La provvigione, ovvero il compenso che il mandante riconosce al proprio agente per aver venduto i prodotti e/o i servizi dell’azienda, può essere calcolata e riconosciuta in momenti diversi a seconda del contratto che le parti hanno stipulato. LibertyCommerce ha previsto ogni casistica e permette, quindi, all’utente di impostare gli automatismi e i calcoli del programma assecondando le esigenze contrattuali.
Per prima cosa, vi ricordo come accedere alla maschera sopra raffigurata:
- Menù principale – Tabelle – Provvigioni – Nuova (o modifica); oppure
- Menù Clienti Fornitori – Nuova (o modifica) Scheda anagrafica – Scheda agente – Click sul pulsante “Nuova provvigione”;
- Menù Agenti – Gestione provvigioni – Nuova (o modifica).
Qualunque sia il percorso che si decida di affrontare, il risultato finale è sempre lo stesso: si accede ad una finestra particolare che contiene tutti i parametri per gestire in autonomia il calcolo delle provvigioni. 
Innanzi tutto il software chiede di indicare il nome identificativo di quel tipo di provvigione e subito dopo di definire in che momento occorre calcolarla in base all’ordine; infatti, alcune aziende considerano la provvigione nel momento in cui l’agente conclude la vendita del bene per esempio con la firma dell’ordine d’acquisto; altre invece nel momento in cui effettivamente l’ordine viene spedito; altri ancora attendono il riconoscimento della provvigione solo nel momento in cui avvenga il pagamento parziale o totale della fattura d’acquisto. Un altro meccanismo che il software LibertyCommerce deve considerare è quello generato dal movimento contabile di vendite dirette a clienti che sono formalmente “affidati” ad un nostro agente. Se il cliente, infatti, per qualsiasi motivo, si mette in contatto direttamente con l’azienda o si reca nei locali commerciali per un acquisto, è moralmente corretto riconoscere la provvigione all’agente anche su queste vendite: ecco pertanto che in questa sessione del programma si impostano i parametri per far si che, ad un nominativo facente parte della lista dei clienti assegnati ad un determinato agente, si attivino i promemoria per l’emissione di “veline” necessarie alla corretta fatturazione degli agenti a momento debito. Ma che cosa sono le Veline? In questo caso, sicuramente non le avvenenti vallette del programma Striscia la Notizia!! Per i “non addetti ai lavori” le veline sono dei documenti contabili che l’azienda rilascia periodicamente ai propri agenti di vendita per ricordare loro le provvigioni maturate. Siccome tali provvigioni possono essere pagate solo dietro la presentazione di una regolare fattura dell’agente, le veline permettono un raffronto dei calcoli effettuati dall’azienda con quelli effettuati dall’agente in modo da contabilizzare esattamente e incontestabilmente il giusto dovuto. Il programma, soprattutto se gli agenti con mandato sono molti, è un valido aiuto a tenere sotto controllo tutti i movimenti generati dalle agenzie e “smarcare” puntualmente quanto già pagato e quanto ancora da pagare.
E, a proposito di “quanto pagare”, a questo punto è necessario parlare di come possono essere calcolate le provvigioni. La maschera di cui stiamo parlando è strutturata in modo da impostare sul suo lato destro una serie di check che abilitino o l’una o l’altra modalità di calcolo. La più semplice non tiene conto di nulla se non dell’imponibile del fatturato sul quale viene applicata una percentuale fissa preventivamente concordata dalle parti.
La provvigione avanzata, invece, è scaglionata in fasce, delimitate da un fatturato minimo e da uno massimo, alle quali si applica una differente percentuale di provvigione: solitamente più s’innalza la fascia di imponibile, più la percentuale si alza. Questo per incentivare il lavoro dell’agente che sarà motivato maggiormente ad incrementare le sue vendite per l’azienda. Lo stesso incentivo può essere ottenuto anche promettendo un “bonus” pecuniario sul numero di contratti conclusi; pertanto LibertyCommerce prevede anche un’opzione per indicare la cifra da riconoscere ad ogni ordine effettuato. Infine, la maschera propone una terza soluzione che, forse, è la più usata e richiesta: la provvigione variabile in funzione della categoria di prodotto venduto. In questo caso, l’azienda attribuisce ad ogni categoria del magazzino una provvigione differente, perché vuole “spingere” più alcuni articoli rispetto ad altri o più semplicemente perché i margini di ricarico non sono uguali per tutte le tipologie di prodotto e quindi in alcuni casi la percentuale può essere più alta o più bassa rispetto alla media. 
Cliccando sul pulsante specifico, si accede alla maschera di definizione delle percentuali da inserire direttamente e confermare con “OK”.
La gestione degli agenti è un argomento complesso che affronterò più volte in futuro. Ogni post osserverà da vicino un aspetto diverso così che sia ben dettagliato e comprensibile a tutti. La nuova applicazione StockinApp, poi, merita davvero l’attenzione di tutti perché è estremamente innovativa ed indispensabile per gestire con facilità e immediatezza gli ordini fuori sede e in remoto.
Arrivederci a presto, allora, con il software LibertyCommerce!