La fattura proforma è un documento molto utile per aziende, professionisti, commercianti e artigiani che vogliono comunicare al cliente il dettaglio di una prestazione, di una vendita o di una fornitura prima dell’emissione della fattura definitiva.
Con il software gestionale LibertyCommerce puoi creare una fattura proforma in modo semplice, ordinato e professionale, gestendo clienti, articoli, aliquote IVA, pagamenti, annotazioni e successiva trasformazione del documento in fattura fiscale.
La fattura proforma è particolarmente utile quando vuoi inviare al cliente un documento riepilogativo prima del pagamento, evitare errori nella fatturazione definitiva o confermare condizioni commerciali, importi e modalità di pagamento.
Cos’è una fattura proforma
La fattura proforma è un documento simile a una normale fattura, ma non ha valore fiscale. Serve principalmente per indicare al cliente l’importo da pagare, i beni o servizi forniti, le condizioni di pagamento e tutti i dati necessari per procedere successivamente con l’emissione della fattura vera e propria.
In pratica, la fattura proforma può essere considerata una sorta di documento preliminare: ha una forma simile alla fattura, ma non genera ancora obblighi fiscali come una fattura elettronica o una fattura immediata.
Viene spesso utilizzata da professionisti, aziende di servizi, commercianti, artigiani e imprese che desiderano inviare al cliente un documento chiaro prima di emettere la fattura definitiva.
A cosa serve la fattura proforma
La fattura proforma serve a comunicare in modo chiaro e professionale il riepilogo economico di una vendita o di una prestazione.
Può essere utilizzata per:
- indicare al cliente l’importo da pagare prima dell’emissione della fattura;
- riepilogare prodotti, servizi, quantità, prezzi, IVA e totale;
- confermare i dati del cliente prima della fatturazione definitiva;
- evitare errori nella successiva emissione della fattura;
- gestire pagamenti anticipati o conferme d’ordine;
- fornire un documento utile in fase di trattativa commerciale;
- preparare documentazione per alcune operazioni commerciali o internazionali.
Il vantaggio principale è che la fattura proforma permette di lavorare con maggiore controllo: prima si invia il documento al cliente, poi, una volta confermati i dati o ricevuto il pagamento, si procede con l’emissione della fattura definitiva.
Differenza tra fattura proforma e fattura
La differenza principale tra fattura proforma e fattura fiscale è che la fattura proforma non è un documento fiscale valido ai fini IVA.
La fattura definitiva, invece, è un documento fiscale vero e proprio, deve essere registrata, trasmessa secondo le modalità previste dalla normativa vigente e produce effetti fiscali e contabili.
La fattura proforma, quindi:
- non sostituisce la fattura;
- non deve essere registrata come documento fiscale;
- non genera liquidazione IVA;
- non costituisce documento definitivo di vendita;
- deve contenere una dicitura chiara che specifichi la sua natura non fiscale.
Proprio per questo motivo è importante che il documento riporti chiaramente che si tratta di una fattura proforma e non di una fattura valida ai fini fiscali.
Quando si usa la fattura proforma
La fattura proforma viene usata in molte situazioni pratiche.
È molto diffusa tra liberi professionisti, consulenti, tecnici, avvocati, commercialisti e aziende di servizi, ma può essere utilizzata anche da attività commerciali che vogliono inviare al cliente un riepilogo prima della fattura definitiva.
Ad esempio, puoi usare una fattura proforma quando:
- vuoi richiedere il pagamento prima di emettere la fattura;
- devi inviare al cliente un riepilogo degli importi dovuti;
- vuoi evitare di anticipare l’emissione della fattura prima dell’incasso;
- devi confermare prezzi, quantità e condizioni di vendita;
- vuoi trasformare successivamente il documento in una fattura definitiva;
- hai bisogno di un documento ordinato da inviare al cliente prima della chiusura dell’operazione.
Con LibertyCommerce puoi gestire questo processo in modo semplice, partendo dalla fattura proforma e trasformandola poi in documento fiscale quando necessario.
Quali dati deve contenere una fattura proforma
Una fattura proforma deve essere chiara, completa e facilmente comprensibile per il cliente.
I dati principali da inserire sono:
- dati del cliente;
- data del documento;
- numero o riferimento interno del documento;
- descrizione dei prodotti, dei servizi o delle prestazioni;
- quantità;
- prezzo unitario;
- eventuali sconti;
- aliquota IVA;
- totale imponibile;
- totale IVA;
- totale documento;
- condizioni e modalità di pagamento;
- eventuale banca di appoggio;
- annotazioni;
- dicitura che specifichi chiaramente che si tratta di una fattura proforma.
Nella pagina attuale è già presente l’elenco dei campi minimi della fattura proforma, tra cui anagrafica cliente, data documento, banca di appoggio, tipo di pagamento, aliquote IVA, totale IVA, totale fattura e dicitura identificativa del documento.
Dicitura da inserire nella fattura proforma
Poiché la fattura proforma non è una fattura fiscale, è importante inserire una dicitura chiara all’interno del documento.
Una formula comunemente utilizzata è:
“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del D.P.R. 633/72 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa al momento del pagamento del corrispettivo.”
Questa dicitura aiuta a evitare equivoci con il cliente e chiarisce che il documento ha valore informativo o commerciale, ma non fiscale.
Nella pagina attuale è già presente una dicitura simile, riferita al fatto che il documento non costituisce fattura valida ai fini del D.P.R. 633/72 e che la fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento.
Io qui ti consiglierei comunque di far confermare la formula definitiva dal commercialista, perché è una frase delicata e conviene che sia perfettamente allineata al tipo di clienti a cui vi rivolgete.
Software per fattura proforma
Utilizzare un software per fattura proforma permette di creare documenti più ordinati, ridurre gli errori e velocizzare il lavoro quotidiano.
Con un gestionale come LibertyCommerce puoi compilare la fattura proforma partendo dalle anagrafiche clienti, dagli articoli già presenti in magazzino, dalle aliquote IVA e dalle condizioni di pagamento impostate nel programma.
In questo modo non devi ricompilare ogni volta gli stessi dati e puoi mantenere uno storico ordinato dei documenti emessi.
Un buon software per fattura proforma ti permette di:
- creare rapidamente il documento;
- recuperare i dati del cliente dall’anagrafica;
- inserire articoli, servizi o prestazioni;
- applicare IVA, esenzioni e condizioni di pagamento;
- stampare o inviare il documento al cliente;
- trasformare la fattura proforma in fattura definitiva;
- ridurre errori di trascrizione;
- mantenere una gestione più ordinata delle vendite.
Come creare una fattura proforma con LibertyCommerce
Con LibertyCommerce puoi compilare una fattura proforma in modo molto simile a una normale fattura immediata.
Il programma ti consente di inserire il cliente, i prodotti o servizi, le quantità, i prezzi, l’IVA, le modalità di pagamento e le eventuali annotazioni. Sono disponibili anche i campi utili per le parcelle dei professionisti, come la ritenuta, da compilare solo quando necessario.
Una volta inseriti i dati, puoi generare il documento e consegnarlo al cliente come riepilogo preliminare.
Quando il cliente conferma o effettua il pagamento, la fattura proforma può essere trasformata in un documento fiscale, rendendo più semplice e veloce il passaggio dalla fase preliminare alla fatturazione definitiva.
Nella versione attuale della pagina è già indicato che in LibertyCommerce la fattura proforma si compila come una fattura immediata e che, una volta pagata, può essere trasformata in documento fiscale dalla lista dei documenti.
Vantaggi della fattura proforma con LibertyCommerce
Gestire la fattura proforma con LibertyCommerce offre diversi vantaggi pratici.
Prima di tutto, ti permette di lavorare in modo più ordinato. Tutti i dati sono gestiti all’interno del programma e possono essere recuperati rapidamente senza dover creare documenti manuali con Word, Excel o modelli separati.
Inoltre, puoi ridurre il rischio di errori, perché clienti, articoli, prezzi, IVA e modalità di pagamento vengono gestiti direttamente dal gestionale.
Un altro vantaggio importante è la continuità del lavoro: puoi partire dalla fattura proforma e trasformarla successivamente in fattura, evitando di reinserire gli stessi dati.
Questo rende LibertyCommerce particolarmente utile per aziende, negozi, artigiani, professionisti e piccole imprese che vogliono gestire preventivi, proforme, documenti commerciali e fatture in un unico ambiente.
Fattura proforma per professionisti, aziende e attività commerciali
La fattura proforma può essere utilizzata in diversi settori.
È adatta ai professionisti che vogliono inviare al cliente un riepilogo prima del pagamento, ma anche alle aziende che vendono prodotti o servizi e desiderano confermare l’importo prima dell’emissione della fattura.
Può essere utile per:
- liberi professionisti;
- consulenti;
- artigiani;
- commercianti;
- aziende di servizi;
- imprese che vendono prodotti;
- attività che gestiscono ordini e pagamenti anticipati;
- realtà che vogliono migliorare il controllo dei documenti commerciali.
Con LibertyCommerce puoi gestire questi documenti in modo centralizzato, mantenendo ordine tra clienti, articoli, documenti e pagamenti.
Prova LibertyCommerce per creare le tue fatture proforma
Se vuoi gestire le tue fatture proforma in modo più semplice e professionale, puoi provare LibertyCommerce gratuitamente.
Con LibertyCommerce hai a disposizione un software gestionale completo per creare documenti commerciali, gestire clienti, prodotti, magazzino, pagamenti e fatturazione.
La fattura proforma diventa così parte di un flusso di lavoro più ordinato: crei il documento, lo invii al cliente, attendi la conferma o il pagamento e poi lo trasformi in fattura definitiva.
Scarica la demo gratuita di LibertyCommerce e prova subito la gestione della fattura proforma.
FAQ sulla fattura proforma
La fattura proforma ha valore fiscale?
No, la fattura proforma non ha valore fiscale. È un documento preliminare che serve a comunicare importi, prodotti, servizi e condizioni al cliente prima dell’emissione della fattura definitiva.
La fattura proforma deve essere inviata allo SDI?
No, la fattura proforma non è una fattura elettronica e non deve essere inviata allo SDI. La fattura definitiva, invece, dovrà essere emessa secondo le regole previste per la fatturazione elettronica.
Posso trasformare una fattura proforma in fattura?
Sì. Con LibertyCommerce puoi partire da una fattura proforma e trasformarla successivamente in un documento fiscale, evitando di reinserire manualmente tutti i dati.
Quando conviene usare una fattura proforma?
Conviene usare una fattura proforma quando vuoi comunicare al cliente l’importo da pagare prima di emettere la fattura definitiva, oppure quando vuoi attendere il pagamento prima di generare il documento fiscale.
La fattura proforma è uguale a un preventivo?
No, non è esattamente la stessa cosa. Il preventivo viene usato soprattutto nella fase di proposta commerciale, mentre la fattura proforma ha una struttura più simile alla fattura e viene spesso usata quando l’importo è già definito e si attende il pagamento o la conferma del cliente.
Cosa bisogna scrivere su una fattura proforma?
È importante inserire i dati del cliente, la data, la descrizione dei beni o servizi, gli importi, l’IVA, il totale, le modalità di pagamento e una dicitura chiara che specifichi che il documento non costituisce fattura fiscale.
Cosa bisogna assolutamente scrivere su questo documento
Dato che questo documento, anche se simile a una fattura, non si tratta di un documento fiscale bisogna riportare sul documento in modo esplicito una dicitura come questa: “Questo documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72)“.
Come si compila la fattura proforma sul software LibertyCommerce
Su LibertyCommerce si può compilare una fattura proforma esattamente come si compila una fattura immediata. Nella finestra vengono presentati anche i campi della ritenuta per le parcelle dei professionisti che se non si usano non vanno compilati.
Emettere la fattura proforma
Quando viene pagata si può trasformare in un documento fiscale cliccando sul documento nella lista con il pulsante destro del mouse.
