Questa sessione del programma è interamente dedicata alla gestione della riparazione presso il centro assistenza dove il cliente ha lasciato in visione il bene difettoso. La maschera principale, quindi, è strutturata in modo da poter raccogliere tutte le informazioni utili e necessarie ad un servizio organizzato ed efficiente. Vediamola in dettaglio:
Dopo aver verificato che le date di apertura e chiusura stimata intervento (proposte in automatico secondo quanto inserito nelle impostazioni di base di “interventi e riparazioni) siano corrette, si passa all’inserimento del nome del cliente che deve avvenire attraverso la scelta nell’archivio di LibertyCommerce.
Come sempre, se il cliente è nuovo, il pulsante relativo, posto immediatamente sulla destra, permette d’inserirlo senza particolari difficoltà. A seguire la riga di “Descrizione” consente di specificare il bene che è oggetto di riparazione; può essere inserita una descrizione libera oppure accedere, con un clic sul pulsante, al magazzino dove scegliere l’articolo appropriato; in questo caso il campo “codice articolo fornitore” si riempie in automatico con il codice del bene importato, mentre se nella descrizione per ipotesi fosse inserito un articolo non importato dal magazzino, tale campo si aggiorna con un codice random. Al contrario, il codice seriale è inserito manualmente e rappresenta un dato fondamentale nell’identificazione dell’oggetto da ritirare ed evita spiacevoli errori o scambio di prodotti simili. Il flag sulla dicitura “Garanzia” permette di gestire anche le riparazioni che non sono soggette a spese.
I livelli di difficoltà, segnalati da colori differenti, possono determinare i tempi di attesa per la riconsegna del bene riparato, così come il pallino sull’urgenza che mette in priorità l’intervento. Il campo note, come sempre, è un campo libero per inserire dettagli importanti alla gestione della riparazione.
La sezione identificata dallo sfondo azzurro, corrispondente alla fase di accettazione, è così conclusa e cliccando sul pulsante ok si può dar seguito alla stampa del documento da rilasciare al cliente come ricevuta.
La seconda parte della scheda tecnica d’intervento, corrispondente alle sezioni “Operazioni” e “materiali usati“, è dedicata al personale specializzato che procede con la riparazione. Via via che l’operatore esegue il lavoro, inserisce in queste maschere le descrizioni sulla natura dell’intervento e le materie prime necessarie; si determina in questo modo il costo della riparazione in funzione del tempo impiegato e dei pezzi di ricambio usati.
La descrizione interna con tutto quanto il tecnico ritiene di dover specificare, può essere copiata pari pari nella sezione inferiore dove c’è la descrizione visibile al cliente; questa sarà anche il corpo fattura nel documento finale. Il pulsante che abilita la fatturazione, infatti, apre la finestra consueta di emissione nuovo documento (con le solite caratteristiche viste per LibertyCommerce) ma importa direttamente nel corpo fattura le righe di descrizione inserite nella scheda di riparazione, oltre che le righe inerenti i pezzi di ricambio usati e la manodopera espressa in ore.
Tutti gli interventi fatturati si chiudono automaticamente per quanto riguarda l’aspetto commerciale, mentre occorre richiamare la scheda e “flaggare” sulla dicitura “Chiuso tecnicamente” per considerare finita la riparazione che sarà anche archiviata nel momento in cui il bene è restituito e viene apposto il flag corrispondente.
Terminiamo segnalando che il riepilogo, in alto a destra nel riquadro verde, si auto-aggiorna tranne per la voce “Rimborso forfettario” che può essere inserita manualmente di volta in volta per quadrare la cifra finale o aggiungere importi non previsti nelle altre sessioni di computo.
