Nel software è possibile abilitare un utente “responsabile” per approvare i pagamenti verso i fornitori, in questo modo un utente non abilitato non potrà segnare pagata una fattura nello scadenzario a meno che non sia stata approvata dal responsabile.
Per farlo, per prima cosa, bisogna andare direttamente dalla pagina iniziale del software su Configurazioni > Documenti e mettere la spunta su Abilita l’approvazione dei pagamenti verso fornitori
Successivamente dalla pagina iniziale del software su Strumenti > Utenti utilizzatori LibertyCommerce si sceglie l’utente che deve avere i permessi. Si va su Pagamenti e si spunta Approvazione pagamenti.
Si controlla che tutti gli altri utenti non abbiano la spunta, ovviamente.
N.B: Possono esserci più utenti responsabili, ma per sbloccare i pagamenti sarà necessario che tutti gli utenti con l’abilitazione eseguano la procedura di approvazione dei documenti altrimenti la fattura risulterà Parzialmente approvata e non si potrà comunque mettere pagata nello scadenzario.
Procedura di approvazione pagamenti passivi
Una volta ricevute e registrate le fatture passive andranno direttamente nello Scadenzario.
Andando sullo scadenzario avremo quindi la lista delle fatture da pagare, in questo caso precedute da un quadratino rosso poiché saranno ancora da approvare. Infatti se provi a cliccarci sopra per segnarla come pagata ti uscirà un messaggio di errore.
Se sei quindi l’utente con i permessi da responsabile dovrai andare da Scadenzario > Opzioni (in alto a sinistra) > Approvazione pagamenti passivi e ti si aprirà la finestra di gestione.
Mettendo la spunta nella colonna Approva il quadratino davanti diventerà verde nel caso sia Approvato e giallo in caso di approvazione parziale.
Sarà quindi sufficiente cliccare su esci e saldare la fattura come sempre.
