https://www.libertycommerce.it/blog/2015/12/archiviazione-documenti-contabili/
Vai al contenuto

Archiviazione documenti contabili

Archiviazione documenti contabiliI numerosi documenti amministrativi che vengono prodotti nell'esercizio di un'attività professionale, tanto quanto di una vita privata, devono essere obbligatoriamente conservati per un tempo predefinito, talvolta anni. La naturale conseguenza di tali obblighi legali impone una regolare archiviazione dei documenti contabili; il che a sua volta comporta un impegno ed un dispendio di spazio, tempo ed energie. L'incombenza può essere alleggerita attraverso la miglior logistica o la digitalizzazione degli archivi, nell'ambito di un'attività di archiviazione in casa come in ufficio.

ARCHIVIO CARTACEO: A COSA SERVE E COME SI USA
Poiché il legislatore impone dei termini minimi di conservazione dei documenti, per chi accumula importanti volumi di incartamenti è opportuno organizzare un archivio strutturato. A seconda della praticità e degli spazi disponibili, si possono utilizzare faldoni o cardex: l'impegno, in entrambi i casi, prevede un assiduo e dispendioso lavoro di inserimento dei nuovi documenti in archivio, di riordino di quelli già esistenti e, annualmente, di eliminazione degli incartamenti che possono essere distrutti. Quest'ultima attività in particolare riveste grande importanza nella gestione degli spazi e rappresenta un impegno ingente in termini di fatica.

ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA: COS'E', A COSA SERVE E COME SI USA
Il legislatore ha adeguato l'approccio burocratico dello Stato all'innovazione tecnologica, consentendo l'impiego degli strumenti informatici nell'archiviazione dei documenti contabili. E' quindi possibile, per privati ed aziende, sottostare alle prescrizioni legali senza dover mantenere un voluminoso ed impegnativo archivio cartaceo: è sufficiente possedere uno scanner e dei supporti storage (penne USB o hard disk esterni) per rimpiazzare totalmente il vecchio archivio con uno elettronico.

Le pezze giustificative conservate in formato elettronico sono più facilmente reperibili in caso di bisogno (sarà sufficiente stabilire un metodo di denominazione dei file univoco e funzionale), non esposte al rischio di deterioramento -concreto soprattutto nei documenti contabili da trattenere per diversi anni, come le bollette telefoniche- e al sicuro da rischi come incendi e allagamenti.

E' buona norma provvedere ad un backup periodico a brevi intervalli per avere la certezza di poter effettuare una recovery in caso di perdita o corruzione dei file immagine salvati; oltretutto conservare i device su cui risiedono i salvataggi in luoghi diversi tutela l'archivio dai rischi ambientali.

PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
Il legislatore ha imposto delle metodologie da applicare nell'archiviazione sostitutiva per garantire l'integrità degli archivi informatizzati: supponendo l'archiviazione di una fattura elettronica, su questa dovrà essere apposta una firma digitale qualificata ed il file dovrà essere opportunamente indicizzato (il che faciliterà future ricerche per campi diversi, dal numero della fattura alla ragione sociale del cliente). Un determinato numero di fatture andrà a costituire un lotto, generalmente rappresentativo di un periodo di tempo, il quale dovrà poi essere chiuso con opportuna certificazione (marca temporale) e firma elettronica qualificata.

I SUPPORTI TECNICI PER L'ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTI CONTABILI
Per la gestione della contabilità famigliare è più che sufficiente dotarsi di opportuni storage device che siano in grado di ospitare il volume di dati desiderato dall'utente: le scansioni effettuate e salvate saranno ordinate secondo i principi del sistema operativo in uso, quindi già funzionali per un uso domestico dell'archivio. I documenti contabili relativi all'attività d'impresa, invece, sia per ragioni legali che funzionali richiedono l'impiego di un software per la loro archiviazione.

Gli applicativi necessari per la creazione di un archivio sostitutivo di documenti contabili sono facilmente reperibili online, anche in versioni free, e consentono di creare indici più complessi rispetto al solo file system del sistema operativo. Esistono anche dei provider ai quali affidare totalmente la gestione dell'archivio: queste aziende specializzate creano il catalogo di documenti e conservano fisicamente i dischi, occupandosi anche della manutenzione e dell'aggiornamento dell'archivio.

LEGALITA' ED ARCHIVI ELETTRONICI: RIFERIMENTI NORMATIVI
Il legislatore si è diffusamente dedicato alla materia ed ha allineato le normative alle crescenti esigenze di ragione economica, logistica e, nondimeno, ambientale che vengono soddisfatte dal più ampio utilizzo di archiviazione sostitutiva; naturalmente i documenti contabili rappresentano il più rilevante volume di incartamenti e la loro digitalizzazione reprime gli usi smodati di carta e le perdite di risorse necessarie al mantenimento di un vecchio schedario. La tematica, piuttosto complessa dal punto di vista legale, è stata affrontata già nel 2000 con il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa, successivamente abrogato e sostituito dal Codice dell'Amministrazione Digitale, che tratta il tema dell'archiviazione sostitutiva dei documenti contabili al Capo III (art. 40 e seguenti).

La Gazzetta Ufficiale della Repubblica, il 3 febbraio 2004 ha trascritto il decreto del 23 gennaio del Ministro dell'Economia e delle Finanze, denominato "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto", incrementando la normativa vigente con nuove disposizioni relative specificatamente ai rapporti con l'Erario intrattenuti per mezzo di giustificativi digitali. Nello stesso anno, l'ente preposto (il CNIPA) ha emanato una propria deliberazione con valore di regolamento sul tema delle tecniche di riproduzione e conservazione di atti contabili; specificando dettagliatamente le modalità da adottare al fine della produzione di documenti digitali e della corretta tenuta del relativo archivio.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmailby feather

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *