Qualsiasi soggetto economico, sia esso un piccolo artigiano, un professionista, o una grande azienda effettua quotidianamente delle operazioni con denaro contante: affronta piccole spese (la sosta dell’auto aziendale nel parcheggio automatico, l’acquisto di beni di valore irrisorio per i quali non è possibile richiedere fattura ecc), così come incassa direttamente dai propri clienti assegni o contanti a saldo di fatture. Tutti questi movimenti devono necessariamente essere tracciati in un registro che tenga conto, innanzi tutto, se si tratta di un’operazione in entrata o uscita e poi, della data del movimento, dell‘importo e della descrizione ovvero la ragione per cui la transazione si è verificata. Completano il tutto eventuali note ad integrazione delle voci sopra riportate (come riferimenti a n. di scontrino o fattura) e il saldo totale cassa aggiornato.
Poiché la prima nota cassa non è un documento fiscale, essa può essere strutturata come meglio si crede; il fine ultimo è disporre di un “promemoria” per il commercialista che dovrà ufficializzare i dati in quella che è la contabilità vera e propria. Così, per chi preferisce, è utile inserire anche i movimenti bancari, visto che spesso il contante è versato sul conto corrente bancario come pure dallo stesso conto corrente vengono, invece, prelevati contanti in caso di necessità. Periodicamente, l’amministrativo avrà il compito di verificare con gli estratti conto della banca i movimenti registrati in modo che tutto sia corrispondente a quanto riportato in prima nota.
Ma come è più opportuno strutturare una prima nota? Bene, diciamo che per praticità d’inserimento e rapidità di consultazione, è consigliato impostare la prima nota con una serie ordinata di dati raccolti in una tabella (o griglia quale che la si voglia chiamare) le cui colonne prevedano:
DATA OPERAZIONE DESCRIZIONE ENTRATA USCITA NOTE E RIF.
In ciascuna riga, invece, va inserita una singola operazione nella cui descrizione sia ben evidente il tipo di attività svolta; l’importo sarà inserito nella colonna “entrata” se il denaro è stato incassato, mentre sarà inserito nella colonna “uscita” se è stato impiegato per pagamenti o acquisti di beni e servizi. Nelle note e riferimenti, invece, possono essere integrati tutti quei dettagli utili a tenere una contabilità precisa ed infallibile come i riferimenti ai documenti saldati, i numeri identificativi di un’operazione – come i numeri di CRO di un bonifico, il numero di un MAV o di un RAV ecc…-. Spesso è utile inserire a margine anche la colonna SALDO per avere sempre sott’occhio il saldo del denaro presente in cassa senza doverlo contare ogni volta.
Ogni qualvolta si movimenta del denaro è necessario effettuare la registrazione corrispondente per evitare dimenticanze o inesattezze: si tende così ad affidare ad un’unica persona l’incarico, proprio per evitare che troppe “mani in cassa” generino scompensi o errori. Se l’organizzazione aziendale prevede più operatori autorizzati al maneggio della cassa, nella prima nota occorre indicare anche il nome di colui che ha effettuato l’operazione per ogni riferimento futuro.
Ma quali sono gli strumenti più indicati per tenere la prima nota? Da sempre, i contabili hanno gestito la cassa contanti con un “quadernetto” che, penna alla mano, consentisse la registrazione immediata delle operazioni. Ma questo sistema, in un mondo informatizzato quale quello dei nostri giorni, risulta essere un po’ obsoleto e inadatto anche perché i saldi sono necessariamente calcolati con la calcolatrice. Non solo: la raccolta di tutti i movimenti aziendali di rilevanza per il commercialista devono essere raccolti in un unico documento quindi si rende necessario redigerlo ripetendo l’inserimento con dispendio di tempo ed energie (e denaro). Perché, quindi, non avvalersi di un software multifunzionale come il software LibertyCommerce che in un unico gesto raccoglie tutte le informazioni delle attività di cassa e quelle legate all’amministrazione quotidiana dell’azienda (la fatturazione attiva e passiva, i corrispettivi – se presenti – la gestione delle RIBA e di tutte le altre forme di pagamento ecc.)?
Vi rimando pertanto all’articolo specifico della prima nota di LibertyCommerce per comprendere come questo sia lo strumento più adatto alle vostre necessità.
