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Uno strumento certamente da non sottovalutare, messo a disposizione nelle ultime versioni di LibertyCommerce, è l'archiviazione ottica, ovvero l'interfaccia che consente di scansionare ed archiviare in formato digitale documenti di vario tipo in modo da poterli richiamare velocemente ed in qualsiasi momento in caso di necessità. La novità introdotta con la versione 12, riguarda la possibilità di aggiungere allegati anche alle sessioni "preventivi", "ordini" e "offerte" grazie ad un pulsante specifico che consente di accedere sia allo scanner che alla cartella di gestione risorse per importare un file già presente sul pc o su altro supporto (chiavetta usb per esempio).

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Il file, così caricato, resta a disposizione, per la consultazione di ciascun operatore, specificamente in quella sessione perché la resa delle informazioni sia strettamente correlata al motivo per cui il documento è stato caricato. Per esempio, nel caso di un preventivo o di un ordine, il documento da caricare potrebbe essere la documentazione lasciata dal cliente al fine di ottenere un' esatta stima della spesa da affrontare (specifiche tecniche, planimetria con misure o altro).

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Come si vede dall'immagine sopra riportata, selezionando il pulsante "Scansiona documento" si apre un'interfaccia di gestione della risorsa esterna che consente una pronta manipolazione del file da salvare negli archivi di LibertyCommerce.

 

 

La "Gestione Ordini e Preventivi", sottomenù della "Gestione documenti", consente di effettuare diverse operazioni: lavorare un preventivo, immettere un ordine, evadere un ordine sia dai clienti che gestire quelli ai fornitori.

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Come già visto in precedenza, l'ordinamento delle liste avviene cliccando sulle intestazioni di colonna, sbloccando le colonne e trascinandole nella posizione voluta e configurando le informazioni da visualizzare (ovvero i contenuti delle colonne) dal menù "Visualizza" posto sulla barra grigia in alto. Cliccando sull'intestazione "Numero", la lista verrà ordinata per numero, cliccando su "Data ordine" la lista verra' ordinata per data. Si potranno, poi, fare delle ricerche mirate ovvero per numero ordine o ragione sociale del cliente; con il menù a tendina verranno visualizzati solo gli ordini di quel particolare cliente. Tutte le impostazioni sono memorizzate all'uscita dalla finestra.

La legenda legata al numero del documento è la seguente: PV= Preventivo - OFF= Offerta - OC= Ordine Cliente - OW= Ordine WEB

Se si desidera creare un nuovo ordine cliente basterà cliccare su "Nuovo" e selezionare "Nuovo Ordine Cliente"; dopo che la finestra di selezione si sarà aperta, dovrete selezionare il cliente cliccando su "Ricerca" (per selezionarlo dalla lista dei clienti del database) oppure su "Nuovo" (per crearne uno nuovo). Con la stessa procedura è possibile anche inserire un agente (nel caso si disponga della "Gestione Agenti"). Infine selezionare la merce che compone l'ordine e salvare.

Se si desidera creare un nuovo ordine fornitore, basterà cliccare su "Nuovo" e selezionare "Nuovo Ordine Fornitore" e dopo che la finestra di selezione si sarà aperta, dovrete selezionare il fornitore cliccando su "Ricerca" (per selezionarlo dalla lista dei fornitori del database) oppure su "Nuovo" per crearne uno nuovo. Dopo aver selezionato il fornitore, comparirà la lista dei prodotti esauriti di quel fornitore, con la possibilità di visionare tutti i prodotti da ordinare perchè sottoscorta minima, prenotati dal cliente o assolutamente esauriti.

Potete selezionare gli articoli che desiderate ordinare da questa lista, oppure aggiungere articoli non presenti nella lista tramite il tasto "Crea nuovo articolo".

Una volta che è stato scaricato un ordine web(cioè proveniente dal negozio virtuale) su LibertyCommerce, non è possibile modificarlo direttamente. Se dovete modificare un ordine web potete farlo dopo che lo avete trasformato in fattura, quindi, modificando la fattura e non l'ordine.

Se si decide di chiudere FORZATAMENTE un ordine parzialmente evaso perche' il cliente ci ha ripensato e non vuole piu' il resto della merce richiesta potete farlo togliendo quei prodotti rimasti dai prenotati.

Dopo aver selezionato l'ordine da chiudere (menù principale/ gestione documenti / proforma-ordini-preventivi) basterà cliccare sul pulsante "Trasforma in" e poi su "Chiudi l'ordine"

Se poi il clinete ci ripensa nuovamente basterà cliccare su riapri l'ordine e l'ordine verrà riaperto.

Chiusura forzata