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Uno strumento certamente da non sottovalutare, messo a disposizione nelle ultime versioni di LibertyCommerce, è l'archiviazione ottica, ovvero l'interfaccia che consente di scansionare ed archiviare in formato digitale documenti di vario tipo in modo da poterli richiamare velocemente ed in qualsiasi momento in caso di necessità. La novità introdotta con la versione 12, riguarda la possibilità di aggiungere allegati anche alle sessioni "preventivi", "ordini" e "offerte" grazie ad un pulsante specifico che consente di accedere sia allo scanner che alla cartella di gestione risorse per importare un file già presente sul pc o su altro supporto (chiavetta usb per esempio).

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Il file, così caricato, resta a disposizione, per la consultazione di ciascun operatore, specificamente in quella sessione perché la resa delle informazioni sia strettamente correlata al motivo per cui il documento è stato caricato. Per esempio, nel caso di un preventivo o di un ordine, il documento da caricare potrebbe essere la documentazione lasciata dal cliente al fine di ottenere un' esatta stima della spesa da affrontare (specifiche tecniche, planimetria con misure o altro).

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Come si vede dall'immagine sopra riportata, selezionando il pulsante "Scansiona documento" si apre un'interfaccia di gestione della risorsa esterna che consente una pronta manipolazione del file da salvare negli archivi di LibertyCommerce.

 

 

Questa funzione permette la creazione e la gestione di preventivi. Per creare un nuovo preventivo, dal menù principale “Gestione documenti” sezione "Ordini e preventivi" occorre cliccare su "Nuovo", poi "Nuovo Preventivo". La finestra che vi viene proposta deve essere compilata in tutte le sue parti con particolare attenzione ai campi di colore giallo (obbligatori): il nominativo del cliente si aggiunge cliccando su "Ricerca" per selezionarlo dalla lista clienti presenti già nel database, oppure cliccando su "Nuovo" per un nuovo inserimento.

Dopodiché bisogna creare il corpo del preventivo inserendo nella lista la merce oggetto del preventivo stesso. Salvate tutte le informazioni, si può stampare e uscire.


Come già ricordato in altre sezioni del presente manuale, l'ordinamento delle liste può essere modificato semplicemente cliccando sulle intestazioni di colonna. Cliccando sull'intestazione "Numero", ad esempio, la lista sarà ordinata per numero, come cliccando su "Data preventivo" la lista sarà ordinata per data. Si possono fare, anche, delle ricerche specifiche ad esempio per numero di preventivo o per nome cliente per limitare i risultati di ricerca al singolo valore cercato.
Qualsiasi modifica di impostazione è memorizzata all'uscita dalla finestra.