Archiviazione digitale documenti

L’evoluzione tecnologica soddisfa diverse esigenze dell’esistenza umana, non ultima la possibilità di provvedere all’archiviazione digitale di documenti realizzando un risparmio economico rilevante in termini di materie di consumo, lavoro e spazio e rispondendo alle crescenti esigenze ambientali di ottimizzazione delle risorse naturali.

Archiviazione digitale. Cosa si tratta.

Privati ed aziende necessitano di conservare grandi quantità di documenti anche per rilevanti periodi di tempo. Gli archivi polverosi possono essere però facilmente rimpiazzati da un supporto storage digitale, che richiede poco spazio ed offre a costi contenuti una soluzione ottimale anche in termini di consultazione e di ordine: per dare una logica organizzazione ai propri incartamenti, infatti, basta utilizzare le funzioni di un qualsiasi sistema operativo dividendo i contenuti in cartelle e sottocartelle; per consultare un documento sarà poi sufficiente raggiungere la directory oppure addirittura limitarsi a digitare le chiavi di ricerca nel campo dedicato. I device più indicati per questo genere di archiviazione sono gli hard disk esterni, ma a seconda della quantità di GigaByte da conservare possono essere sufficienti semplici penne USB o il disco fisso di un semplice PC.

COME PROCEDERE CON L’ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Per trasformare un archivio cartaceo esistente in un archivio elettronico è sufficiente un semplice scanner, con il quale digitalizzare i documenti ottenendo un file immagine. Per i nuovi documenti, se originati da ricevimenti di carta, sarà necessario effettuare la stessa operazione; tuttavia è ormai consuetudine trasmettere atti per posta elettronica permettendo l’immediata archiviazione del documento originale, senza doverlo stampare.

ORGANIZZARE UN ARCHIVIO DIGITALE: LA NAMING CONVENTION

Per una efficace gestione di un archivio digitale, è importante evitare errori banali nel nominare i file: progettare preventivamente la struttura dell’archivio, definire le chiavi di ricerca più significative ed attenersi scrupolosamente alle regole che ci si impongono offriranno un archivio accessibile; in mancanza di queste caratteristiche non si otterrà altro che un’accozzaglia di file disordinati e, quindi, introvabili all’occorrenza. Dividere in cartelle l’archivio è il primo passaggio per un’organizzazione intelligente, purché sia sensato il livello di cartelle e sottocartelle rispetto alle esigenze reali. I file devono essere salvati solo all’interno delle ultime sottocartelle, e nel loro nome devono essere omesse diciture ridondanti mentre devono essere incluse le informazioni essenziali. Supponiamo di dover archiviare delle relazioni che possano essere positive o negative, e che ci interessi particolarmente l’autore e la possibilità di ordinarle per data (nel qual caso va utilizzato sempre il formato AAMMGG): una directory ben strutturata potrebbe essere C:Relazioni151124_Rossi_P; mentre una directory come C:RelazioniRelazione_Rossi_Positiva_del_24_novembre non sarebbe funzionale alle necessità dell’utente.

I RISCHI: L’IMPORTANZA DEL BACKUP

Come un archivio cartaceo è costantemente minacciato da incendi, allagamenti ed infestazione di insetti, anche i dati conservati elettronicamente sono esposti al rischio di rottura del supporto oppure di crash informatico, effetti che possono causare la perdita o la corruzione dei dati. E’ quindi fondamentale, periodicamente, effettuare salvataggi su supporti diversi dello stesso identico contenuto; così che in caso di danneggiamento i dati persi siano facilmente recuperabili attraverso una semplice recovery. E’ altamente consigliabile conservare gli storage device di produzione e di backup in due luoghi separati e più possibile distanti tra loro, per limitare al massimo i rischi di perdita di entrambi i supporti in caso di eventi naturali distruttivi.

LA SICUREZZA DEL CLOUD

I provider di servizi informatici hanno sviluppato la tecnica Cloud, che permette di possedere archivi digitali online. Attraverso la tecnologia della nuvola, viene messa a disposizione dell’utente una certa quantità di GigaByte utilizzabile per il salvataggio dei propri documenti. Il vantaggio essenziale di questa tecnologia risiede nella consultazione dei dati, effettuabile da qualsiasi supporto ed in qualsiasi luogo, a condizione di possedere una connessione ad internet. Nell’impiego di questa tecnologia, infatti, il disco su cui sono effettuati i salvataggi non è fisicamente accessibile per l’utente, che però può consultare la propria porzione di storage di fatto utilizzando dello spazio digitale. In termini di spazio, visto il livello totale di virtualizzazione dell’archivio, il vantaggio è ancora superiore rispetto al salvataggio su hard disk che richiede la conservazione in luogo sicuro e, soprattutto, backup periodici (che anche in caso di utilizzo di un cloud, male non fanno…).

ARCHIVIAZIONE DIGITALE: I SERVIZI ESISTENTI
Apple, per i propri utenti, ha creato per prima la tecnologia cloud fornendo un web storage a chi possedesse un Mac e rendendo così accessibili i file da tutte le periferiche, come iPad o iPhone. Microsoft è rimasta al passo con la concorrenza, sviluppando OneDrive per PC. Anche online è facile reperire porzioni di storage presso realtà professionali che offrono quale principale servizio l’archiviazione digitale di documenti: non mancano le soluzioni open source, con limiti di spazio disponibile, che però sono in grado di offrire i tipici vantaggi della nuvola con un elevato livello di personalizzazione del software. Se il file system del sistema operativo non soddisfa le esigenze di archiviazione, ad esempio per difficoltà ad organizzare gli indici, esistono software di questo tipo anche gratuiti facilmente reperibili online che consentono una totale libertà di organizzazione degli archivi.