Fattura proforma: cos’è, come si compila ed esempio
La fattura proforma è un documento commerciale non fiscale che riepiloga beni o servizi, importi e condizioni di pagamento. Serve a comunicare al cliente quanto richiesto e a verificare i dati prima della fattura definitiva, senza sostituirla.
Quando usare una fattura proforma
La proforma, chiamata anche fattura pro forma, permette di condividere un riepilogo economico leggibile prima dell’emissione della fattura. Per un professionista può assumere la forma di un preavviso di parcella; per un’impresa può accompagnare la richiesta di pagamento preliminare a una fornitura.
Richiedere un pagamento
Il cliente trova descrizione, importo richiesto, modalità di pagamento e riferimenti del documento in un unico prospetto.
Controllare i dati
Prima della fattura puoi verificare intestazione, voci e importi con il cliente, riducendo il rischio di dover correggere il documento fiscale.
Riepilogare un accordo
Quantità, prezzi e condizioni restano raccolti in un documento riconoscibile, da collegare all’ordine o all’incarico di riferimento.
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Differenza tra proforma, preventivo e fattura
| Documento | A cosa serve | Come utilizzarlo |
|---|---|---|
| Preventivo | Presentare una proposta di prodotti, prestazioni e condizioni. | Per concordare il contenuto economico dell’offerta. |
| Fattura proforma | Riepilogare gli importi e, quando opportuno, richiedere il pagamento. | Come documento commerciale, chiaramente distinto dalla fattura fiscale. |
| Fattura | Documentare fiscalmente l’operazione. | Da emettere nei termini e con le modalità applicabili. |
Come compilare una fattura proforma
Il documento deve permettere al destinatario di capire chi richiede il pagamento, per quale operazione e per quale importo. Per prepararlo in modo ordinato, controlla questi elementi:
Mittente e cliente
Inserisci i dati delle parti, la data, un numero o riferimento interno e il richiamo all’ordine o all’incarico, se presente.
Prodotti o servizi
Descrivi le voci, le quantità, i prezzi, gli sconti e il trattamento fiscale previsto. Rendi comprensibile il totale richiesto.
Condizioni e dicitura
Indica modalità, eventuale scadenza concordata e coordinate per il pagamento. Evidenzia la natura non fiscale del documento.
Dicitura per la fattura proforma
Fattura proforma — documento non valido ai fini fiscali. La fattura definitiva sarà emessa nei termini previsti dalla normativa applicabile.
È una formulazione esemplificativa da adattare al documento e all’operazione. Evita di promettere sempre la fatturazione “solo al pagamento”: le regole cambiano in base al tipo di operazione.
Esempio di fattura proforma compilata
Questo facsimile mostra la struttura di una proforma per un servizio con IVA ipotizzata al 22%, senza ritenute, contributi o altri oneri. Nomi, riferimenti e importi sono dimostrativi.
FATTURA PROFORMA
Riferimento PF-001 · Data 21/10/2026
Impresa Alfa — esempio
Indirizzo e dati fiscali del mittente
Cliente Beta — esempio
Indirizzo e dati fiscali del cliente
| Descrizione | Quantità | Prezzo | Imponibile |
|---|---|---|---|
| Servizio di assistenza concordato | 2 ore | 100,00 € | 200,00 € |
- Imponibile
- 200,00 €
- IVA ipotizzata 22%
- 44,00 €
- Totale richiesto
- 244,00 €
Pagamento: bonifico alle coordinate comunicate dal mittente, entro la data concordata. Causale: riferimento PF-001.
Fattura proforma — documento non valido ai fini fiscali. La fattura definitiva sarà emessa nei termini previsti dalla normativa applicabile.
Il facsimile è una guida alla lettura, non una stampa del programma. Un caso con ritenuta, rivalsa previdenziale o regime forfettario richiede voci e calcoli differenti.
Quando emettere la fattura dopo la proforma?
La proforma non fa slittare gli obblighi fiscali. In via generale, per le prestazioni di servizi rileva il pagamento; per le cessioni di beni mobili rileva la consegna o spedizione. Il pagamento anticipato o l’emissione anticipata della fattura possono anticipare il momento di effettuazione dell’operazione, nei limiti dell’importo pagato o fatturato.
Riferimenti normativi: D.P.R. 633/1972, articoli 6 e 21. Il prospetto proforma resta distinto dalla fattura elettronica da trasmettere allo SdI quando prevista.
Creare e trasformare la proforma con LibertyCommerce
Se prepari documenti con frequenza, il vantaggio di un gestionale è riutilizzare i dati già presenti. LibertyCommerce consente di compilare la proforma con clienti e articoli del programma e di trasformarla successivamente in un documento fiscale.
Richiama i dati
Seleziona il cliente e inserisci prodotti o servizi, quantità, prezzi e trattamento IVA. Compila gli eventuali campi professionali solo quando pertinenti.
Consegna la proforma
Verifica totale, condizioni, annotazioni e dicitura, quindi prepara il documento da stampare o inviare al cliente.
Trasforma in fattura
Richiama la proforma dalla lista documenti e utilizza il menu con il tasto destro per avviare la trasformazione. Controlla i dati prima dell’emissione.
La gestione delle proforma è indicata tra le funzioni di LibertyCommerce BUSINESS, comprese anche nei livelli superiori. Consulta il confronto delle versioni e approfondisci la gestione dei documenti commerciali e fiscali.
Domande frequenti sulla fattura proforma
La fattura proforma si può pagare?
Sì: può essere utilizzata per richiedere e descrivere un pagamento. Il suo carattere non fiscale non impedisce il pagamento; resta da emettere la fattura secondo le regole dell’operazione.
La proforma va inviata allo SdI?
No, non va trasmessa come fattura elettronica. È il documento fiscale definitivo a seguire gli obblighi di emissione e trasmissione applicabili.
Che differenza c’è tra fattura proforma e preventivo?
Il preventivo presenta una proposta economica. La proforma riepiloga gli importi di un’operazione, spesso per richiedere il pagamento, senza essere una fattura fiscale.
La proforma deve avere un numero?
Un riferimento dedicato, per esempio PF-001, facilita l’identificazione e il collegamento al pagamento. Tienilo distinto dalla numerazione delle fatture fiscali per evitare equivoci.
Si può modificare una fattura proforma?
Essendo un documento non fiscale, puoi correggerne il riepilogo e comunicarlo al cliente, rendendo riconoscibile la versione aggiornata. Se hai già emesso la fattura, le eventuali correzioni del documento fiscale seguono le regole specifiche.
Devo indicare IVA e ritenuta?
Il prospetto deve rispecchiare il trattamento previsto per l’operazione: IVA, ritenuta, contributi o altre voci si inseriscono soltanto quando pertinenti. L’esempio con IVA al 22% non si applica a ogni attività.
La fattura proforma ha una scadenza?
Puoi indicare una data di pagamento o una validità concordata. La data commerciale indicata nel documento non sostituisce i termini fiscali dell’operazione.
Posso trasformare una proforma in fattura con LibertyCommerce?
Sì. Dalla lista documenti puoi richiamare la proforma e avviare la trasformazione tramite il menu con il tasto destro. Verifica intestazione, data, importi e trattamento fiscale prima dell’emissione.
Dalla proforma alla fattura, con i dati già nel gestionale
Prova la compilazione e il percorso di trasformazione in LibertyCommerce. Per scegliere la versione, indicaci il tipo di attività e i documenti che utilizzi.