Il limite massimo assoluto per l’intera fattura elettronica (comprensiva di testo e allegati) è di 5 Megabyte (MB).
Tuttavia, dato che la fattura stessa occupa pochissimo spazio, puoi considerare 5 MB come il limite massimo per i tuoi allegati.
Ci sono però tre dettagli fondamentali da tenere a mente per evitare che la fattura venga scartata o che il destinatario abbia problemi a leggerla:
1. Il formato del file
Il Sistema di Interscambio (SdI) accetta solo file allegati in formati standard e sicuri. I più utilizzati e consigliati sono:
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PDF (il formato ideale per relazioni, contratti o fogli di calcolo firmati)
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TXT o XML
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TIFF, JPG o PNG (immagini)
⚠️ Attenzione: Evita assolutamente di allegare file eseguibili (come
.exe) o file compressi protetti da password, perché il sistema li scarterebbe immediatamente per motivi di sicurezza.
2. L’aumento del peso (Codifica Base64)
Quando inserisci un allegato nella fattura elettronica, il tuo software di fatturazione lo “traduce” in un testo speciale chiamato codifica Base64. Questo processo aumenta il peso del file di circa il 33%.
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Regola pratica: Se hai un documento da allegare, assicurati che sul tuo computer non superi i 3.5 MB, altrimenti una volta inserito nella fattura supererà la soglia dei 5 MB complessivi.
3. Come comportarsi con allegati grandi?
Se devi inviare documenti molto pesanti (come computi metrici, progetti firmati digitalmente o faldoni di giustificativi), la soluzione migliore non è allegarli direttamente alla fattura. Ti conviene caricare i file su un servizio di cloud (come Google Drive, Dropbox, OneDrive o uno spazio della tua azienda) e inserire il link per il download direttamente nelle note o nel corpo della fattura.