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Dal menù principale, selezionare il pulsante “Gestione documenti” ” Emetti documento“.
Si aprirà un menù a tendina nel quale si trova la dicitura: “Nuova fattura immediata” che farà apparire la maschera per l’inserimento dei dati.

Con la procedura di ricerca occorre trovare il nominativo del cliente (se già presente nel database) oppure inserirlo ex novo cliccando su “Nuovo“.

Successivamente, inserire i campi obbligatori (di colore giallo)e gli articoli oggetto della vendita, selezionandoli dal magazzino tramite il tasto “Magazzino” ovvero il tasto “servizi” se si tratta di fatturare prestazioni.
Col pulsante “Nuova Linea” potete aggiungere altre righe per inserire ulteriori articoli.

La fattura immediata è un elemento portante della fatturazione e può essere usata sia per la fatturazione di merci che di servizi.

Fattura immediata

NB: La fattura immediata, per sua natura, ha anche il valore di documento di trasporto. Richiederà pertanto la firma del mittente e del destinatario sulle copie cliente.

Terminata l’emissione della fattura non rimarrà che cliccare su “OK” per salvarla nel database dei documenti e stamparla.

Vediamo ora un piccolo video di pochi minuti sulla creazione di una fattura immediata sul software gestionale LibertyCommerce.

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Il buono di consegna è un documento simile al Documento di Trasporto (DDT) per la movimentazione di merce non soggetta al trasporto con documento di trasporto.
Viene usato anche all’interno di grosse aziende o istituzioni per tracciare la consegna di merce che viene movimentata al suo interno.

Un Esempio: Una caserma ha un magazzino di macchinari e merce che viene consegnata al personale per eseguire dei lavori. Con il buono di consegna si può certificare l’avvenuta consegna della merce ad un determinato soggetto che dovrà firmare il documento. Con questo sistema ho sempre la movimentazione del magazzino.

Vantaggi del buono di consegna

  • sono quelli di avere sempre la movimentazione del magazzino
  • sono quelli di avere un dettaglio della merce trasportata
  • sono quelli di avere la certezza di sapere a chi è stata consegnata la merce

I campi del buono di consegna

I campi minimi necessari del buono di consegna :

Anagrafica cliente
Data documento
Causale trasporto
Vettore
Destinazione
Annotazioni
Lista articoli
Cosa troviamo nel buono di consegna
Nel buono di consegna troviamo la lista degli articoli che vengono movimentati ma nessun riferimento al loro costo.

Il buono di cosegna su LibertyCommerce

Il buono di consegna su LibertyCommerce è molto simile al documento di trasporto nella sua compilazione ma ho un comportamento differente.

Buono di consegna

Molto importante nella compilazione del documento è la voce causale di trasporto che va correttamente configurata prima cominciare a compilare questo tipo di documento.
Bisogna infatti configurare le “causali di trasporto” andando in Configura/causali di trasporto

Causali trasporto

In questa maschera si può definire se il prodotto che si trasporta è fatturabile oppure no. Nel caso non sia fatturabile (seconda e terza opzione) si potrà procedere a far rientrare il bene in magazzino andando nell’opzione Documenti/Buoni di consegna e se ci viene riportato il bene, farlo rientrare semplicemente selezionandolo e cliccando su rientra.
Sempre tramite questa finestra è possibile configurare la causale di trasporto in modo di venire avvisati alla scadenza dei (Nxx) giorni e di venire avvisato XX giorni prima della scadenza.

Rientro buono di consegna

La finestra per il rientro o la fatturazione dei buoni di consegna è dotata di numerosi filtri in modo da facilitarne l’uso quotidiano.

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La prima nota è uno strumento essenziale nella contabilità e su LibertyCommerce si può compilare manualmente o in modo automatico mettendo come pagato un importo generato da una fattura dallo scadenzario passivo e attivo.
La prima nota di LibertyCommerce ha diversi automatismi che la rendono facile da usare e che monitorizzano le operazioni di cassa per evitare di fare operazioni che portino la cassa in negativo.

Compilazione Prima nota in modo manuale

La compilazione della prima nota in modo manuale avviene attraverso la seguente procedura :

Cliccare sull’icona Prima nota sulla schermata principale del software (Main)

Cliccare sul pulsante “Nuova” nella parte superiore dell’interfaccia e compilare i campi richiesti. Se non verranno inseriti importi in Entrata/uscita cassa e banca la voce inserita non comporterà nessuna variazione sul totale delle operazioni ma resterà solo come descrizione .

Compilazione Prima nota in modo automatico

Quando si registra nel software una fattura sia attiva che passiva, questa fattura al completamento della registrazione genera nella prima nota una dicitura che riporta il suo inserimento. Questa fattura pero’ non comporterà nessun movimento ne di cassa ne di banca.

Quando invece andiamo nello “Scadenzario” (Attivo e passivo) e selezioniamo come “pagata” una voce presente questa voce al completamento dell’operazione andrà a compilare la prima nota con una nuova riga che descrive l’operazione il numero del documento e inserirà un importo nella cassa o nella banca a seconda che si sia deciso di pagare in contanti o con bonifico o carta di credito.

Questa voce compilata in modo automatico, dal software, nella prima nota se viene cancellata manualmente riporterà il pagamento nello scadenzario come ancora da pagare. Questa procedura è utile quando si mette per sbaglio pagata una fattura che in realtà è ancora da pagare.

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Su LibertyCommerce selezionando il tipo di articolo generico è possibile selezionare la variante “Gratta e Vinci”

Questa opzione è particolarmente utile per i BAR e i TABACCHI che vendono questo genere di articolo .

Per inserirlo dovete creare un nuovo articolo generico e poi selezionare a destra il flag “Gratta e Vinci“.

Gratta e vinci

Cliccando sull’opzione “Gratta e vinci” basterà inserire il primo biglietto del lotto che andiamo a registrare e poi mettere la quantità.

Il programma infatti riconosce il gratta e vinci dalle prime 4 cifre ignorando le altre.

Con questo sistema anche la vendita diventa facile leggendo il codice a barre posto su qualsiasi biglietto si ottiene subito lo scarico immediato del magazzino della quantità desiderata.

Con questa opzione LibertyCommerce diventa particolarmente indicato per Bar Tabacchini (ha anche la possibilità di scaricare un articolo non scontrinabile come i pacchetti di sigarette) o di rivendite autorizzate di questi biglietti della fortuna.

Non sarà più un problema controllare le giacenze del magazzino e sarà più facile individuare eventuali ammanchi ingiustificati.

scheda articolo gratta e vinci

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Con LibertyCommerce si possono stampare le etichette dei prodotti con codici a barre o le etichette di spedizione da apporre su lettere o pacchi postali. Il programma e’ compatibile sia con la stampa su normale foglio A4 ma anche con la stampante DYMO LabelWriter 450 .

Tramite le opzioni disponibile nel programma si possono stampare codici a barre grandi o piccoli e lo stesso si può variare la grandezza della descrizione o del prezzo.

Le etichette compatibili con la Dymo di posso trovare a poco prezzo su EBAY a poco prezzo inserendo la chiave di ricerca “etichette Dymo 11354” con poco più di 50 Euro si possono acquistare 10.000 etichette.

Se invece vogliamo stampare su normale foglio A4 possiamo configurare un profilo per stampare su fogli normali o pre-fincati con etichette adesive.

La stampante della DYMO possiamo usarla per velocizzare il nostro processo di creazione delle etichette dato che ne possiamo stampare anche 1 alla volta.

Prima di usare questa stampante dobbiamo scaricare e installare i driver che troviamo sul sito ufficiale della DYMO o dal link che ci viene proposta quando dal programma selezioniamo il tipo di stampante.

Normalmente noi consigliamo il tipo di etichette 11354 perché hanno una area di stampa minima per ottenere delle etichette con un codice a barre che sia perfettamente leggibile dai lettori che troviamo in commercio. Il codice a barre che stampiamo sulle nostre etichette può essere il codice interno del prodotto (sconsigliato se dobbiamo spostare il prodotto su negozi diversi) o il codice fornitore, articolo o EAN. Cosa stampare lo decidiamo con un menu’ a tendina dalla configurazione che ci viene proposto quando la configuriamo la prima volta.

Per inserire i prodotti nella lista basta cliccare su “Aggiungi” e dal magazzino inserire i prodotti che poi potranno essere stampati selezionandoli e poi cliccando sul pulsante stampa.

Volendo possiamo anche velocizzare questa operazione cliccando sul pulsante “Importa da documento registrato” in modo che se abbiamo registrato dei documenti di trasporto o fatture immediate, possiamo importare la lista dei prodotti che abbiamo caricato a magazzino.

Una volta stampati li possiamo cancellare dalla lista e volendo li possiamo importare nuovamente. Con questo sistema possiamo stampare le etichette dei prodotti che vogliamo e nel modo piu’ semplice.

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Su LibertyCommerce è presente una funzione appositamente studiata per chi produce prodotti finiti che debbano avere un lotto con una data di scadenza (alimenti, creme, medicinali, para-farmaci e molto altro) oppure prodotti finiti che abbiano un seriale unico che lo identificano.

Questo significa che si puo’ partire da una distinta base (una lista) di prodotti che hanno anche loro un lotto e una data di scadenza e produrre, trasformare questi prodotti in un nuovo prodotto che avrà a sua volta un lotto e una data di scadenza.

Un facile esempio che possiamo fare e produrre del gelato (una grande eccellenza Italiana) da tutta una serie di materie prime. In Italia e anche in molti paesi Europei c’e’ necessità che questo prodotto finito abbia un lotto che lo identifichi e una data di scadenza e inoltre si possa avere una tracciabilità dei prodotti che abbiamo usato.

Produrre articolo con data scadenza

Se entriamo in questa opzione ci troviamo in una lista di produzioni “possibili” che abbiamo già salvato. Portando come esempio la produzione di gelato creiamo una distinta base per la produzione di questo prodotto. Questa distinta base accetta prodotto a sua volta con i lotti (vengono presi in automatico quelli con la data piu’ vecchia) e si possono produrre a sua volta prodotti con un NUOVO lotto e una NUOVA data di scadenza.

Nuova distinta produzioni

Componiamo la distinta di produzione scegliendo i prodotti dal magazzino

Nuova distinta di produzione

A questo punto posso salvare o salvare e produrre la quantità massima calcolata dalla scheda. Quando vado a salvare mi viene chiesto se devo aggiungere gli articoli prodotti a un articolo già esistente nel magazzino o se ne devo creare uno nuovo.

Scelta produzione

Una volta salvata avremo nella lista la produzione che abbiamo composto. Ne possiamo creare quante vogliamo, ad esempio per dieci diversi tipi di gelato variegato. Se abbiamo usato dei prodotti con i lotti e abbiamo creato un prodotto con lotto e data di scadenza ogni volta che effettuamo una produzione verrà chiesto di assegnare un nuovo lotto e una nuova data di scadenza al gelato prodotto.

Lista produzione

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Su LibertyCommerce le promozioni possono essere generalizzate a tutti i clienti (esempio saldi di fine stagione) oppure possono essere legate all’uso delle fidelity card.

Vediamo ora quelle generalizzate

Nella sezione promozioni del software LibertyCommerce si possono programmare promozioni sulla merce che abbiamo in negozio. Le promozioni si possono programmare con anticipo e si attiveranno nel giorno di inizio.

L’interfaccia è stata studiata per essere semplice da usare e si possono concepire promozioni e la lista degli articoli che la compongono in pochi minuti.

Volendo si può visualizzare tutti gli articoli in promozione, visualizzandoli tutti, dividendoli per promozione e stamparli.

Promozioni su Fidelity Card

Questo tipo di promozioni sono legate all’uso delle fidelity card ed entrano in funzione solo se passiamo prima la card nella vendita al pubblico o cassa facile.

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L’articolo produzione è un articolo che viene prodotto artigianalmente o industrialmente a partire da una distinta base di prodotti che vengono scaricati dal magazzino quando si produce l’articolo.

LibertyCommerce è il gestionale perfetto per gli artigiani e piccole industrie che si occupano della produzione di oggetti partendo da altre parti e assemblandoli in un prodotto finito.
Per venire incontro a questa esigenza Liberty Line ha inserito su LibertyCommerce un articolo produzione che permette la creazione di una distinta base e di un processo di produzione degli oggetti.

Articolo produzione

Facendo un esempio nella produzione di occhiali si puo’ creare un magazzino “parti sfuse” dove registriamo tutti i pezzi di cui l’occhiale e’ composto. (montatura, stanghette, vite stanghette, lente destra, lente sinistra )

Articolo Produzione

Poi creiamo nel magazzino “prodotti finiti” un articolo produzione “occhiale finito” che nella distinta base ha tutti i pezzi che compongono l’occhiale.

A questo punto possiamo cliccare sul pulsante “Produci“.

 

Articolo produzione distinta base

Quando avrò prodotto 100 paia di occhiali verranno scaricate le parti singole dal magazzino “parti sfuse” e verranno caricati i 100 occhiali nel magazzino “prodotti finiti“.

N.B. Questo funzione è disponibile sulla versione Enterprise di LibertyCommerce .

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L’articolo con lotti e data di scadenza è un articolo indispensabile per chi opera nel settore alimentare o nel settore farmaceutico. Su tutti questi prodotti infatti oramai è riportato lotto e data di scadenza necessario per la tracciabilità.

LibertyCommerce assolve appieno a questi requisiti dando la possibilità di memorizzare nella scheda dell’articolo questi dati particolari.

Articolo lotti

Inserimento di un lotto

Inserimento lotti

Quando si farà una vendita con fattura, verrà chiesto che lotto vogliamo scaricare mentre nella vendita al pubblico verrà scaricato in automatico il lotto piu’ vecchio.

Nello storico dell’articolo verranno memorizzati tutti i movimenti.

Lista lotti

Questo tipo di articolo è presente solo nella versione Advanced.

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A cosa serve la Nota di accredito

La nota di accredito è un documento che permette lo storno totale o parziale di un debito (es fattura ). Questo tipo di documento è regolamentato dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972

Puo’ succedere infatti di commettere un errore in una fattura aggiungendo un articolo o un importo diverso da quello voluto dal cliente oppure il cliente ci restituisce della merce perchè difettosa o non conforme alle specifiche. Il cliente spesso perciò non ci paga la fattura o si rifiuta di pagarla totalmente.

Su quella fattura, magari emessa mesi prima, noi abbiamo già pagato l’iva che se la merce ci torna indietro dobbiamo recuperare l’iva della merce restituita e far rientrare il prodotto nel magazzino.

La nota di accredito permette questa procedura, rimettendo in regola una situazione non sanabile.

La nota di accredito essendo un documento di credito, non avrebbe il compito di far rientrare le nostra merce in magazzino e pertanto sarebbe opportuno che il nostro cliente quando ci restituisce la merce ci facesse prima un documento di trasporto.

Esempio
Facciamo una fattura di vendita di 600€ per la vendita di 10 prodotti. Trenta giorni dopo il cliente ci restituisce un prodotto del valore di 100 € con un documento di trasporto perchè difettoso. Dato che il cliente non vuole il cambio del prodotto con uno funzionante ci chiede che questo importo venga sottratto dalla fattura di 600€.

Allora noi emettiamo una nota di accredito di 100€ al cliente e nel caso ci abbia già pagato l’intera cifra gli faremo un bonifico, restituendogli 100€. Questa operazione ci produrrà un credito sull’ iva già pagata con la precedente fattura.

La nota di accredito su LibertyCommerce

Su LibertyCommerce si puo’ emettere due tipi di nota di accredito.

Semplice
Generata direttamente partendo da una fattura emessa

Nel primo caso dopo aver cliccato su “Gestione documenti” “Emetti documento” “Nota di accredito” dopo aver selezionato il cliente clicchiamo su “Annulla” Importa documento” e andremo direttamente a compilare la descrizione e a inserire l’importo.
Lo stesso vale per le note di accredito con ritenuta.

Nota di accredito

Emissione nota di accredito

La nota di accredito puo’ esser emessa anche cliccando direttamente con il pulsante destro del mouse sulla fattura immediata.

nota di accredito direttamente da una fattura immediata

Su LibertyCommerce oltre che a emettere note di accredito le potremo anche registrare, nel caso siamo noi che abbiamo restituito della merce.

Nota di accredito

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