Se hai già un catalogo prodotti, un listino fornitore o un vecchio archivio in
Microsoft Excel o CSV, non è necessario inserire manualmente ogni articolo.
LibertyCommerce dispone di una funzione di importazione che permette di leggere il file,
associare le colonne ai campi del magazzino e trasferire molti dati in un’unica operazione.
prepara un file ordinato, con una riga per ogni articolo e una colonna per ogni informazione;
scegli il file da LibertyCommerce, associa le colonne ai campi corrispondenti, verifica le opzioni
di importazione e soltanto dopo avvia il caricamento. Prima dell’importazione LibertyCommerce
esegue un backup di sicurezza.
Quando è utile importare il magazzino da Excel o CSV?
L’importazione è particolarmente utile quando devi iniziare a utilizzare un nuovo gestionale,
ricevi periodicamente un listino prodotti dal fornitore oppure disponi già di centinaia
o migliaia di articoli organizzati in un foglio elettronico.
Passaggio da un altro gestionale
Se il vecchio programma consente di esportare gli articoli in Excel o CSV, puoi utilizzare il file come base per popolare il magazzino di LibertyCommerce.
Listino del fornitore
Puoi partire da un file contenente codici, descrizioni, prezzi e altre informazioni fornite dal tuo distributore o produttore.
Creazione iniziale del catalogo
Se hai organizzato il catalogo in Excel, l’importazione evita di creare manualmente una scheda articolo alla volta.
Come deve essere preparato il file Excel prima dell’importazione?
La qualità del file di partenza è fondamentale. Un foglio ordinato rende l’associazione dei campi più semplice
e riduce il rischio di importare dati nella colonna sbagliata.
Come organizzare correttamente il foglio
- usa una riga per ogni articolo;
- usa una colonna per ogni tipo di informazione, ad esempio codice, descrizione, prezzo, aliquota IVA o categoria;
- mantieni la stessa struttura per tutte le righe;
- evita righe completamente vuote all’interno dell’elenco;
- evita celle unite, intestazioni intermedie, subtotali e testi decorativi dentro la tabella;
- controlla che codici articolo e barcode non vengano alterati automaticamente da Excel;
- verifica con particolare attenzione prezzi, IVA, quantità e separatori decimali.
Excel può interpretare alcuni valori come numeri. Un codice come 001234, per esempio,
rischia di diventare 1234. Prima dell’importazione verifica che codici articolo,
codici fornitore ed eventuali barcode siano rimasti esattamente come nel file originale.
Quali dati si possono importare?
Le informazioni disponibili dipendono dalla struttura del file e dai campi previsti dalla procedura di importazione.
In genere il file può contenere dati come codici, descrizioni, categorie, informazioni del fornitore,
prezzi di acquisto, listini di vendita, aliquota IVA, quantità e altre informazioni dell’anagrafica articolo.
Non è necessario che il file utilizzi gli stessi nomi di colonna di LibertyCommerce:
durante la procedura puoi indicare a quale campo del gestionale corrisponde ciascuna colonna del tuo foglio.
| Nel file Excel | Esempio di utilizzo |
|---|---|
| Codice articolo | Identifica l’articolo nel catalogo. |
| Descrizione | Nome o descrizione commerciale del prodotto. |
| Categoria | Permette di classificare gli articoli durante l’importazione. |
| Prezzo di acquisto | Può essere utilizzato per valorizzare il costo del prodotto secondo le opzioni disponibili. |
| Prezzi di vendita | Possono alimentare i listini previsti dalla procedura. |
| IVA / quantità / fornitore | Altri dati possono essere associati quando presenti e compatibili con la procedura utilizzata. |
Procedura di importazione del magazzino in LibertyCommerce
1. Controlla e salva il file di origine
Prima di aprire la procedura di importazione, controlla il foglio e conserva sempre una copia del file originale.
Se devi modificarlo per adattarlo all’importazione, lavora preferibilmente su una copia.
2. Apri la funzione di importazione del magazzino
Dal gestionale accedi alla funzione dedicata all’importazione degli articoli e seleziona la tipologia di articolo
da importare. L’interfaccia permette di impostare diverse opzioni prima di avviare il caricamento effettivo.
3. Associa le colonne del file ai campi di LibertyCommerce
Dopo aver scelto il file, indica quali colonne devono essere importate e a quali campi corrispondono.
È questo il passaggio più importante: un’associazione errata può inserire, per esempio, un prezzo nel campo sbagliato
o attribuire un codice a una diversa informazione.
Non devi necessariamente importare tutte le colonne presenti nel foglio. Puoi selezionare solo le informazioni
che ti servono.
4. Decidi come trattare gli articoli già presenti
La procedura mette a disposizione opzioni che consentono di stabilire se gli articoli già presenti devono
rimanere invariati oppure essere aggiornati. Questa scelta è particolarmente delicata quando stai importando
un nuovo listino di un fornitore dentro un magazzino già utilizzato.
Controlla quindi con attenzione le opzioni relative alla modifica degli articoli esistenti, alle quantità,
alle descrizioni, alle categorie e agli altri campi disponibili nella versione del programma che stai utilizzando.
importare un file per creare un magazzino nuovo è diverso dall’utilizzarlo per aggiornare articoli già presenti.
Prima di modificare in blocco prezzi, costi, quantità o descrizioni, verifica con attenzione le opzioni selezionate.
5. Imposta eventuali valori predefiniti
Se nel file manca un’informazione necessaria alla procedura, LibertyCommerce consente in diversi casi
di impostare valori predefiniti, come categoria, aliquota IVA, fornitore o altri dati previsti dalla schermata.
In questo modo non è sempre necessario aggiungere manualmente la stessa informazione a centinaia di righe del file.
6. Prima fai una prova su una copia del database
Quando devi importare un catalogo importante o aggiornare molti articoli, consigliamo di effettuare prima
una prova su un database vuoto oppure su una copia del database reale.
In questo modo puoi verificare il risultato senza rischiare di modificare il magazzino utilizzato ogni giorno.
7. Avvia l’importazione
Dopo aver verificato associazioni e opzioni, puoi avviare l’importazione.
Prima di effettuare il caricamento LibertyCommerce esegue un backup di sicurezza,
utile nel caso sia necessario ripristinare la situazione precedente con l’assistenza di un tecnico.
8. Controlla il risultato
Non considerare conclusa l’operazione appena termina l’importazione. Apri alcuni articoli del catalogo e controlla
codici, descrizioni, prezzi, IVA, categorie e quantità. È utile verificare sia articoli nuovi sia eventuali articoli
già presenti che dovevano essere aggiornati.
Esempio: importare un listino fornitore
Immagina di ricevere dal fornitore un file con queste colonne:
Codice fornitore – Descrizione – Categoria – Prezzo acquisto – IVA – Prezzo vendita.
Durante l’importazione puoi associare ogni colonna al relativo campo di LibertyCommerce,
decidere quali dati utilizzare e impostare le opzioni per gli articoli già presenti.
Se il file contiene colonne che non ti servono, puoi semplicemente non importarle.
Gli errori più comuni nell’importazione da Excel
File poco omogeneo
Righe vuote, celle unite, intestazioni ripetute o dati diversi nella stessa colonna rendono più difficile una corretta associazione.
Codici modificati da Excel
Zeri iniziali, codici molto lunghi o formati particolari possono essere alterati dal foglio elettronico senza che l’utente se ne accorga.
Prezzi e IVA non verificati
Prima dell’importazione controlla se i prezzi sono imponibili o IVA compresa e verifica che le aliquote corrispondano ai dati che vuoi utilizzare.
Aggiornare senza fare una prova
Un’importazione massiva può modificare molti articoli contemporaneamente. Una prova su una copia del database permette di vedere prima il risultato.
Excel o CSV: quale formato usare?
Entrambi i formati possono essere utili. Excel è comodo per controllare e modificare visivamente i dati;
il CSV è un formato semplice e molto diffuso per l’esportazione di cataloghi da altri programmi.
La scelta dipende soprattutto da come vengono forniti i dati e dalla struttura dell’archivio di partenza.
Più del formato conta la qualità della tabella: colonne coerenti, codici corretti,
una riga per articolo e valori controllati prima del caricamento.
Importare da Excel non significa continuare a gestire il magazzino con Excel
Il file Excel può essere un ottimo strumento per trasferire rapidamente un archivio esistente.
Dopo l’importazione, però, il vantaggio del gestionale è che gli articoli vengono collegati alle normali
operazioni aziendali: acquisti, vendite, DDT, ordini, inventario, barcode e movimentazioni di magazzino.
In questo modo le quantità non dipendono più da modifiche manuali sparse in diversi fogli,
ma vengono aggiornate attraverso le operazioni registrate nel software.
Devi trasferire il tuo magazzino da Excel a un gestionale?
LibertyCommerce permette di importare articoli da Excel o CSV e poi gestirli insieme a giacenze,
inventario, ordini, DDT, vendite, barcode e altre funzioni del magazzino.
Domande frequenti sull’importazione del magazzino
Posso importare il mio vecchio magazzino da Excel?
Sì, se l’archivio è disponibile in un formato Excel o CSV compatibile e i dati sono organizzati in modo coerente.
La procedura consente di associare le colonne del file ai campi previsti da LibertyCommerce.
Devo importare tutte le colonne del file?
No. Puoi scegliere i dati utili e associare solo le colonne che vuoi utilizzare nell’importazione.
Posso importare un listino fornitore per aggiornare articoli già esistenti?
La procedura mette a disposizione opzioni per gestire gli articoli già presenti. Poiché un aggiornamento massivo
può modificare molti dati, è importante verificare attentamente quali campi verranno aggiornati e fare prima una prova.
LibertyCommerce esegue un backup prima dell’importazione?
Sì. La procedura effettua un backup di sicurezza prima dell’importazione, così da disporre di una situazione precedente
qualora fosse necessario un ripristino.
È meglio fare prima una prova?
Sì, soprattutto per cataloghi grandi o aggiornamenti di listino. È consigliabile provare l’importazione su un database
vuoto o su una copia del database reale e controllare il risultato prima di lavorare sull’archivio operativo.
Posso usare anche un file CSV?
Sì. LibertyCommerce dispone di funzioni di importazione da CSV ed Excel; la struttura dei dati deve comunque essere
verificata prima del caricamento.
L’importazione è utile quando cambio software gestionale?
Sì. Se il vecchio software permette di esportare il catalogo in Excel o CSV, l’importazione può ridurre molto
il lavoro necessario per ricreare manualmente il magazzino.