Fattura elettronica errata- Guida operativa

Che cos’è la fattura elettronica

Una fattura elettronica è una fattura equivalente in tutto e per tutto ad una cartacea, ma è caratterizzata dall’essere inviata tramite mezzo elettronico, prevalentemente email.
Tuttavia, per avere validità oggettiva, ossia per essere considerata al pari di un documento cartaceo originale, è necessario che essa sia realizzata in un formato che ne garantisca l’integrità e non ne permetta la modifica. Per questo motivo i formati più utilizzati per le fatture elettroniche sono il PDF o formati specifici, quali l’EDIFACT, l’XML o altri.
Il fatto che le fatture elettroniche non possano essere alterate è fondamentale, perché assicura l’autenticità del documento.
L’inalterabilità delle fatture elettroniche può essere tuttavia un’arma a doppio taglio, soprattutto in caso di errori. Per questo motivo è fondamentale sapere come comportarsi nel momento in cui ci si accorge di avere inviato fatture con dati ed informazioni errate.

La trasmissione delle fatture elettroniche

I problemi maggiori legati ad errori nella fattura elettronica riguardano soprattutto i documenti inviati alle Pubbliche Amministrazioni. Quando viene emessa una fattura elettronica per una PA, essa viene intercettata dal Sistema di Interscambio (SDI)che ne controlla l’integrità e la correttezza e, in caso di mancanza di errori, la inoltra all’ufficio destinatario.
Le fatture elettroniche emesse hanno riportato spesso errori, alcuni di tipo facilmente identificabile e facilmente correggibile, perché si trattava soprattutto di errori di forma, altri più complessi da comprendere. Questi ultimi rendono altrettanto complesso il processo di correzione a meno di non avere una guida che permetta di riconoscere facilmente il significato dei Codici Errore.
Per comprendere al meglio le diverse tipologie di errori possibili bisogna prima comprendere quali sono i passaggi che compie una fattura elettronica nel momento in cui viene rilasciata dal mittente e prima di essere consegnata al destinatario, in particolare quando il destinatario è un qualunque ufficio della Pubblica Amministrazione. Ad essere coinvolti nel ‘viaggio’ di una fattura elettronica sono tre elementi: il trasmittente, il Sistema di Interscambio e l’ufficio destinatario.

Il perno della trasmissione è il Sistema di Interscambio, che effettua il primo controllo della fattura e, in caso non rilevasse errori, la inoltra all’ufficio cui è destinata. Contemporaneamente, il Sistema di Interscambio inoltra al trasmittente una Notifica di Consegna, come ricevuta dell’avvenuta consegna. Tale ricevuta non assicura sull’accettazione della fattura da parte dell’ufficio cui era indirizzata la fattura stessa: infatti, l’ufficio destinatario, dovrà effettuare un ulteriore controllo e, se non viene riscontrato nessun problema, dovrà inviare al trasmittente una Notifica di Esito Positivo entro 15 giorni dall’avvenuta consegna. La mancanza della Notifica di Esito Positivo entro i 15 giorni porterà il Sistema di Interscambio a trasmettere una Notifica di Decorrenza Termini.

Gli errori in una fattura elettronica

Quando si parla di errori in una fattura elettronica si intendono principalmente tre differenti possibilità, ossia un errore su fattura non ancora inviata, lo scarto da parte del Sistema di Interscambio oppure la mancata accettazione da parte dell’Ufficio della Pubblica Amministrazione cui la fattura è destinata.

Fattura non inviata

Gli errori su fattura non ancora inviata non presentano grandi difficoltà di soluzione, visto che questo tipo di documento può essere tranquillamente modificato dal trasmittente lasciando invariato il numero di fatturazione di quella errata che verrà considerata automaticamente annullata.

Fattura scartata dal Sistema di Interscambio

Più complesso è il caso di correzione quando la fattura elettronica viene scartata dal Sistema di Interscambio. Tuttavia, poiché la comunicazione dell’errore non avviene in modo descrittivo ma tramite un Codice di Errore, la comprensione del tipo di errore può risultare, in certi casi, un po’ complessa. Per questo motivo è bene imparare a conoscere gli errori, o meglio i codici che li definiscono, per comprendere poi quali correzioni applicare.

La denominazione delle fatture da inviare alla Pubblica Amministrazione deve soddisfare una serie di parametri, riportati sul sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-11.htm.
Se il nome del file inviato non segue tali direttive esso verrà scartato dal Sistema di Interscambio che comunicherà il Codice Errore 00001 “Nome file non valido”.
Questo tipo di errore non viene mai comunicato a quanti utilizzano il software di fattura elettronica LibertyCommerce , che nominano i file automaticamente con nomi conformi a quanto richiesto dalle direttive della Pubblica Amministrazione.

Il Codice Errore 00002 “Nome file duplicato” viene inviato dal Sistema di Interscambio quando questi riconosce che la fattura che si sta inviando presenta lo stesso numero progressivo di una fattura già trasmessa.
Questo significa che, qualora la Pubblica Amministrazione richiedesse un duplicato di una fattura già emessa o la correzione di una fattura precedente, bisognerà aggiornare il numero progressivo utilizzandone uno nuovo.

Nel caso il Sistema di Interscambio rilevasse una discrepanza tra documento inviato e documento firmato, allora invierà un Codice Errore 00102 “File non integro – firma non valida”. Correggere questo tipo di errore è molto semplice perché basterà verificare che la firma sia stata apposta nel modo corretto e sul documento giusto.

Quando il Sistema di Interscambio rileva errori relativi al certificato di autenticità o alla firma digitale, restituirà i seguenti Codici Errore: 00100, 00101, 00104 e 00107. Il primo, ossia il Codice Errore 00100 è relativo al “Certificato di firma scaduto”, il secondo al “Certificato di firma revocato”, il terzo ad un “Certificato di autenticità non affidabile”, il quarto ad un “Certificato di autenticità non valido”. Questo tipo di errore può essere risolto solo tramite l’intervento del fornitore della firma digitale, che potrà garantire maggiori dettagli su come reintegrare i certificati.

Se si utilizza un software di fatturazione obsoleto o non idoneo, si può generare un file che non viene riconosciuto dal Sistema di Interscambio che riporterò, quindi, un Codice Errore di tipo 00200 “File non conforme al formato”. Questo tipo di errore si può facilmente rimediare utilizzando formati che corrispondano alle direttive specificate al link sopra indicato.

Il Codice Errore 00305 indica un errore nell’anagrafica dell’ufficio di Pubblica Amministrazione cui è indirizzata la fattura (“Id Fiscale IVA del Cessionario Committente non valido”). In questo caso, per risolvere il problema basta contattare l’ufficio specifico e richiedere i dati corretti, assicurandosi che siano proprio quelli dell’ufficio (o del dipartimento) e non quelli dell’ente principale.

Un Codice Errore molto simile a quello precedente è il numero 00311 “Codice Destinatario non valido“. In questo caso non è la Partita Iva ad essere errata, ma proprio il Codice con cui viene indicato l’ufficio specifico della Pubblica Amministrazione. Anche in questo caso è importante che sia indicato il codice specifico dell’ufficio e non quello dell’ente

Il Codice Errore 00400 “sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura” riporta un errore nel calcolo dell’IVA, errore facilmente correggibile controllando le impostazioni ossia correggendo il valore dell’IVA.

In alcuni casi, si può verificare che una fattura accettata dal Sistema di Interscambio sia poi rifiutata dall’ufficio di competenza per cui la fattura, una volta corretta, venga inviata nuovamente. Si possono allora ricevere i Codici di Errore 00404 e 00409 (“Fattura duplicata” e “Fattura duplicata nel lotto”). Come già per il codice di errore 00002, per evitare questo tipo di problema si dovrà creare una nuova numerazione della fattura.

L’elenco completo dei codici errore, più o meno comuni, può essere visualizzato all’indirizzo: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Elenco_Controlli_V1.1.pdf

Fattura rifiutata dall’ufficio di destinazione

Alcune fatture possono superare il controllo del Sistema di Interscambio, ma essere rifiutate dall’ufficio di Pubblica Amministrazione cui sono destinate. Si verificano questi casi quando la fattura è perfetta dal unto di vista tecnico ma vi sono errori negli importi, nella ritenuta d’acconto o in altre voci il cui dettaglio è conosciuto solo dall’ufficio di destinazione.
In questo caso l’ufficio rifiuta la fattura allegando, alla Notifica di Esito Negativa il dettaglio dell’errore. Il trasmittente dovrà allora provvedere a correggere la fattura e inviarla nuovamente facendo attenzione, per non incappare nei Codici Errore di cui sopra, a mantenere la stessa data e numero di fattura della fattura precedente ma ad aggiornare il numero progressivo del file che denomina la nuova fattura.

Successivamente ad una Notifica di Decorrenza Termini, una Pubblica Amministrazione può rendersi conto di un errore in fattura: in questo caso dovrà contattare il trasmittente per effettuare una richiesta di nota di credito con fattura elettronica o che venga inviata una nuova fattura con le correzioni. Qualora si verificasse questa situazione è importante ricordare che la nuova fattura dovrà essere completamente differente da quella errata, anche nella data e nel numero di fatturazione e, naturalmente, nel numero progressivo del file.
Questo tipo di correzione non può essere effettuata se non siano trascorsi i 15 giorni di decorrenza dei termini.