In un magazzino giacenza e disponibilità non indicano necessariamente la stessa quantità. La giacenza descrive quanti pezzi risultano fisicamente presenti, mentre la disponibilità indica quanti di quei pezzi sono effettivamente utilizzabili o vendibili in quel momento.
Che cos’è la giacenza di magazzino?
La giacenza di magazzino rappresenta la quantità di un articolo che risulta presente nel magazzino in un determinato momento. È il dato che viene modificato dai movimenti di entrata e di uscita della merce: carichi, acquisti, vendite, documenti di trasporto, rettifiche e operazioni di inventario.
Se, ad esempio, sono presenti fisicamente 25 confezioni di un prodotto, la giacenza registrata sarà normalmente pari a 25, indipendentemente dal fatto che una parte di quelle confezioni sia già stata riservata a un cliente.
Che cos’è la disponibilità di magazzino?
La disponibilità serve invece a capire quanta merce può essere realmente utilizzata o venduta. Un prodotto può infatti essere ancora fisicamente presente in magazzino ma non essere più libero, perché già prenotato o impegnato per un cliente.
Per questo motivo la disponibilità è spesso il dato più utile quando l’operatore deve decidere se può accettare una nuova vendita o una nuova prenotazione senza rischiare di promettere merce già destinata ad altri clienti.
Giacenza
Risponde alla domanda: “Quanti pezzi risultano presenti in magazzino?”
È legata soprattutto ai movimenti fisici di entrata e uscita.
Disponibilità
Risponde alla domanda: “Quanti pezzi posso ancora vendere o utilizzare?”
Tiene conto del fatto che una parte della merce presente può essere già impegnata.
Un esempio pratico: 10 pezzi presenti, ma 3 già prenotati
Esempio semplice
Supponiamo di avere un articolo con:
−
Prenotati: 3
=
Disponibili: 7
I 3 articoli prenotati sono ancora fisicamente sugli scaffali e quindi continuano a far parte della giacenza, ma non dovrebbero essere considerati liberamente vendibili a un altro cliente.
Questo esempio mostra perché limitarsi a leggere la sola giacenza può essere fuorviante: sapere quanti pezzi sono presenti non significa automaticamente sapere quanti pezzi possono essere venduti.
Giacenza, prenotato, in arrivo e disponibile: cosa cambia?
In una gestione reale del magazzino possono essere utili più informazioni contemporaneamente. Non tutte descrivono la stessa situazione.
| Dato | Cosa indica | Esempio |
|---|---|---|
| Giacenza | Quantità fisicamente presente secondo i movimenti registrati. | 10 pezzi sugli scaffali. |
| Prenotato / impegnato | Quantità già destinata a clienti o operazioni future. | 3 pezzi riservati. |
| Disponibilità | Quantità che può ancora essere utilizzata o venduta, considerando gli impegni già registrati. | 7 pezzi ancora liberi. |
| In arrivo / in riordino | Merce ordinata al fornitore ma non ancora fisicamente ricevuta. | 20 pezzi ordinati che arriveranno la settimana successiva. |
Perché giacenza e disponibilità possono essere diverse?
Le situazioni più comuni sono:
- articoli prenotati da un cliente ma non ancora consegnati;
- merce già impegnata da un ordine o da una lavorazione;
- prodotti fisicamente presenti ma temporaneamente non destinabili a nuove vendite;
- differenze tra la situazione reale e i movimenti registrati, da verificare con un inventario;
- merce ordinata ai fornitori, che è attesa ma non ancora presente fisicamente.
Perché è importante controllare entrambi i valori?
Una gestione corretta di giacenza e disponibilità aiuta a evitare diversi problemi operativi. Il più evidente è la vendita di un articolo già prenotato, ma non è l’unico.
Controllare entrambi i dati permette di:
- sapere quanta merce è realmente presente;
- evitare di promettere due volte lo stesso prodotto;
- valutare quando effettuare un riordino;
- distinguere la merce libera da quella già impegnata;
- individuare più facilmente eventuali anomalie tra quantità teoriche e quantità reali;
- gestire con maggiore precisione vendite, ordini e prenotazioni.
Giacenza negativa: cosa significa?
Una giacenza negativa indica che, secondo i movimenti registrati, sono state scaricate più unità di quante ne risultassero disponibili fisicamente nel magazzino. Può essere il risultato di operazioni registrate in ordine diverso, movimenti mancanti, quantità iniziali non corrette o altre situazioni da verificare.
In presenza di valori anomali è utile controllare lo storico dei movimenti dell’articolo e, se necessario, effettuare un inventario per riallineare il dato informatico alla situazione reale.
Come vengono gestite giacenza e disponibilità in LibertyCommerce
In LibertyCommerce la giacenza è il riferimento utilizzato nella gestione del magazzino per indicare la quantità presente dell’articolo. Nella funzione di vendita al pubblico viene invece mostrata anche la disponibilità, utile per distinguere la merce fisicamente presente da quella che può essere effettivamente destinata a una nuova vendita.
Se una parte degli articoli è già prenotata, questi prodotti possono risultare ancora presenti in magazzino ma non più liberamente disponibili. In questo modo l’operatore può avere una visione più corretta della quantità realmente vendibile.
Il vantaggio di utilizzare un gestionale è proprio quello di collegare questi valori ai normali flussi di lavoro: acquisti, carichi, vendite, documenti, prenotazioni, inventario e storico dei movimenti.
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LibertyCommerce permette di gestire giacenze, inventario, barcode, scorte minime, articoli prenotati, lotti, seriali, taglie e colori all’interno dello stesso flusso gestionale.
Domande frequenti
Giacenza e disponibilità sono la stessa cosa?
No. La giacenza indica la quantità fisicamente presente secondo i movimenti registrati, mentre la disponibilità indica la quantità che può essere effettivamente utilizzata o venduta tenendo conto, ad esempio, degli articoli già prenotati.
Un articolo prenotato fa ancora parte della giacenza?
Sì, finché l’articolo è fisicamente presente nel magazzino continua a far parte della giacenza. Tuttavia può non essere più disponibile per una nuova vendita perché è già destinato a un cliente.
La merce ordinata al fornitore aumenta subito la giacenza?
No. La merce ordinata ma non ancora ricevuta è una quantità attesa. La giacenza fisica dovrebbe aumentare quando la merce arriva e viene registrato il relativo movimento di entrata.
Perché posso avere giacenza positiva ma disponibilità zero?
Può accadere quando tutta la merce presente è già prenotata o impegnata. Per esempio, con 5 pezzi in giacenza e 5 già riservati, la disponibilità per nuove vendite può essere pari a zero.
Cosa devo controllare se la giacenza non corrisponde alla merce reale?
È utile verificare lo storico dei movimenti, controllare eventuali carichi o scarichi mancanti e, se necessario, eseguire un inventario per riallineare il dato del gestionale con la quantità fisicamente presente.