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Preventivo PLUS: la chiarezza piace alla clientela

https://www.libertycommerce.it/blog/2015/06/preventivo-plus-la-chiarezza-piace-alla-clientela/

preventivo_logo2_2015Bentornati alla sessione di LibertyCommerce 11 dedicata al mondo dei preventivi e degli ordini. La scorsa settimana avevamo introdotto l'argomento con una panoramica sulla finestra principale di gestione e consultazione degli ordini e dei preventivi, fatti e ricevuti. Consiglio a chi non avesse avuto ancora modo di leggerlo, di richiamare il blog del 03/06 scorso prima di procedere con la lettura del presente.

Oggi presteremo attenzione ad un particolare tipo di preventivo che il software gestionale LibertyCommerce 11 propone fra le alternative di composizione: il PREVENTIVO PLUS. Esso si differenzia dal preventivo semplice per la possibilità di aggiungere le immagini d'esempio del prodotto a fianco della sua descrizione, del prezzo, degli sconti applicati e di tutto quanto si voglia inserire per completezza d'informazione. Cliccando sul pulsante "Nuovo" una piccola tendina di selezione consente la scelta fra: "Ordine dal cliente", "Ordine al fornitore" "Preventivo", "Preventivo Plus" e "Offerta"; così, scegliendo la voce "Preventivo plus" si apre la maschera corrispondente che si mostra come a seguito rappresentata.

prev_plus_ex_2015Come sempre, distinguiamo in alto un menù generale a tendina che consente alcune impostazioni legate sia all'aspetto grafico (la possibilità per esempio di poter spostare a piacimento le righe o le colonne della finestra descrittiva) sia all'aspetto pratico d'inserimento dati (ovvero la possibilità di importare files esterni al programma oppure utilizzare lettori ottici o ancora caricare liste precostituite). Un'opzione consente anche, in fase di elaborazione preventivo, di calcolare il guadagno che si potrebbe avere dalla vendita di quell'articolo, a patto di aver a suo tempo complilato diligentemente i dati necessari (prezzo d'acquisto, ricarico, sconti, iva e prezzo di vendita), nella scheda prodotto corrispondente. Spesso, il preventivo è richiesto via email perciò è logico che, una volta pronto, sempre telematicamente esso sia recapitato al richiedente. Per questo è stata inserita anche la voce "Gestione Testi" (che solitamente è disponibile dal menù principale "Configurazioni" / "Testi") per accedere direttamente all'editor che permette di realizzare un documento standard adatto per ogni tipo di esigenza: i campi personalizzati come il nome dell'azienda e il suo indirizzo, il numero di riferimento del documento e simili, sono sostituiti automaticamente dal programma grazie ad una stringa specifica, mentre il layout e il contenuto sono elaborati a piacimento dall'utente, che potrà modificarli in qualsiasi momento oppure troverà già pronti per l'invio ogni volta che ne avrà bisogno.

L' elemento che in un preventivo è da considerarsi essenziale è sicuramente la data di scadenza. In effetti, il mercato è fatto di una costante variazione dei prezzi, più o meno sensibile a seconda del settore, ed è facilmente comprensibile come sia determinante decidere un limite oltre il quale l'offerta non possa più essere considerata valida. Ecco, quindi, che, accanto alla data di compilazione del preventivo, è prevista anche una data di scadenza: cliccando su di essa si apre il piccolo calendario mensile che consente una più rapida e semplice scelta.

Per il resto, il documento ricorda molto quelli che già siamo stati abituati a vedere in altre sessioni (DDT, Fatture ecc): il nome del cliente (che importa i dati dalla solita banca dati anagrafica), i termini di pagamento, il luogo di destinazione, la modalità di consegna, le annotazioni, la banca di appoggio..... tutti campi che sono facoltativi e che, peraltro, possono anche auto compilarsi in automatico se nelle anagrafiche sono stati precedentemente inseriti. Tre voci nuove, aggiunte appositamente alla sessione dei preventivi, sono: "Costo orario" "costo materiale" "costo totale lavoro" che riepilogano eventuali costi aggiuntivi calcolati separatamente rispetto a quanto importato dal magazzino, nella griglia centrale. E poi, come si accennava all'inizio, la novità e la grande differenza con l'editazione di un preventivo tradizionale, ovvero l'immagine del prodotto. Esteticamente il preventivo così preparato, si presenta più accattivante e di facile lettura; dal punto di vista dei contenuti, la fotografia dell'articolo rimanda la mente del cliente al prodotto specifico, senza fraintendimenti o lacune e consente un confronto più diretto con articoli simili. Ricordo che l'immagine deve essere inserita nell'apposito spazio all'interno della scheda prodotto del magazzino e, in assenza di essa, la si può facilmente reperire e caricare da internet cliccando sul tasto predisposto nella scheda stessa.

Un ampio spazio chiamato "Dettaglio lavoro"  è previsto al di sotto della descrizione degli articoli in preventivo; in questo "campo testo" è possibile scrivere liberamente qualsiasi informazione, descrizione o contenuto si voglia aggiungere al preventivo per completarlo e renderlo trasparente.

Il documento termina, come di consueto, con il totale imponibile, il totale IVA e il totale generale. Pronto per essere salvato, stampato o spedito direttamente via email al destinatario.

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