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Per prima cosa bisogna installare il driver WinEcrCom_1920_FirmwareA.zip.zip o versioni successive sul tuo computer.

Poi una volta installato dovrete configurare il driver winEcrCom settando la porta logica, l aporta seriale  e il tipo di protocollo Ecr.

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Archiviazione documenti contabiliI numerosi documenti amministrativi che vengono prodotti nell'esercizio di un'attività professionale, tanto quanto di una vita privata, devono essere obbligatoriamente conservati per un tempo predefinito, talvolta anni. La naturale conseguenza di tali obblighi legali impone una regolare archiviazione dei documenti contabili; il che a sua volta comporta un impegno ed un dispendio di spazio, tempo ed energie. L'incombenza può essere alleggerita attraverso la miglior logistica o la digitalizzazione degli archivi, nell'ambito di un'attività di archiviazione in casa come in ufficio.

ARCHIVIO CARTACEO: A COSA SERVE E COME SI USA
Poiché il legislatore impone dei termini minimi di conservazione dei documenti, per chi accumula importanti volumi di incartamenti è opportuno organizzare un archivio strutturato. A seconda della praticità e degli spazi disponibili, si possono utilizzare faldoni o cardex: l'impegno, in entrambi i casi, prevede un assiduo e dispendioso lavoro di inserimento dei nuovi documenti in archivio, di riordino di quelli già esistenti e, annualmente, di eliminazione degli incartamenti che possono essere distrutti. Quest'ultima attività in particolare riveste grande importanza nella gestione degli spazi e rappresenta un impegno ingente in termini di fatica.

ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA: COS'E', A COSA SERVE E COME SI USA
Il legislatore ha adeguato l'approccio burocratico dello Stato all'innovazione tecnologica, consentendo l'impiego degli strumenti informatici nell'archiviazione dei documenti contabili. E' quindi possibile, per privati ed aziende, sottostare alle prescrizioni legali senza dover mantenere un voluminoso ed impegnativo archivio cartaceo: è sufficiente possedere uno scanner e dei supporti storage (penne USB o hard disk esterni) per rimpiazzare totalmente il vecchio archivio con uno elettronico.

Le pezze giustificative conservate in formato elettronico sono più facilmente reperibili in caso di bisogno (sarà sufficiente stabilire un metodo di denominazione dei file univoco e funzionale), non esposte al rischio di deterioramento -concreto soprattutto nei documenti contabili da trattenere per diversi anni, come le bollette telefoniche- e al sicuro da rischi come incendi e allagamenti.

E' buona norma provvedere ad un backup periodico a brevi intervalli per avere la certezza di poter effettuare una recovery in caso di perdita o corruzione dei file immagine salvati; oltretutto conservare i device su cui risiedono i salvataggi in luoghi diversi tutela l'archivio dai rischi ambientali.

PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
Il legislatore ha imposto delle metodologie da applicare nell'archiviazione sostitutiva per garantire l'integrità degli archivi informatizzati: supponendo l'archiviazione di una fattura elettronica, su questa dovrà essere apposta una firma digitale qualificata ed il file dovrà essere opportunamente indicizzato (il che faciliterà future ricerche per campi diversi, dal numero della fattura alla ragione sociale del cliente). Un determinato numero di fatture andrà a costituire un lotto, generalmente rappresentativo di un periodo di tempo, il quale dovrà poi essere chiuso con opportuna certificazione (marca temporale) e firma elettronica qualificata.

I SUPPORTI TECNICI PER L'ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTI CONTABILI
Per la gestione della contabilità famigliare è più che sufficiente dotarsi di opportuni storage device che siano in grado di ospitare il volume di dati desiderato dall'utente: le scansioni effettuate e salvate saranno ordinate secondo i principi del sistema operativo in uso, quindi già funzionali per un uso domestico dell'archivio. I documenti contabili relativi all'attività d'impresa, invece, sia per ragioni legali che funzionali richiedono l'impiego di un software per la loro archiviazione.

Gli applicativi necessari per la creazione di un archivio sostitutivo di documenti contabili sono facilmente reperibili online, anche in versioni free, e consentono di creare indici più complessi rispetto al solo file system del sistema operativo. Esistono anche dei provider ai quali affidare totalmente la gestione dell'archivio: queste aziende specializzate creano il catalogo di documenti e conservano fisicamente i dischi, occupandosi anche della manutenzione e dell'aggiornamento dell'archivio.

LEGALITA' ED ARCHIVI ELETTRONICI: RIFERIMENTI NORMATIVI
Il legislatore si è diffusamente dedicato alla materia ed ha allineato le normative alle crescenti esigenze di ragione economica, logistica e, nondimeno, ambientale che vengono soddisfatte dal più ampio utilizzo di archiviazione sostitutiva; naturalmente i documenti contabili rappresentano il più rilevante volume di incartamenti e la loro digitalizzazione reprime gli usi smodati di carta e le perdite di risorse necessarie al mantenimento di un vecchio schedario. La tematica, piuttosto complessa dal punto di vista legale, è stata affrontata già nel 2000 con il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa, successivamente abrogato e sostituito dal Codice dell'Amministrazione Digitale, che tratta il tema dell'archiviazione sostitutiva dei documenti contabili al Capo III (art. 40 e seguenti).

La Gazzetta Ufficiale della Repubblica, il 3 febbraio 2004 ha trascritto il decreto del 23 gennaio del Ministro dell'Economia e delle Finanze, denominato "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto", incrementando la normativa vigente con nuove disposizioni relative specificatamente ai rapporti con l'Erario intrattenuti per mezzo di giustificativi digitali. Nello stesso anno, l'ente preposto (il CNIPA) ha emanato una propria deliberazione con valore di regolamento sul tema delle tecniche di riproduzione e conservazione di atti contabili; specificando dettagliatamente le modalità da adottare al fine della produzione di documenti digitali e della corretta tenuta del relativo archivio.

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Tramite LibertyCommerce si possono inviare i documenti in email in formato PDF e si possono inviare sia tramite un programma di posta installato o tramite una funziona interna del software che inviare direttamente le email saltando il programma di posta.

Gestione testi LibertyCommerce

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L'evoluzione tecnologica soddisfa diverse esigenze dell'esistenza umana, non ultima la possibilità di provvedere all'archiviazione digitale di documenti realizzando un risparmio economico rilevante in termini di materie di consumo, lavoro e spazio e rispondendo alle crescenti esigenze ambientali di ottimizzazione delle risorse naturali.

Archiviazione digitale. Cosa si tratta.

Privati ed aziende necessitano di conservare grandi quantità di documenti anche per rilevanti periodi di tempo. Gli archivi polverosi possono essere però facilmente rimpiazzati da un supporto storage digitale, che richiede poco spazio ed offre a costi contenuti una soluzione ottimale anche in termini di consultazione e di ordine: per dare una logica organizzazione ai propri incartamenti, infatti, basta utilizzare le funzioni di un qualsiasi sistema operativo dividendo i contenuti in cartelle e sottocartelle; per consultare un documento sarà poi sufficiente raggiungere la directory oppure addirittura limitarsi a digitare le chiavi di ricerca nel campo dedicato. I device più indicati per questo genere di archiviazione sono gli hard disk esterni, ma a seconda della quantità di GigaByte da conservare possono essere sufficienti semplici penne USB o il disco fisso di un semplice PC.

COME PROCEDERE CON L'ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Per trasformare un archivio cartaceo esistente in un archivio elettronico è sufficiente un semplice scanner, con il quale digitalizzare i documenti ottenendo un file immagine. Per i nuovi documenti, se originati da ricevimenti di carta, sarà necessario effettuare la stessa operazione; tuttavia è ormai consuetudine trasmettere atti per posta elettronica permettendo l'immediata archiviazione del documento originale, senza doverlo stampare.

ORGANIZZARE UN ARCHIVIO DIGITALE: LA NAMING CONVENTION

Per una efficace gestione di un archivio digitale, è importante evitare errori banali nel nominare i file: progettare preventivamente la struttura dell'archivio, definire le chiavi di ricerca più significative ed attenersi scrupolosamente alle regole che ci si impongono offriranno un archivio accessibile; in mancanza di queste caratteristiche non si otterrà altro che un'accozzaglia di file disordinati e, quindi, introvabili all'occorrenza. Dividere in cartelle l'archivio è il primo passaggio per un'organizzazione intelligente, purché sia sensato il livello di cartelle e sottocartelle rispetto alle esigenze reali. I file devono essere salvati solo all'interno delle ultime sottocartelle, e nel loro nome devono essere omesse diciture ridondanti mentre devono essere incluse le informazioni essenziali. Supponiamo di dover archiviare delle relazioni che possano essere positive o negative, e che ci interessi particolarmente l'autore e la possibilità di ordinarle per data (nel qual caso va utilizzato sempre il formato AAMMGG): una directory ben strutturata potrebbe essere C:Relazioni151124_Rossi_P; mentre una directory come C:RelazioniRelazione_Rossi_Positiva_del_24_novembre non sarebbe funzionale alle necessità dell'utente.

I RISCHI: L'IMPORTANZA DEL BACKUP

Come un archivio cartaceo è costantemente minacciato da incendi, allagamenti ed infestazione di insetti, anche i dati conservati elettronicamente sono esposti al rischio di rottura del supporto oppure di crash informatico, effetti che possono causare la perdita o la corruzione dei dati. E' quindi fondamentale, periodicamente, effettuare salvataggi su supporti diversi dello stesso identico contenuto; così che in caso di danneggiamento i dati persi siano facilmente recuperabili attraverso una semplice recovery. E' altamente consigliabile conservare gli storage device di produzione e di backup in due luoghi separati e più possibile distanti tra loro, per limitare al massimo i rischi di perdita di entrambi i supporti in caso di eventi naturali distruttivi.

LA SICUREZZA DEL CLOUD

I provider di servizi informatici hanno sviluppato la tecnica Cloud, che permette di possedere archivi digitali online. Attraverso la tecnologia della nuvola, viene messa a disposizione dell'utente una certa quantità di GigaByte utilizzabile per il salvataggio dei propri documenti. Il vantaggio essenziale di questa tecnologia risiede nella consultazione dei dati, effettuabile da qualsiasi supporto ed in qualsiasi luogo, a condizione di possedere una connessione ad internet. Nell'impiego di questa tecnologia, infatti, il disco su cui sono effettuati i salvataggi non è fisicamente accessibile per l'utente, che però può consultare la propria porzione di storage di fatto utilizzando dello spazio digitale. In termini di spazio, visto il livello totale di virtualizzazione dell'archivio, il vantaggio è ancora superiore rispetto al salvataggio su hard disk che richiede la conservazione in luogo sicuro e, soprattutto, backup periodici (che anche in caso di utilizzo di un cloud, male non fanno...).

ARCHIVIAZIONE DIGITALE: I SERVIZI ESISTENTI
Apple, per i propri utenti, ha creato per prima la tecnologia cloud fornendo un web storage a chi possedesse un Mac e rendendo così accessibili i file da tutte le periferiche, come iPad o iPhone. Microsoft è rimasta al passo con la concorrenza, sviluppando OneDrive per PC. Anche online è facile reperire porzioni di storage presso realtà professionali che offrono quale principale servizio l'archiviazione digitale di documenti: non mancano le soluzioni open source, con limiti di spazio disponibile, che però sono in grado di offrire i tipici vantaggi della nuvola con un elevato livello di personalizzazione del software. Se il file system del sistema operativo non soddisfa le esigenze di archiviazione, ad esempio per difficoltà ad organizzare gli indici, esistono software di questo tipo anche gratuiti facilmente reperibili online che consentono una totale libertà di organizzazione degli archivi.

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