantità e costi.
Negozi e attività commerciali
Un negozio può creare preventivi recuperando direttamente prodotti, descrizioni e prezzi dal proprio magazzino.
Aziende di servizi
Società informatiche, agenzie, consulenti e imprese di servizi possono inserire attività, canoni, assistenza, ore di lavoro e condizioni personalizzate.
Agenti di commercio
Gli agenti possono utilizzare le informazioni relative a clienti e prodotti per preparare offerte commerciali più velocemente e, attraverso LibertyCommerce.online, consultare i dati anche fuori sede.
Programma per preventivi oppure Word ed Excel?
Word ed Excel sono strumenti molto flessibili, ma non sono nativamente collegati con anagrafiche clienti, magazzino, ordini e fatture.
Ogni volta che si crea un documento è spesso necessario copiare nuovamente:
- dati del cliente;
- descrizioni;
- prezzi;
- aliquote IVA;
- condizioni;
- totali.
Quando il preventivo viene accettato, gli stessi dati devono poi essere riportati nell’ordine o nella fattura.
Con un gestionale per preventivi, invece, le informazioni sono inserite una sola volta e possono essere utilizzate nelle fasi successive del lavoro.
La differenza principale non è quindi solamente nella grafica del preventivo, ma nell’integrazione con il resto dell’attività aziendale.
Perché utilizzare LibertyCommerce per la gestione dei preventivi?
LibertyCommerce non è un semplice generatore di modelli PDF. È un software gestionale aziendale nel quale il preventivo è collegato al cliente, ai prodotti, al magazzino e ai documenti successivi.
Questo permette di seguire un flusso più ordinato:
- il cliente richiede un’offerta;
- l’azienda prepara il preventivo;
- il cliente accetta;
- il preventivo viene trasformato in ordine;
- vengono prodotti DDT o documenti di consegna;
- viene emessa la fattura.
L’integrazione evita di trattare ogni documento come un file separato e consente di mantenere una maggiore continuità tra la proposta commerciale e la vendita effettiva.
Prova il programma per preventivi LibertyCommerce
Puoi provare LibertyCommerce gratuitamente per 30 giorni e verificare direttamente come funziona la gestione di preventivi, clienti, prodotti, ordini e documenti fiscali.
Durante la prova puoi utilizzare le funzioni del gestionale e valutare quale versione sia più adatta alla tua attività.
Domande frequenti sul programma per preventivi
Che cos’è un programma per preventivi?
Un programma per preventivi è un software che permette di creare, calcolare, personalizzare, archiviare e stampare offerte commerciali destinate ai clienti. Quando è integrato in un gestionale può utilizzare le anagrafiche, i prodotti e i prezzi già presenti nell’azienda.
Posso trasformare un preventivo in fattura?
Sì. Con LibertyCommerce il preventivo accettato può essere trasformato nel documento successivo, come ordine, DDT o fattura, senza dover inserire nuovamente tutte le voci.
Posso inserire sia prodotti sia servizi?
Sì. Nel preventivo possono essere inseriti articoli presenti nel magazzino e voci generiche relative a servizi, lavorazioni, consulenze, trasporto o altri costi.
Posso modificare prezzi e sconti?
Sì. Durante la compilazione del preventivo è possibile indicare quantità, prezzi e sconti in base alle condizioni che si desiderano proporre al cliente.
Posso personalizzare il preventivo con il logo aziendale?
Sì. I documenti possono essere personalizzati con il logo e con i dati dell’azienda, oltre che con note e condizioni commerciali.
Il preventivo può essere salvato in PDF?
Sì. LibertyCommerce permette di visualizzare l’anteprima del documento e salvarlo in formato PDF per stamparlo, archiviarlo o inviarlo al cliente.
Posso salvare un preventivo non ancora completato?
Sì. Il documento può essere salvato come bozza e completato successivamente.
Posso allegare documenti al preventivo?
Sì. La gestione documentale di LibertyCommerce prevede la possibilità di associare allegati anche a preventivi, ordini e offerte.
È possibile gestire i preventivi online?
Sì. Attraverso LibertyCommerce.online è possibile consultare, creare o modificare i preventivi tramite browser, in base ai permessi assegnati all’utente.
A chi è adatto LibertyCommerce?
Il programma è indicato per PMI, attività commerciali, negozi, artigiani, agenti, imprese di servizi e professionisti che desiderano collegare la preventivazione con clienti, prodotti, ordini, magazzino e fatturazione.