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Dal menù principale, selezionare il pulsante “Gestione documenti” ” Emetti documento“.
Si aprirà un menù a tendina nel quale si trova la dicitura: “Nuova fattura immediata” che farà apparire la maschera per l’inserimento dei dati.

Con la procedura di ricerca occorre trovare il nominativo del cliente (se già presente nel database) oppure inserirlo ex novo cliccando su “Nuovo“.

Successivamente, inserire i campi obbligatori (di colore giallo)e gli articoli oggetto della vendita, selezionandoli dal magazzino tramite il tasto “Magazzino” ovvero il tasto “servizi” se si tratta di fatturare prestazioni.
Col pulsante “Nuova Linea” potete aggiungere altre righe per inserire ulteriori articoli.

La fattura immediata è un elemento portante della fatturazione e può essere usata sia per la fatturazione di merci che di servizi.

Fattura immediata

NB: La fattura immediata, per sua natura, ha anche il valore di documento di trasporto. Richiederà pertanto la firma del mittente e del destinatario sulle copie cliente.

Terminata l’emissione della fattura non rimarrà che cliccare su “OK” per salvarla nel database dei documenti e stamparla.

Vediamo ora un piccolo video di pochi minuti sulla creazione di una fattura immediata sul software gestionale LibertyCommerce.

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La prima nota è uno strumento essenziale nella contabilità e su LibertyCommerce si può compilare manualmente o in modo automatico mettendo come pagato un importo generato da una fattura dallo scadenzario passivo e attivo.
La prima nota di LibertyCommerce ha diversi automatismi che la rendono facile da usare e che monitorizzano le operazioni di cassa per evitare di fare operazioni che portino la cassa in negativo.

Compilazione Prima nota in modo manuale

La compilazione della prima nota in modo manuale avviene attraverso la seguente procedura :

Cliccare sull’icona Prima nota sulla schermata principale del software (Main)

Cliccare sul pulsante “Nuova” nella parte superiore dell’interfaccia e compilare i campi richiesti. Se non verranno inseriti importi in Entrata/uscita cassa e banca la voce inserita non comporterà nessuna variazione sul totale delle operazioni ma resterà solo come descrizione .

Compilazione Prima nota in modo automatico

Quando si registra nel software una fattura sia attiva che passiva, questa fattura al completamento della registrazione genera nella prima nota una dicitura che riporta il suo inserimento. Questa fattura pero’ non comporterà nessun movimento ne di cassa ne di banca.

Quando invece andiamo nello “Scadenzario” (Attivo e passivo) e selezioniamo come “pagata” una voce presente questa voce al completamento dell’operazione andrà a compilare la prima nota con una nuova riga che descrive l’operazione il numero del documento e inserirà un importo nella cassa o nella banca a seconda che si sia deciso di pagare in contanti o con bonifico o carta di credito.

Questa voce compilata in modo automatico, dal software, nella prima nota se viene cancellata manualmente riporterà il pagamento nello scadenzario come ancora da pagare. Questa procedura è utile quando si mette per sbaglio pagata una fattura che in realtà è ancora da pagare.

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Su LibertyCommerce selezionando il tipo di articolo generico è possibile selezionare la variante “Gratta e Vinci”

Questa opzione è particolarmente utile per i BAR e i TABACCHI che vendono questo genere di articolo .

Per inserirlo dovete creare un nuovo articolo generico e poi selezionare a destra il flag “Gratta e Vinci“.

Gratta e vinci

Cliccando sull’opzione “Gratta e vinci” basterà inserire il primo biglietto del lotto che andiamo a registrare e poi mettere la quantità.

Il programma infatti riconosce il gratta e vinci dalle prime 4 cifre ignorando le altre.

Con questo sistema anche la vendita diventa facile leggendo il codice a barre posto su qualsiasi biglietto si ottiene subito lo scarico immediato del magazzino della quantità desiderata.

Con questa opzione LibertyCommerce diventa particolarmente indicato per Bar Tabacchini (ha anche la possibilità di scaricare un articolo non scontrinabile come i pacchetti di sigarette) o di rivendite autorizzate di questi biglietti della fortuna.

Non sarà più un problema controllare le giacenze del magazzino e sarà più facile individuare eventuali ammanchi ingiustificati.

scheda articolo gratta e vinci

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Su LibertyCommerce è presente una funzione appositamente studiata per chi produce prodotti finiti che debbano avere un lotto con una data di scadenza (alimenti, creme, medicinali, para-farmaci e molto altro) oppure prodotti finiti che abbiano un seriale unico che lo identificano.

Questo significa che si puo’ partire da una distinta base (una lista) di prodotti che hanno anche loro un lotto e una data di scadenza e produrre, trasformare questi prodotti in un nuovo prodotto che avrà a sua volta un lotto e una data di scadenza.

Un facile esempio che possiamo fare e produrre del gelato (una grande eccellenza Italiana) da tutta una serie di materie prime. In Italia e anche in molti paesi Europei c’e’ necessità che questo prodotto finito abbia un lotto che lo identifichi e una data di scadenza e inoltre si possa avere una tracciabilità dei prodotti che abbiamo usato.

Produrre articolo con data scadenza

Se entriamo in questa opzione ci troviamo in una lista di produzioni “possibili” che abbiamo già salvato. Portando come esempio la produzione di gelato creiamo una distinta base per la produzione di questo prodotto. Questa distinta base accetta prodotto a sua volta con i lotti (vengono presi in automatico quelli con la data piu’ vecchia) e si possono produrre a sua volta prodotti con un NUOVO lotto e una NUOVA data di scadenza.

Nuova distinta produzioni

Componiamo la distinta di produzione scegliendo i prodotti dal magazzino

Nuova distinta di produzione

A questo punto posso salvare o salvare e produrre la quantità massima calcolata dalla scheda. Quando vado a salvare mi viene chiesto se devo aggiungere gli articoli prodotti a un articolo già esistente nel magazzino o se ne devo creare uno nuovo.

Scelta produzione

Una volta salvata avremo nella lista la produzione che abbiamo composto. Ne possiamo creare quante vogliamo, ad esempio per dieci diversi tipi di gelato variegato. Se abbiamo usato dei prodotti con i lotti e abbiamo creato un prodotto con lotto e data di scadenza ogni volta che effettuamo una produzione verrà chiesto di assegnare un nuovo lotto e una nuova data di scadenza al gelato prodotto.

Lista produzione

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L’articolo produzione è un articolo che viene prodotto artigianalmente o industrialmente a partire da una distinta base di prodotti che vengono scaricati dal magazzino quando si produce l’articolo.

LibertyCommerce è il gestionale perfetto per gli artigiani e piccole industrie che si occupano della produzione di oggetti partendo da altre parti e assemblandoli in un prodotto finito.
Per venire incontro a questa esigenza Liberty Line ha inserito su LibertyCommerce un articolo produzione che permette la creazione di una distinta base e di un processo di produzione degli oggetti.

Articolo produzione

Facendo un esempio nella produzione di occhiali si puo’ creare un magazzino “parti sfuse” dove registriamo tutti i pezzi di cui l’occhiale e’ composto. (montatura, stanghette, vite stanghette, lente destra, lente sinistra )

Articolo Produzione

Poi creiamo nel magazzino “prodotti finiti” un articolo produzione “occhiale finito” che nella distinta base ha tutti i pezzi che compongono l’occhiale.

A questo punto possiamo cliccare sul pulsante “Produci“.

 

Articolo produzione distinta base

Quando avrò prodotto 100 paia di occhiali verranno scaricate le parti singole dal magazzino “parti sfuse” e verranno caricati i 100 occhiali nel magazzino “prodotti finiti“.

N.B. Questo funzione è disponibile sulla versione Enterprise di LibertyCommerce .

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L’articolo con lotti e data di scadenza è un articolo indispensabile per chi opera nel settore alimentare o nel settore farmaceutico. Su tutti questi prodotti infatti oramai è riportato lotto e data di scadenza necessario per la tracciabilità.

LibertyCommerce assolve appieno a questi requisiti dando la possibilità di memorizzare nella scheda dell’articolo questi dati particolari.

Articolo lotti

Inserimento di un lotto

Inserimento lotti

Quando si farà una vendita con fattura, verrà chiesto che lotto vogliamo scaricare mentre nella vendita al pubblico verrà scaricato in automatico il lotto piu’ vecchio.

Nello storico dell’articolo verranno memorizzati tutti i movimenti.

Lista lotti

Questo tipo di articolo è presente solo nella versione Advanced.

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A cosa serve la Nota di accredito

La nota di accredito è un documento che permette lo storno totale o parziale di un debito (es fattura ). Questo tipo di documento è regolamentato dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972

Puo’ succedere infatti di commettere un errore in una fattura aggiungendo un articolo o un importo diverso da quello voluto dal cliente oppure il cliente ci restituisce della merce perchè difettosa o non conforme alle specifiche. Il cliente spesso perciò non ci paga la fattura o si rifiuta di pagarla totalmente.

Su quella fattura, magari emessa mesi prima, noi abbiamo già pagato l’iva che se la merce ci torna indietro dobbiamo recuperare l’iva della merce restituita e far rientrare il prodotto nel magazzino.

La nota di accredito permette questa procedura, rimettendo in regola una situazione non sanabile.

La nota di accredito essendo un documento di credito, non avrebbe il compito di far rientrare le nostra merce in magazzino e pertanto sarebbe opportuno che il nostro cliente quando ci restituisce la merce ci facesse prima un documento di trasporto.

Esempio
Facciamo una fattura di vendita di 600€ per la vendita di 10 prodotti. Trenta giorni dopo il cliente ci restituisce un prodotto del valore di 100 € con un documento di trasporto perchè difettoso. Dato che il cliente non vuole il cambio del prodotto con uno funzionante ci chiede che questo importo venga sottratto dalla fattura di 600€.

Allora noi emettiamo una nota di accredito di 100€ al cliente e nel caso ci abbia già pagato l’intera cifra gli faremo un bonifico, restituendogli 100€. Questa operazione ci produrrà un credito sull’ iva già pagata con la precedente fattura.

La nota di accredito su LibertyCommerce

Su LibertyCommerce si puo’ emettere due tipi di nota di accredito.

Semplice
Generata direttamente partendo da una fattura emessa

Nel primo caso dopo aver cliccato su “Gestione documenti” “Emetti documento” “Nota di accredito” dopo aver selezionato il cliente clicchiamo su “Annulla” Importa documento” e andremo direttamente a compilare la descrizione e a inserire l’importo.
Lo stesso vale per le note di accredito con ritenuta.

Nota di accredito

Emissione nota di accredito

La nota di accredito puo’ esser emessa anche cliccando direttamente con il pulsante destro del mouse sulla fattura immediata.

nota di accredito direttamente da una fattura immediata

Su LibertyCommerce oltre che a emettere note di accredito le potremo anche registrare, nel caso siamo noi che abbiamo restituito della merce.

Nota di accredito

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Come si usa la fattura differita

La fattura differita è un documento previsto da molto tempo dalla legislazione vigente e permette il raggruppamento su un unico pagamento di materiale consegnato al cliente in piu’ occasioni.
Questo tipo di fattura costituisce una grossa semplificazione per l’azienda che la usa perchè permette di raggruppare tutti i pagamenti di un mese in un unico documento.

La fattura differita va emessa entro il 15 del mese successivo all’emissione dei documenti di trasporto emessi al cliente con causale vendita.

Esempio: se io emetto 10 documenti di trasporto per vendita nel mese di Marzo al mio cliente Rossi dovrò emettere una fattura differita a questo mio cliente entro e NON OLTRE il 15 di Aprile.
Nella fattura differita dovremo riportare la lista degli articoli e i riferimenti (data e numero) di tutti i documenti di trasporto.

Le fatture differite possono essere emesse in Italia e al qualsiasi altra ditta residente nella UE non soggette all’imposta ai sensi dell’art. 7-ter del DPR n. 633/1972. I documenti seguono la stessa regolamentazione di quelli emessi in Italia

La numerazione delle fattura differita è progressiva a quella delle fatture immediate e seguete il suffisso dei Documenti di trasporto, se ne abbiamo definito uno o più di uno

Si possono emettere anche fatture differite per prestazioni di servizi, ma LibertyCommerce non contempla questa possibilità dato che non è molto usata e puo’ essere comunque sostituita da una fattura per servizi riepilogativa di un certo numero di buoni d’ordine inviati dal cliente per convalidare l’accettazione di un preventivo di un servizio.

Le stesse regole valgono anche per le “fatture differite elettroniche” che possono essere emesse alla Pubblica amministrazione (PA) e possono essere soggette allo split payment.

Come si emette una fattura differita normale e elettronica all’interno del software LibertyCommerce.

Ci sono due modalità differenti per emettere una fattura differita differita .

La prima è andare in gestione documenti e cliccare su “Emetti fattura differita
Subito dopo aver inserito il nominativo del cliente si aprirà una finestra con tutti i documenti di trasporto da raggruppare nella fattura differita.
Con una rapida selezione sceglieremo quelli che vogliamo includere nel documento e poi li faremo caricare automaticamente nel nostro documento.
Quando faremo la stampa ci verrà chiesto come vogliamo che vengano stampati i riferimenti relativi ai documenti di trasporto.
Li possiamo infatti stampare tutti in fondo al documento oppure dopo ogni lista di articoli relativi al documento di trasporto.

Fattura differita

Inserimento articoli nella fattura differita

La seconda modalità è quella di andare in gestione documenti e poi di cliccare sull’icona in alto documenti di trasporto ancora da fatturare “DDT/NF“. Subito si aprirà una finestra con una panoramica di tutti i DDT dei vari clienti ancora da fatturare .
Selezionando in alto nel menu’ a tendina un singolo cliente avremo una panoramica dei DDT da fatturare di quel singolo cliente.

Lista documenti da fatturare in fattura differita

Una volta selezionati i documenti di trasporto che ci interessano li potremo trasformare in a una fattura differita normale o elettronica cliccando su una delle due icone in alto alla finestra (come da esempio sopra riportato)

LibertyCommerce è in grado di emettere fatture differite elettroniche generando il relativo XML da inviare alla Pubblica Amministrazione attraverso i canali appositi.

documenti non fatturati

In questo breve video potete vedere come si compila una fattura differita

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La fattura proforma (dal latino proforma) è un documento simile alla fatture normali ma senza valore fiscale (fattura pro forma).
Si puo’ emettere prima di fare la fattura vera e propria al cliente finale, ma non ha valore per la riscossione nel caso il cliente non paghi.

Fattura proforma

Un Esempio:
Devo fatturare a un cliente 1000 euro di servizi ma non sono sicuro di venir pagato subito. Gli emetto una fattura proforma e attendo il pagamento dei 1000 euro.
Appena ricevuto il pagamento gli emetterò una fattura per servizi.

Fattura proforma i vantaggi.

I vantaggi sono:

  1. quelli di evitare di pagare le tasse prima del dovuto
  2. sono quelle di fatturare solo quando ricevo il pagamento nel caso ci siano delle contestazioni sull’importo dovuto lo possiamo correggere senza dover fare note di credito

I campi della fattura proforma
I campi minimi necessari alla fattura proforma sono :

  • Anagrafica cliente
  • Data documento
  • La banca di appoggio
  • Il tipo di pagamento (vista fattura, 30 giorni, 3/60 giorni ecc.)
  • Esenzioni
  • Annotazioni
  • Lista articolo o prestazioni
  • Aliquote IVA
  • Totale IVA
  • Totale fattura
  • Dicitura chiara che identifichi che è una fattura proforma

Chi può usare la fattura proforma

Solitamente la fattura proforma veniva usata dai commercialisti, avvocati e notai per l’emissione di parcelle ma ultimamente è usata molto anche da chi avanza un credito per una prestazione o per la vendita di merce ma non si vuole emettere fattura per non anticipare le tasse.

Cosa bisogna assolutamente scrivere su questo documento

Dato che questo documento, anche se simile a una fattura, non si tratta di un documento fiscale bisogna riportare sul documento in modo esplicito una dicitura come questa: “Questo documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72)“.

Come si compila la fattura proforma sul software LibertyCommerce

Su LibertyCommerce si può compilare una fattura proforma esattamente come si compila una fattura immediata. Nella finestra vengono presentati anche i campi della ritenuta per le parcelle dei professionisti che se non si usano non vanno compilati.

Fattura proforma

Emettere la fattura proforma

Quando viene pagata si può trasformare in un documento fiscale cliccando sul documento nella lista con il pulsante destro del mouse.

In questo breve video potete vedere come si compila una fattura proforma

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Fattura per servizi in modo semplice

Per emettere una fattura per servizi in modo semplice bisogna procurarsi un software gestionale come LibertyCommerce e seguire questa semplice procedura.

In “Gestione documenti“cliccare sul pulsante “Emetti documento” che apre un menù a tendina. Dalla selezione “nuova fattura per servizi” apparirà la maschera per l’inserimento dei dati.

Con la procedura di ricerca occorre trovare il nominativo del cliente (se già presente nel database) oppure inserirlo ex novo cliccando su “nuovo“.
Successivamente, inserire i campi obbligatori (di colore giallo) e il servizio prestato selezionandolo direttamente dalla lista dei servizi tramite il tasto “Servizi”; altresì è possibile compilare il campo “descrizione” con l’inserimento di testo libero, scelta delle somme relative alla prestazione e applicazione dell’aliquota IVA idonea. Col pulsante “Nuova Linea” potete aggiungere altre righe per inserire ulteriori servizi o prestazioni, mentre con “elimina linea” si può eliminare il superfluo.

Fattura per servizi

Le fatture per servizi possono essere emesse per semplici prestazioni d’opera o per consulenze. Normalmente l’IVA applicata è il 22% a meno che non sopravvengano esenzioni per motivazioni particolari.

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