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Uno strumento certamente da non sottovalutare, messo a disposizione nelle ultime versioni di LibertyCommerce, è l'archiviazione ottica, ovvero l'interfaccia che consente di scansionare ed archiviare in formato digitale documenti di vario tipo in modo da poterli richiamare velocemente ed in qualsiasi momento in caso di necessità. La novità introdotta con la versione 12, riguarda la possibilità di aggiungere allegati anche alle sessioni "preventivi", "ordini" e "offerte" grazie ad un pulsante specifico che consente di accedere sia allo scanner che alla cartella di gestione risorse per importare un file già presente sul pc o su altro supporto (chiavetta usb per esempio).

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Il file, così caricato, resta a disposizione, per la consultazione di ciascun operatore, specificamente in quella sessione perché la resa delle informazioni sia strettamente correlata al motivo per cui il documento è stato caricato. Per esempio, nel caso di un preventivo o di un ordine, il documento da caricare potrebbe essere la documentazione lasciata dal cliente al fine di ottenere un' esatta stima della spesa da affrontare (specifiche tecniche, planimetria con misure o altro).

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Come si vede dall'immagine sopra riportata, selezionando il pulsante "Scansiona documento" si apre un'interfaccia di gestione della risorsa esterna che consente una pronta manipolazione del file da salvare negli archivi di LibertyCommerce.

 

 

Come già  per le sessioni "preventivi", "ordini" e "offerte", anche nella scheda cliente è stata introdotto anche  un'apposito pulsante che dà accesso alla sessione per la memorizzazione di immagini e documenti provenienti da fonti esterne (come la scansione o la foto di uno smartphone) per evitare di dover conservare documentazione cartacea - si pensi alla fotocopia della carta d'identità per esempio -  che spesso con il tempo va persa, si deteriora o diventa difficile da consultare perché archiviata per ragioni di spazio.

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Il pulsante consente l'accesso alla maschera di gestione dei files che possono già essere presenti nella gestione risorse del computer oppure che devono essere creati ex novo attraverso la scansione dei documenti con un'apparecchio collegato. Per questo LibertyCommerce provvede a gestire direttamente la risorsa in modo da acquisire rapidamente e facilmente le immagini da archiviare.

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