Prima nota

"Prima nota" è uno strumento veramente utile per la gestione della contabilità aziendale. Essa consta, fondamentalmente, di una lista nella quale tutti i movimenti di cassa e di banca sono registrati dal computer in ordine cronologico. Quando si effettua la chiusura giornaliera nella sezione "Vendita al pubblico", quando si registra il pagamento di una fattura passiva o l'incasso di una attiva (fino a che non si segna come pagata nello scadenzario, la fattura non viene elencata fra le voci di primanota), LibertyCommerce inserisce automaticamente nella prima nota i risultati di tali operazioni, mentre tutte le registrazioni contabili diverse da quelle succitate devono essere inserite manualmente. Ad esse deve essere abbinata una "descrizione" che, per velocizzare il lavoro, potrà essere inserita una volta per tutte e richiamata ed utilizzata per operazioni successive dello stesso tipo.

Ecco come lavorare correttamente con "Primanota". Per prendere visione delle registrazioni già inserite: impostare il periodo prescelto o cliccare su "Qualsiasi" per avere una lista generale dei movimenti senza limiti di data; attivare nel riquadro "Visualizza tutte le registrazioni" per vedere indistintamente in quella data tutta la movimentazione di cassa/banca; la dicitura "Solo quelle in cui la dicitura contiene" per limitare l'elenco delle registrazioni a un solo tipo di movimento (per esempio: Corrispettivi del giorno); attivare "solo quelle della banca selezionata" per mostrare solo un istituto bancario fra i tanti registrati. Se si desidera, lasciare invariate le impostazioni di default in modo da visualizzare tutte le registrazioni dell'ultimo mese; Cliccare nel box "Nascondi le diciture che non rappresentano movimenti" se non si vogliono differenziare le entrate e le uscite con colori diversi; "Mostra solo le voci di entrata/uscita cassa" se si vogliono escludere i movimenti bancari o comunque evidenziare solo quelli che hanno movimentato la cassa. Al termine di ogni scelta confermare puntando sull'icona "Leggi prima nota".

La finestra centrale si aggiorna riportando in nero tutti i movimenti attivi, in rosso tutti quelli passivi. Gli importi sono inseriti da LibertyCommerce in una delle quattro colonnine presenti: Entrate Cassa e Uscite Cassa quando è movimentata la cassa; Entrate Banca e Uscite Banca quando è movimentata la banca. In fondo, di colore blu, sono riportati tutti i totali. Per modificare una o più registrazioni che risultano essere inesatte o incomplete si può cliccare su di esse due volte velocemente oppure evidenziarle e poi selezionare il pulsante "Modifica ". In entrambe i casi riappare la finestra che permette la variazione dei dati in essa contenuti. Seguendo la stessa procedura ma cliccando su si ottiene la totale cancellazione della registrazione.

Chiedendo infine la stampa della Prima nota, si ottiene da LibertyCommerce un tabulato che può essere consegnato direttamente al proprio commercialista nel caso in cui l'azienda sia in regime di contabilità semplice, mentre potrà essere usato come brogliaccio per la gestione della partita doppia nel caso di un regime di contabilità ordinaria. Per una più precisa gestione della cassa e per un controllo reale delle liquidità, è stata inserita anche la voce "Chiusura cassa commercialista" che consente l'inserimento della somma esatta di chiusura cassa anno precedente (comunicato dal commercialista, quindi ufficiale) in modo che il programma lo possa inserire all'interno della prima nota ad inizio nuovo anno. Il saldo in caso di prelievi o uscita cassa non deve mai scendere in negativo.