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I servizi e i reparti di una unità deve avere una struttura organizzativa che ne consenta la ripartizione in settori in cui i costi si formano e possono essere rilevati in modo separato.
Questi settori sono denominati "centri di costo".
Un centro di costo generalmente è composto di uno o più attività simili per le quali si desidera conoscere il costo isolato.
Se i ricavi  dalle vendite sono più alti dei costi, il centro di costo ha un profitto .
Se i costi sono maggiori dei ricavi si ha una perdita.
I centri di costo sono di due grandi categorie:

  • produttivi
  • di servizio

a) Centri di costo produttivi sono quelli in cui le materie prime, i semilavorati e i prodotti sono usati o consumati per produrre altri semilavorati e prodotti per ulteriori trasformazioni o per la vendita.
b) Centri di costo di servizio sono quelli che effettuano servizi di natura generale che normalmente cedono all'interno dell'intera unità produttiva (per esempio il reparto di manutenzione).
Nei software si può identificare i centri di costo definendo delle voci che poi vengono applicate come etichette sulle registrazione dei documenti.
Grazie a queste etichette il software  riesce a suddividere i vari costi dell'azienda.
Un esempio possono essere i costi del personale o della benzina dei mezzi aziendali, o l'affitto dei vari locali dove opera l'azienda

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