Vai al contenuto

Questo software è utile per la gestione di un laboratorio di assistenza e per la gestione degli interventi fatti da tecnici specializzati su clienti in sede e fuori sede.
LibertyLab
Tutta la parte di fatturazione degli interventi viene gestita da LibertyCommerce che puo' importare direttamente nella vendita al pubblico gli interventi chiusi.

LibertyCommerce Lab inoltre gestisce il carico del materiale ricevuto in riparazione e lo mette in un apposito magazzino.

Per gli interventi conclusi si puo' inviare un sms sul cellulare del cliente per informarlo della chiusura dell'intervento.

Scheda LibertyLab

Il software puo' funzionare in simbiosi (come opzione) del gestionale LibertyCommerce oppure anche da solo (senza la parte di fatturazione)

LibertyCommerce Lab è lo strumento indispensabile per la gestione efficiente dell’anagrafica aziendale e del piano delle attività. Ti consente di avere una visione completa e razionale delle chiamate, degli interventi esterni e della fatturazione.

Anagrafica aziendale:

  • inserisci tutti i dati relativi ad un nuovo cliente, collaboratori, clienti e fornitori esporti facilmente i dati archiviati in ambiente Office (Excel, Word, Openoffice)

Piano delle attività:

  • Compili e definisci contratti di manutenzione e assistenza personalizzati per ciascun cliente ottimizzi la pianificazione degli interventi tramite il calendario.

Interventi:

  •  programmi gli interventi esterni
  • monitorizzazione degli interventi del personale tecnico
  • esegui degli interventi in GARANZIA
  • evadi con facilità le richieste di assistenzaFatturazione:
  • gestisci il la fatturazione integrata su LibertyCommerce degli interventi interventi, costi fissi e ricambi

LibertyCommerce lab è l’alleato ideale per tutte quelle aziende che si occupano di servizi di assistenza, manutenzione e interventi tecnici o servizi di carattere generale come:
- Aziende informatiche
- Aziende che gestiscono la riparazione di apparati telefonici (Telefonini)
- Aziende che gestiscono la riparazione di piccoli elettrodomestici.
- Aziende che gestiscono tecnici inviati presso il cliente.

Nella nuova versione del software gestionale LibertyCommerce  è stata accorpata l'applicazione LibertyLab che completa il programma di base estendendo l'interesse dell'utenza anche ai laboratori di riparazione e centri assistenza di qualsivoglia settore commerciale.

LLab_menu

Nato come software indipendente, LibertyLab è stato recentemente inglobato nel programma gestionale principale LibertyCommerce per un motivo fondamentale: per quanto le due piattaforme siano autonome, esse traggono reciproci vantaggi nello sfruttare il database l'una dall'altra e la fusione tra le due ha rafforzato entrambe donando completezza, velocità e unicità ad un programma già speciale nel suo genere. Le interfacce user-friendly e le schede di lavorazione semplici e intuitive di LibertyLab sono la giusta soluzione  per chi vuole conciliare un sistema a 360 gradi di gestione delle riparazioni con la consueta quanto indispensabile gestione amministrativa e contabile aziendale. Un pulsante presente nella maschera principale di LibertyCommerce consente l'apertura della piattaforma LibertyLab solo se necessario, mostrandola pertanto esclusivamente a coloro che realmente ne facciano uso.

Per una completa ed efficiente gestione di un centro riparazioni, l'applicazione LibertyLab è stata strutturata con due differenti sessioni dedicate agli interventi esterni e ai servizi prestati in laboratorio. In questa occasione, analizzeremo in modo particolareggiato l'interfaccia che riguarda le riparazioni esterne, su chiamata a domicilio del cliente.

LLab_mascheraprinc

Appena si clicca sul pulsante "Interventi e riparazioni" la maschera principale riepilogativa si apre in automatico sulla sessione "Interventi esterni" e mostra tutti gli interventi già inseriti con tutti i dati ad essi correlati (data inserimento, nome del cliente, stato di avanzamento lavori ecc) e, tra l'altro, si nota immediatamente il pulsante "Nuovo intervento" che permette di accedere al form d'inserimento.

Tralasciando le due sessioni in alto che servono a riepilogare gli estremi dell'intervento (come il numero e la data, i riferimenti interni e i costi di gestione), la scheda deve essere completata con tutte le informazioni richieste: il nome del cliente che deve passare necessariamente dall'archivio principale di LibertyCommerce, pertanto può essere cercato con il pulsante apposito oppure inserito ex novo con il pulsante "Nuovo"; il "Luogo dell'intervento" ovvero l'indirizzo completo dove il tecnico presta servizio ( non sempre coincide con quello riportato nell'anagrafica del cliente); recapiti telefonici per ulteriori contatti successivi.

LLab_ripesterna

Le informazioni sopra dettagliate sono generalmente inserite dall'operatore che riceve in ufficio la richiesta d'intervento. Nella sezione "Dettagli - Problema" si riporta fedelmente il tipo di problematica segnalata e soprattutto modello marca e numero seriale (se disponibile) dell'apparecchio da riparare.

Tali informazioni possono poi essere stampate su carta per dare in mano al tecnico tutti i riferimenti utili all'uscita e soprattutto per ottenere al suo rientro un dettaglio delle operazioni eseguite, dei pezzi di ricambio utilizzati e del tempo impiegato per completare il lavoro. Sarà cura dell'operatore in ufficio inserire queste nuove informazioni all'interno del sistema di LibertyLab per chiudere la scheda d'intervento e procedere con la fatturazione.

Quindi. la sezione "Manodopera" è legata all'inserimento del nome del tecnico che è intervenuto, richiamato dal programma al click del pulsante "aggiungi", mentre la sezione "materiali usati" è correlata al magazzino di LibertyCommerce al quale si accede con il pulsante omonimo oppure si può inserire una riga con descrizione libera nella quale occorre dettagliare costo unitario, quantità importo e iva.

Si noti come la parte superiore della scheda a destra aggiorni in automatico il riepilogo dei costi che saranno ripresi dal sistema in automatico quando si procederà a fatturare tale intervento attraverso la funzione "Fattura intervento selezionato" nella maschera principale di LibertyLab (le procedure di fatturazione sono le stesse di quelle di LibertyCommerce, la descrizione si aggiorna in automatico ma è modificabile).

 

Questa sessione del programma è interamente dedicata alla gestione della riparazione presso il centro assistenza dove il cliente ha lasciato in visione il bene difettoso. La maschera principale, quindi, è strutturata in modo da poter raccogliere tutte le informazioni utili e necessarie ad un servizio organizzato ed efficiente. Vediamola in dettaglio:

Scheda_rip_interna

Dopo aver verificato che le date di apertura e chiusura stimata intervento (proposte in automatico secondo quanto inserito nelle impostazioni di base di LibertyLab) siano corrette, si passa all'inserimento del nome del cliente che deve avvenire attraverso la scelta nell'archivio di LibertyCommerce.

Come sempre, se il cliente è nuovo, il pulsante relativo, posto immediatamente sulla destra, permette d'inserirlo senza particolari difficoltà. A seguire la riga di "Descrizione" consente di specificare il bene che è oggetto di riparazione; può essere inserita una descrizione libera oppure accedere, con un clic sul pulsante, al magazzino dove scegliere l'articolo appropriato; in questo caso il campo "codice articolo fornitore" si riempie in automatico con il codice del bene importato, mentre se nella descrizione per ipotesi fosse inserito un articolo non importato dal magazzino, tale campo si aggiorna con un codice random. Al contrario, il codice seriale è inserito manualmente e rappresenta un dato fondamentale nell'identificazione dell'oggetto da ritirare ed evita spiacevoli errori o scambio di prodotti simili. Il flag sulla dicitura "Garanzia" permette di gestire anche le riparazioni che non sono soggette a spese.

I livelli di difficoltà, segnalati da colori differenti, possono determinare i tempi di attesa per la riconsegna del bene riparato, così come il pallino sull'urgenza che mette in priorità l'intervento. Il campo note, come sempre, è un campo libero per inserire dettagli importanti alla gestione della riparazione.

La sezione identificata dallo sfondo azzurro, corrispondente alla fase di accettazione, è così conclusa e cliccando sul pulsante ok si può dar seguito alla stampa del documento da rilasciare al cliente come ricevuta.

La seconda parte della scheda tecnica d'intervento, corrispondente alle sezioni "Operazioni" e "materiali usati", è dedicata al personale specializzato che procede con la riparazione. Via via che l'operatore esegue il lavoro, inserisce in queste maschere le descrizioni sulla natura dell'intervento e le materie prime necessarie; si determina in questo modo il costo della riparazione in funzione del tempo impiegato e dei pezzi di ricambio usati.

Scheda_rip_interna_tecnico

La descrizione interna con tutto quanto il tecnico ritiene di dover specificare, può essere copiata pari pari nella sezione inferiore dove c'è la descrizione visibile al cliente; questa sarà anche il corpo fattura nel documento finale. Il pulsante che abilita la fatturazione, infatti, apre la finestra consueta di emissione nuovo documento (con le solite caratteristiche viste per LibertyCommerce) ma importa direttamente nel corpo fattura le righe di descrizione inserite nella scheda di riparazione, oltre che le righe inerenti i pezzi di ricambio usati e la manodopera espressa in ore.

Tutti gli interventi fatturati si chiudono automaticamente per quanto riguarda l'aspetto commerciale, mentre occorre richiamare la scheda e "flaggare" sulla dicitura "Chiuso tecnicamente" per considerare finita la riparazione che sarà anche archiviata nel momento in cui il bene è restituito e viene apposto il flag corrispondente.

Terminiamo segnalando che il riepilogo, in alto a destra nel riquadro verde, si auto-aggiorna tranne per la voce "Rimborso forfettario" che può essere inserita manualmente di volta in volta per quadrare la cifra finale o aggiungere importi non previsti nelle altre sessioni di computo.

Nel nuovo software gestionale LibertyCommerce  è stata integrata, a pieno regime e con grande successo, un'applicazione che completa il programma di base estendendo l'interesse dell'utenza anche ai laboratori di riparazione e centri assistenza di qualsivoglia settore commerciale: LibertyLab.

LLab_menu

Con interfacce user-friendly e schede di lavorazione semplici e intuitive, LibertyLab è proprio la soluzione giusta per chi vuole conciliare un sistema di gestione delle riparazioni a domicilio e/o in sede con la consueta gestione amministrativa e contabile aziendale.

I vantaggi, come si intuisce, sono innumerevoli: un unico archivio clienti / fornitori, un unico magazzino (anche se poi dal punto di vista pratico è possibile dividerlo in più centri di costo o separare il magazzino principale da quello dei pezzi di ricambio) un' unica piattaforma contabile per l'emissione di fatture e ddt. Tuttavia, la sessione dedicata consente l'inserimento e la gestione in corso d'opera di tutte le riparazioni prese in consegna all'interno del laboratorio ma anche in chiamata esterna, mantenendo traccia di tutti i passaggi di lavorazione e dei costi sostenuti per arrivare al risultato finale.

Vediamo dunque in maniera pratica come avviare per la prima volta questa nuova piattaforma e quali sono le configurazioni di base da gestire. Il primo passo da effettuare è quello di aprire la maschera di configurazione di LibertyLab attraverso la voce disponibile (l'ultima in fondo)  nel menù a tendina "Configurazioni" che trovate nella maschera principale del programma LibertyCommerce.

LLab_configura

A seconda delle politiche aziendali intraprese, la scheda sarà compilata con le preferenze che fanno al caso proprio ed inserendo le tariffe stabilite: questi valori saranno utilizzati in automatico dal sistema nella sessione di gestione degli interventi per il calcolo di quanto dovuto dal cliente. Le date previsionali, se pur approssimative, stamperanno nel riepilogo il termine di riconsegna del bene.

A questo punto si può avviare LibertyLab, cliccando sul pulsante omonimo nella maschera principale di LibertyCommerce, in modo da aggiornare il menù a pulsanti con le voci inerenti alla sessione riparazioni.LLab_pulsanti

Tra questi pulsanti si distingue quello chiamato "operatori" che serve in maniera specifica per inserire tutti i nomi dei tecnici che operano sia in esterno che in laboratorio: qui si assegnano i costi orari individuali di ciascun professionista e i "nickname" (o codice identificativo per il riconoscimento al pubblico senza dover lasciare proprio nome e cognome). La lista dei nomi qui inseriti saranno presenti nella tendina di scelta delle schede di riparazione dove si indica il tipo di intervento effettuato e per opera di chi.

Un'altra impostazione che ci sentiamo in dovere di segnalare riguarda il magazzino, nel caso in cui si voglia gestire separatamente il centro di costo "ricambi per riparazioni" dal magazzino principale. Anche in questo caso la scelta è molto soggettiva e dipende da come è avviata la propria azienda (se l'attività è esclusivamente di riparazione oppure mista fra vendita e riparazione, per esempio). Nel menù a tendina "tabelle" si trova la voce "sedi magazzino" che va implementata con una nuova voce - ad esempio: "magazzino riparazioni".

Inoltre, ricordiamo di controllare sempre e comunque che all'interno della scheda cliente siano inseriti correttamente indirizzo, numero di telefono e indirizzo email perché queste informazioni saranno utilizzate non solo per stampare la scheda di lavorazione ma anche per inviare con il servizio "centro messaggi" le comunicazioni al cliente riguardanti lo stato di avanzamento lavori (per l'utilizzo di quest'ultima funzione e delle altre non menzionate come "archiviazione ottica" e "gestione backup" vi rimandiamo ai post relativi)

LLab_mascheraprinc

Terminiamo con una brevissima panoramica sulla maschera principale di "Interventi e riparazioni" che si mostra con la consueta interfaccia nella quale i pulsanti allineati in alto interagiscono con la riga evidenziata in blu fra le tante proposte nel riquadro centrale. Le operazioni sono sempre di inserimento, modifica, cancellazione, stampa, duplicazione o fatturazione. Le griglie e le colonne sono configurabili a piacimento così come l'intervallo di tempo da prendere in considerazione. Le  "targhette" "Interventi esterne" e "Riparazioni interne" separano le  due tipologie di servizio, la cui gestione è meglio descritta nella sezione apposita.