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Scheda anagrafica agenti di vendita e liberi professionisti con LibertyCommerce

gestione_agenti_valigettaE per concludere il discorso iniziato un paio di post fa (vedi articoli del 23/01 e del 29/01), oggi osserviamo da vicino le schede anagrafiche relative all'agente di vendita e al libero professionista gestite con il software gestionale LibertyCommerce .

Scheda_libero_profInizierei proprio da quest'ultimo in quanto, alla fine, si tratta di un fornitore un po' speciale. La fornitura di servizi di consulenza e assistenza fiscale e legale (quindi avvocati, commercialisti, notai ecc) nonché di assistenza tecnica prestata da figure iscritte all'albo (penso ad esempio ai geometri) o ancora di consulenza medica (che per un'azienda può coincidere con i controlli resi obbligatori dalla legge per la prevenzione sulla salute dei lavoratori) implica l'emissione di una fattura da parte del libero professionista che contiene, al suo interno, non solo la descrizione della prestazione con il suo corrispettivo e l'IVA ma anche voci specifiche  legate al calcolo degli oneri previdenziali e della ritenuta d'acconto. Queste voci variano solitamente da categoria a categoria ma restano invariate relativamente al soggetto professionale a cui ci si rivolge. Pertanto, se da un lato è possibile registrare i documenti contabili nella sezione "Gestione Documenti - Nuovo - Registra fattura libero professionista" copiando ogni volta i dati contenuti in essi, dall'altra, inserendo nella scheda anagrafica di quel professionista la percentuale degli oneri previdenziali e della ritenuta d'acconto, si velocizza l'operazione di carico della documentazione perché il sistema in automatico la compilerà per noi ogni qualvolta si apra una nuova registrazione.

Vediamo adesso cosa succede quando la persona da inserire è un agente di vendita che lavorerà per la nostra azienda. I casi che si possono verificare sono due:

  1. il nominativo è già presente nell'archivio di LibertyCommerce perché prima di diventare per noi agente, quel soggetto era già cliente o fornitore della nostra azienda;
  2. il nominativo non è presente e deve essere quindi inserito ex novo.

Nella prima ipotesi è sufficiente entrare nella scheda anagrafica già esistente e segnare la spunta anche in corrispondenza della  voce "Agente". Senza ulteriori passaggi il programma aggiunge quel nome anche nella sezione AGENTI dove sarà possibile operare secondo le modalità che vedremo in un post futuro. Nella seconda ipotesi, invece, la scheda anagrafica deve essere proprio creata per cui si può seguire l'iter che poc'anzi vi ho illustrato, oppure entrare nella sezione "Agenti" e da lì procedere.

Noterete che nel momento in cui si appone il click nella check box dell'anagrafica Clienti - Fornitori - Agenti compare in automatico una nuova maschera denominata appunto "Scheda Agente" nella quale occorre configurare tutti i parametri necessari al calcolo delle provvigioni, all'abilitazione delle zone e delle città in cui egli può operare, delle categorie merceologiche che è autorizzato a vendere e i relativi listini  prezzi.scheda_agente_config

Nel dettaglio:

Zona - consente di abilitare ciascun agente ad una differente zona della propria o di altre città, in modo da non sovrapporre in maniera controproducente due o più agenti sulla stessa area. Nel caso la zona desiderata non sia ancora presente in elenco, si può aggiungere con facilità cliccando sul pulsante a lato "Nuova Zona"; un campo libero consente l'inserimento di qualsivoglia descrizione.

Listino associato - La scelta di un listino specifico in questa sessione fa si che l'agente trovi sul suo dispositivo il prezzario assegnato dalla sede e quindi agisca su di esso con sconti e promozioni. E' necessario, ovviamente, che nella scheda del prodotto sia compilato  il campo relativo al listino da attribuire agli agenti, quindi accertarsi sempre di aver diligentemente operato su ciascuna scheda prodotto presente in magazzino.

Provvigione -   Questa  impostazione merita un discorso a parte. Poiché esistono diversi modi per calcolare le provvigioni e variano a seconda degli accordi presi con l'agente, il programma è impostato per settare alcuni parametri in modo da rispecchiare fedelmente il mandato e calcolare in modo appropriato la cifra maturata da ciascun agente. Parlerò di questo in un prossimo post. Adesso mi limito a dirVi  semplicemente che dal menù a tendina si seleziona la tipologia di provvigione impostata in precedenza.

Mandante - Può essere che un agente abbia i propri subagenti soprattutto quando la rete di vendita è molto estesa ed articolata. E' previsto da LibertyCommerce che siano calcolate anche le provvigioni a cascata su mandati in subordine a quello principale.

Percentuali ENASARCO / IRPEF - Le somme che vengono accantonate presso Enasarco dalle aziende mandanti in favore dei propri agenti verranno liquidate alla cessazione del mandato di agenzia dalla Fondazione. Tali somme vengono calcolate in percentuale su ciascuna parcella e variano a seconda di alcuni parametri. Bene, impostando i giusti valori nelle caselle preposte, ogni qualvolta si registri un documento emesso dal proprio agente, il programma propone in automatico una parcella precompilata che può essere modificata o salvata senza ulteriori rallentamenti (come già avevamo visto per le fatture dei liberi professionisti).

Associazioni - Per concludere quest'analisi, accenno alle maschere di associazione categorie e clienti, situate nella parte destra della scheda in questione. Oltre ad avere una o più aree di azione, un agente può essere limitato o meno a determinate categorie di prodotto e ad alcuni clienti. L'azienda, quindi, a priori può decidere di abilitare l'applicazione in remoto del proprio agente a specifici prodotti e nominativi di avventori selezionando da questa sezione l'elenco tratto dalla lista Clienti/Fornitori e dal Magazzino. Una volta che l'agente sarà abilitato ad lavorare per noi e inizierà l'attività, tutte le operazioni verteranno solo su quanto l'azienda ha deciso di rendere disponibile.

Anche per oggi mi fermo qua. Resto come sempre a disposizione per qualsiasi chiarimento e suggerimento e ringrazio come sempre tutti per l'interesse che dimostrate.

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