Gli articoli in magazzino possono essere gestiti per giacenza, per lotti e per matricola. La gestione dei lotti nel magazzino con data di scadenza riguarda articoli della stessa produzione, 
raggruppati in lotti di quantità diversa e identificati da un’etichetta. Esistono in commercio diversi software per la gestione dei lotti mediante l’identificazione delle scadenze, ( Libertycommerce ) utili per conoscere la data entro cui gli articoli in magazzino potranno essere utilizzati. Ad ogni lotto viene assegnato un codice identificativo che fa riferimento ad una data di scadenza.
Tale codice risulta valido per la vendita al banco, in quanto permette di scaricare l’articolo automaticamente dal magazzino. Con la corretta gestione dei lotti in entrata e in uscita si risale ai fornitori e ai clienti. Se gli articoli dei lotti risultassero difettosi, è possibile risalire rapidamente al fornitore e ai clienti ai quali gli articoli sono stati venduti. La validità della gestione dei lotti si riscontra nella tracciabilità del prodotto che risulta determinante per alcuni settori. In caso di catena alimentare o di vendita di farmaci, con i software di gestione del magazzino è possibile risalire rapidamente ai clienti che hanno acquistato alimenti o farmaci alterati con notevoli vantaggi in termini di salute.
Attivazione della gestione dei lotti e delle scadenze
I software di gestione dei lotti e delle scadenze presentano delle schede elettroniche per ogni articolo che viene stoccato in magazzino. Si tratta della carta d’identità dell’articolo o del lotto in cui sono inseriti i dati relativi al prodotto, alla provenienza, al codice identificativo, alla categoria merceologica. Inoltre, è presente un campo dedicato alla gestione delle scadenze dal quale è possibile accedere alla sezione ad esse riferita.
Da questa sezione è possibile svolgere operazioni di inserimento, modifica ed eliminazione dei lotti inserendo il codice identificativo e compilando gli opportuni campi. Queste operazioni sono fondamentali per la stampa corretta dei codici a barre degli articoli, collegati alla giacenza in magazzino. Il codice a barre, applicato all’articolo, viene letto elettronicamente durante la vendita e consente di scaricare direttamente l’articolo dal magazzino.
Per i prodotti privi di codice a barre, la vendita non può essere eseguita prima di aver cercato il lotto e la data di scadenza e ciò comporta notevoli perdite di tempo. La codifica del lotto assume quindi notevole rilevanza e deve essere inserita nel momento in cui risulta effettuato il carico nel magazzino. Il codice del lotto viene generato automaticamente dal software, anche se è previsto l’inserimento manuale sulle operazioni d’acquisto in cui il codice è stato attribuito dalle aziende di produzione.
Verifica dei lotti in scadenza
I software di gestione dei lotti con data di scadenza presentano il vantaggio di individuare gli articoli con scadenza entro una settimana. Il software indica all’operatore la presenza di articoli in scadenza mediante un avviso sul monitor, per consentire un imminente controllo del magazzino.
Aprendo la schermata relativa ai lotti in scadenza è possibile avere l’elenco degli articoli che risulteranno inutilizzabili a breve, in modo da prendere le decisioni di carico e scarico. Alcuni software consentono di visualizzare il campo di validità del lotto e il campo di scadenza del lotto. Il campo di validità del lotto è l’indicatore dei mesi oltre ai quali il lotto deve subire una verifica per continuare ad essere utilizzato.
Il campo di scadenza del lotto individua la scadenza effettiva, una data certa che rende inutilizzabile il prodotto. Il campo di validità è uno strumento utile per evitare di vendere prodotti alimentari o farmaci avariati anche se la loro scadenza risulta lontana nel tempo. L’articolo in corso di verifica si trova in quarantena e necessita dell’approvazione per ottenere lo sblocco del fermo. Una volta ottenuto lo sblocco è possibile venderlo, perché ha superato le prove d’idoneità.
