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COMPILAZIONE PRIMA NOTA

La prima nota è un documento fondamentale, seppure non obbligatorio, per una gestione ottimale della contabilità del vostro esercizio commerciale. Qui vi forniremo le indicazioni per una corretta compilazione prima nota. Una guida utile, semplice e completa, che potrete consultare per compilare il documento nel quale terrete traccia delle operazioni contabili della vostra impresa.

A COSA SERVE LA PRIMA NOTA?
La prima nota serve per memorizzare ogni operazione finanziaria operata nella vostra impresa, cioè per avere traccia di ogni guadagno ed ogni spesa in ciascun giorno lavorativo, tanto in cassa quanto nel conto bancario aziendale. Infatti, come vi spiegheremo approfonditamente più avanti, il vostro documento prima nota verrà suddiviso in prima nota cassa, per le operazioni in contanti, e prima nota banca, per tutte le transizioni bancarie immateriali.

QUALI VANTAGGI SI HANNO CON LA COMPILAZIONE PRIMA NOTA?
I vantaggi sono quelli di avere sotto controllo ogni singola entrata ed uscita, dal momento in cui avete aperto la vostra attività fino ad oggi. Inoltre, avere una memoria di tutte le operazioni effettuate sarà di aiuto, a voi ed al vostro commercialista, nel momento in cui dovrete presentare la dichiarazione dei redditi. Ma non solo, un ulteriore vantaggio è quello di avere costantemente monitorata la situazione economica e l'andamento della vostra impresa.

È OBBLIGATORIO COMPILARE LA PRIMA NOTA?
Generalmente, no: per legge non è prevista l'obbligatorietà di compilare un documento di prima nota, ma la Risoluzione Ministeriale n. 9/101 datata 9 agosto 1979 del Ministero delle Finanze prevede che abbia una validità giuridica e fiscale come libro giornale, se correttamente numerato e bollato in quanto tale, e se correttamente compilato per quanto riguarda ciascuna operazione. Risulta obbligatoria nei casi particolari previsti dall'art.24 del DPR 633/72, in base al quale "i commercianti al minuto e gli altri contribuenti di cui all’art. 22 del DPR 633/72 possono annotare in apposito registro, relativamente alle operazioni effettuate in ciascun giorno, l’ammontare globale dei corrispettivi delle operazioni imponibili e delle relative imposte"

ESISTE UN MODELLO STANDARD PER LA PRIMA NOTA?
Non esiste un modello standard, unificato, per compilare la prima nota, data la sua natura non obbligatoria. Esistono dei modelli cartacei predisposti alla compilazione, in vendita nelle cartolerie, ma ad oggi è preferibile utilizzare la versione informatizzata. Grazie alla nostra guida, creerete da soli un file .xls utilizzando Excel, preferibilmente facendo un backup regolare, ovvero salvandolo non solo sul computer, ma anche su qualche piattaforma che offre spazio sui server online come Google Drive, oppure su una chiavetta usb da conservare con cura.

COME SI COMPILA LA PRIMA NOTA?
Anzitutto, la prima nota non è nient'altro che una semplice tabella, ma è fondamentale prestare attenzione ad impostarla nella maniera corretta, come vi illustreremo di seguito.

GUIDA ALLA COMPILAZIONE PRIMA NOTA.
Nei titoli delle colonne, andremo ad inserire le seguenti :

- DATA, dove, nelle righe sottostanti andremo semplicemente ad inserire la data dell'operazione da annotare;

- TIPO DI OPERAZIONE, ovvero la descrizione del movimento effettuato, per esempio "pagamento F24" o "incasso fattura n.3";

- CASSA, con due sotto-colonne ENTRATA e USCITA, sotto le quali memorizzare appunto gli importi a seconda che si tratti di perdite o di guadagni, ma che siano importi di cassa, cioè contanti veri e propri acquisiti o persi;

- BANCA, con due sotto-colonne ENTRATA e USCITA, come per la colonna precedente relativa alla cassa, con la differenza che gli importi in guadagno o in perdita devono essere relativi a transizioni bancarie, come il pagamento di bollettini, che siano di utenze o di affitti, o di bonifici verso il conto corrente della vostra impresa;

- SALDO, dove tramite una formula Excel di differenza, tra entrate e uscite di cassa e banca, potrete monitorare la giacenza effettiva del vostro bilancio aziendale, che sia in attivo o in passivo, dunque tenere sotto controllo il trend che la vostra impresa sta seguendo, ed anche per valutare, per esempio, se tagliare qualche spesa in eccesso o se avete la disponibilità necessaria per fare previsioni sull'affrontare qualche investimento;

- NOTE, dove poter memorizzare alcuni dettagli per voi importanti, relativi all'operazione selezionata.

Queste, come indicate, sono le voci indispensabili per redigere correttamente un documento contabile di prima nota.
A seconda delle peculiarità che contraddistinguono la vostra impresa, potreste valutare se aggiungere altre voci nelle colonne, ma il nostro consiglio è quello di mantenere il file più "snello" possibile, anche per evitare eventuali confusioni, ridondanze, anche solo per mantenerlo maggiormente intelligibile.

Primanota

OLTRE A EXCEL, CI SONO DEI SOFTWARE DEDICATI ALLA COMPILAZIONE PRIMA NOTA?
Sì, esistono alcuni programmi gestionali per aziende che, tra le altre funzionalità, hanno anche quella di compilazione prima nota.
Un esempio decisamente valido, è quello rappresentato da LibertyCommerce, che possiamo sacaricare gratuitamente da questa pagina .

Questo software, tramite una grafica intuitiva e facile da utilizzare, compila in automatico la prima nota: voi dovrete soltanto inserire i dati relativi all'operazione finanziaria da voi sostenuta nella maschera del programma, il quale automaticamente compilerà il vostro file di prima nota.

Inoltre, il programma consente di creare in pochi secondi il vostro documento di prima nota in formato .csv oppure .xls per Excel, ogniqualvolta ne avrete bisogno, ed anche di effettuare ricerche mirate nel vostro documento, per esempio inserendo una parola specifica da cercare, magari nel campo descrizione, oppure ricerche in un determinato periodo di fatturazione, qualora aveste bisogno di avere sotto mano una fattura, o un pagamento, in particolare.