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Prima nota

https://www.libertycommerce.it/blog/2015/11/prima-nota-2/

Cos'è la prima nota
La prima nota è un documento molto importante che ha lo scopo di fornire un quadro chiaro e preciso di tutte le entrate e le uscite di una società, di qualunque tipo essa sia, consentendo quindi di tenere sotto controllo tutti i flussi giornalieri sia in ingresso che in uscita.

Non si tratta di un documento obbligatorio, pertanto ogni società non è obbligata alla redazione della prima nota, tuttavia è evidente che la compilazione di questo importante documento, nonché un suo costante aggiornamento, sono alla base di una corretta gestione aziendale.

Tuttavia, la prima nota può avere comunque valore legale: la Risoluzione Ministeriale del Ministero delle Finanze n. 9/101 del 9 agosto 1979 ha stabilito che la prima nota è da considerarsi un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale qualora sia regolarmente numerato e bollato prima dell'uso e qualora contenga tutte le operazioni di gestione di un'impresa.

La prima nota è obbligatoria soltanto per i commercianti con vendita al minuto che non sono obbligati a certificare le entrate.

Come è composta la prima nota
La prima nota può essere definita semplicemente una tabella con righe e colonne: nelle righe vanno annotate le varie operazioni e nelle colonne vanno invece annotati i vari importi corrispondenti.

Le colonne, e quindi gli importi, vanno suddivisi in attivi e passivi, ovvero in dare e avere, corrispondenti rispettivamente alle uscite e alle entrate quotidiane. Per una maggiore precisione e chiarezza del documento, molto spesso si usa suddividere le entrate e le uscite di cassa dalle entrate e dalle uscite riferite al conto corrente, in modo da poter avere sempre un saldo aggiornato dei due conti.

Da non sottovalutare la formattazione della prima nota: utilizziamo il grasetto, un evidenziatore o qualunque altro strumento per evidenziare le voci principali e se possibile utilizziamo il colore blu per le entrate e il rosso per le uscite, in modo da avere una visione chiara e ordinata.

Come compilare la prima nota
Trattandosi di un documento non obbligatorio, non esistono dei modelli prestabiliti. La prima nota, dunque, può essere compilata ricorrendo a qualunque strumento utile a tal fine. Spesso le cartolerie che vendono prodotti per ufficio hanno anche dei modelli cartacei di prima nota pronti per la compilazione, tuttavia più spesso le aziende provvedono alla compilazione della prima nota utilizzando semplicemente un foglio di calcolo Excel.

In particolare, la corretta compilazione della prima nota parte anzitutto dalla creazione di sette colonne: cinque di queste saranno denominate rispettivamente "data", "operazione", "cassa", "banca" e "note", altre due saranno vuote e saranno collocate rispettivamente dopo la colonna "cassa" e dopo la colonna "banca".

A questo punto non resta che procedere alla compilazione della prima nota, registrando ogni singola operazione di entrata o di uscita. Nel dettaglio, per ciascuna operazione andrà indicata nella riga corrispondente alla colonna "data" il giorno, il mese e eventualmente anche l'anno in cui è stata compiuta; nella riga corrispondente alla colonna "operazione" andrà indicata una breve descrizione dell'operazione stessa, ad esempio "pagamento affitto" oppure "pagamento F24".

L'importo oggetto di tale operazione andrà annotato nella riga corrispondente alla tipologia, ovvero cassa o banca, a seconda di dove sono entrati o usciti i soldi relativi a questa operazione.

Come ricorderete, sia per la cassa che per la banca sono disponibili due colonne, di cui una vuota, in quanto nella prima andranno indicate le entrate e nell'altra le uscite.

Il rigo in corrispondenza della colonna "note", invece, serve per eventuali annotazioni esplicative relative all'operazione in oggetto. Infine, occorre applicare le corrispondenti funzioni al foglio di calcolo in modo tale da poter avere in qualunque momento il saldo sia della cassa che della banca.
Dunque, il foglio di calcolo per la prima nota è pronto, non resta ora che annotare ogni singola operazione, sia in entrata che in uscita.

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