In informatica, con il termine “backup” si indica la copia di sicurezza o di riserva , di materiale informativo archiviato nella memoria di massa dei computer, effettuata per prevenire la perdita definitiva dei dati in caso di eventi malevoli accidentali o intenzionali. Il backup può essere fatto su un qualunque supporto di memorizzazione sia esso una semplice stazione di lavoro oppure un server locale o remoto, un hard disk portatile o una piccola chiavetta USB: tutto dipende dalla dimensione dei files da salvare e dall’importanza dei dati. 

L’attività di backup è un aspetto fondamentale della gestione di un computer: in caso di guasti, manomissioni, furti, ecc., ci si premura che esista una copia dei dati, assicurando quindi un ripristino del sistema alla condizione preesistente l’evento infausto.

In linea di massima, ogni computer è dotato di un sistema operativo che prevede già l’esecuzione di un backup – parziale o totale – del sistema, ed è quasi sempre impostato in maniera automatica e svolto normalmente con una periodicità stabilita dall’utente (per esempio una volta al giorno o alla settimana); tuttavia, quasi tutti i software hanno un proprio sistema di backup dedicato che consente il salvataggio delle directory specifiche, magari effettuato in remoto, al fine di prevenire anche i casi più estremi come la perdita simultanea sia del pc che delle unità locali di backup.

Anche il software LibertyCommerce è dotato del suo sistema di backup che può essere di due tipi:

• Backup in locale
• Backup in remoto

Il backup locale è una funzione disponibile dal momento dell’installazione del programma; di default, il backup è settato per andare in esecuzione tutti i giorni alla stessa ora (le 13:00), anche se il gestionale non è in funzione. La copia dei dati viene fatta in una directory locale ma, per decisione dell’utente, può essere spostata su un qualsiasi dispositivo esterno (per esempio una chiavetta usb).

Il backup in remoto, invece, è un servizio a pagamento che prevede la corresponsione di un canone annuale pari a 89 € grazie al quale si ha la certezza di salvare ad intervalli regolari il proprio database (criptato con una password che decidete voi prima dell’invio) aziendale sul server di LibertyLine salvaguardandosi così dal rischio di poter perdere dati preziosi nel caso di malfunzionamenti o guasti. La copia del database viene crittografata con una password scelta dall’utente prima di essere inviata al server; così facendo vengono assicurati i più elevati standard di sicurezza in rispetto a tutte le leggi sulla privacy.

 Vediamo ora nel dettaglio come è strutturata la maschera di gestione backup.

Dal menù principale del programma – barra in alto, voce “backup” – o dal pulsante posizionato in basso al centro, o ancora con  F4 dalla tastiera, si apre la maschera di gestione dei backup sia locali che remoti. Si distinguono qui le finestre riepilogative e i pulsanti sulla destra.

La finestra in alto mostra tutti i backup pianificati, poiché è possibile crearne più di uno con orari e cadenze differenti; sulla destra si trovano invece i pulsanti relativi all’aggiunta di una nuova pianificazione, alla sua eventuale modifica o eliminazione.

Nella seconda finestra, invece, sono visualizzati tutti i backup che hanno avuto seguito in base alla pianificazione suddetta, con la data e l’ora di creazione e la dimensione. A lato i relativi pulsanti di gestione: “Crea backup“, consente di impostare i parametri per un backup immediato (a differenza del pulsante  “aggiungi” della pianificazione, dove occorre impostare anche data e ora di esecuzione della copia file). Se oltre al file .Mdb che contiene il database di LibertyCommerce si desidera salvare copia anche dei files allegati (scansioni dei documenti, immagini ecc) bisogna aggiungere la spunta sui check predisposti. La selezione fra backup locale e remoto, invece, è ovviamente consentita solo se il canone annuale risulta pagato, diversamente l’unica voce attiva risulta “locale“.

Il pulsante “copia backup” permette di selezionare uno dei files presenti nella finestra e copiarlo su altro supporto (per esempio su una chiavetta usb) per disporne diversamente dal pc in uso, mentre “Ripristino” sostituisce con il file evidenziato in colore blu, il file attualmente in uso dal software LibertyCommerce.

Attenzione!!! Con questo tipo di operazione tutte le movimentazioni effettuate fra la data e l’ora del backup scelto e il ripristino stesso, andranno perse, pertanto occorre accertarsi bene prima di procedere.

 Terminiamo con uno sguardo alla finestra delle impostazioni. Da qui si può scegliere di modificare la directory in cui il programma va a salvare il file di backup, quindi anche il dispositivo su cui salvare. Si sceglie il numero di salvataggi da conservare prima della sovrascrittura, e si imposta la password di crittografia per i soli backup in remoto..

Vi ricordo, infine, che il software LibertyCommerce è un multi-azienda quindi deve esistere almeno un backup pianificato per ogni azienda aperta nel programma (se naturalmente ne esiste più di una!). Nella finestra di riepilogo dei Backup, nel sotto menù “cronologia operazioni” è possibile controllare su quale azienda si è registrato il salvataggio e il suo esito.

Detto questo, Vi prego di non sottovalutare il servizio di backup remoto perché è un’assicurazione preziosa per la vostra azienda. Pensate solo a quanto tempo occorrerebbe per re-inserire gli innumerevoli articoli di magazzino registrati negli anni, corredati di tutte le foto, gli allegati di documenti e fatture passive….gli scadenzari, le statistiche di vendita…..tutto andrebbe perduto se per un evento fortuito (un atto di vandalismo, un furto, un incendio, un terremoto o un’alluvione che di questi tempi purtroppo sono all’ordine del giorno!) le vostre dotazioni informatiche venissero meno.

Ricordate, quindi,  di sottoscrivere il servizio di Backup remoto: una piccola cifra per una grande tranquillità!