Documenti di trasporto
LibertyCommerce, come abbiamo visto, viene sempre incontro alle esigenze di tutti i suoi utenti grazie all’elasticità con cui affronta tutte le problematiche della gestione aziendale quotidiana.
Quest’oggi il nostro post vuole focalizzare l’attenzione su una funzione che riguarda, ancora una volta, la gestione dei documenti per ciò che concerne Quando i documenti di trasporto sono ancora in attesa di non ancora fatturati.
Come sappiamo, nel momento in cui un fornitore deve consegnare la merce ai suoi clienti ha due scelte: emettere una fattura immediata o, più semplicemente, un documento di trasporto al quale seguirà regolare fattura differita. Ogni azienda ha modus operandi diversi a seconda delle proprie esigenze amministrative; solitamente la fattura immediata è la soluzione preferita perché evidentemente abbatte i costi di gestione, ma per alcune realtà economiche potrebbe essere necessario accompagnare i beni con un documento viaggiante e contabilizzare successivamente la fattura relativa con prezzi e sconti pattuiti. Se poi, il volume d’affari è sostanzioso e i DDT sono molti, il supporto elettronico è indispensabile per non “dimenticarne” qualcuno.
LibertyCommerce affronta questa esigenza amministrativa con una applicazione che consente di tener sotto controllo i documenti di trasporto che sono stati emessi e per i quali è necessario emettere ancora fattura. Con pochi e semplici passaggi si trasforma il DDT in fattura e, volendo, la si trasmette direttamente via email al cliente in modo da ridurre comunque il cartaceo da stampare e abbattere i costi di lavorazione. Vediamo nel dettaglio come procedere.
Innanzi tutto, come sempre, dobbiamo impostare i giusti parametri nelle tabelle del programma. Dal menù a tendina della finestra principale “Tabelle / Causali Trasporto” accediamo alla maschera che consente di aggiungere, modificare e/o cancellare le causali di trasporto. A ciascuna di esse è abbinato un form che impone la scelta di una delle tre opzioni:
- documento fatturabile (è il caso della causale “vendita”) dove al documenti di trasporto deve seguire fattura differita;
- documento non fatturabile (causali come “sostituzione merce difettosa”) dove non seguirà l’emissione di fattura e dove non è previsto altro movimento contabile successivo;
- documento non fatturabile (“conto visione” e simili) dove non è prevista l’emissione di fattura differita ma altro movimento contabile per il quale occorre impostare un promemoria con scadenza (per esempio la restituzione del bene in conto visione).
Il programma, di conseguenza, allerterà l’utente con il promemoria al momento giusto oppure inserirà nella lista dei documenti di trasporto da fatturare quelli relativi a ciascun cliente. Se controlliamo, infatti, la maschera dedicata (Gestione documenti / DDT N.F.), vediamo:
- nella parte superiore, i criteri di ricerca, per nome cliente, per data, visualizza tutti;
- nella parte centrale: i riferimenti dei documenti di trasporto emessi per i quali occorre fatturare;
- nella parte inferiore: il dettaglio relativo al DDT selezionato sopra in blu che compare al click con il puntatore mouse.
I pulsanti “Trasforma in fattura differita” e “Trasforma in FD Elettronica” consentono, come dicevo prima, l’immediata conversione del DDT in fattura…..un rapido controllo dei dati, un’eventuale aggiunta di sconti, note ecc…e il gioco è fatto! Ovviamente, se allo stesso cliente si sono accumulati più DDT da fatturare, in un’unico documento è possibile importare tutti i sospesi, in modo da chiudere le partite aperte.
Ora, nella lista documenti della finestra principale di “Gestione Documenti” è visibile anche la fattura appena emessa: tasto destro del mouse e si apre il menù dal quale è possibile inviare via email al cliente copia della differita.
Tutto chiaro? Spero di si…..come sempre per qualsiasi necessità restiamo a disposizione e risponderemo ai vostri commenti con sollecitudine.
